公文的格式（二）
三、正文。这是公文的主体,是叙述公文的具体内容的,为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达或贯彻党和国家的有关方针、政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。请示间题应当一文一事,不要一文数事。
四、发文机关。写在正文的下面偏右,所以又称落放。发文机关一般要写全称,不能滥用简称,以表示严肃负贾。如需以机关领导人名义行文,应同时冠以职务身分。政府机关的公文,常常以文头或印章为标志,不再写发文机关。机关印章盖在公文宋尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效负责的凭证。党的领导机关有些大批印发的公文,按照规定的格式专门印制了文件版头,并经机要交通递送,可以不再加謐印章而同样有效。
五、发文日期。公文必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明年月日的全称,不能省却年分或月分,以免日后査考时发生困难。发文日期一般以机关领导人签发的日期为准;几个机关联合发出的公文,以最后签发机关签署的日期为准;法规性公文,以批准日期为准,或者在正文的最后专门规定生效和开始执行的日期。如一九八二年二月国务院发布的《村镇建房用地管理条例》,最后规定:“本条例自发布之日起施行。”会议通过的文件,应当注明会议的名称和通过的目期,通常加括号写在标题的正下方。
六、抄报、抄送单位。这是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位如属上级机关的,列入抄报:如属平行或下级机关的,列入抄送。抄报、抄送单位的数量必须加以控制,禁止不根据实际需要的情况滥抄滥送,以免造成人力、物力、财力的浪费,影响机关的工作效率。另一方面,也要防止漏抄漏报,以免工作脱节,不利于协调一致。抄报、抄送单位的名称应列于文尾,即公文末的下端。为了整齐美观,文尾处的抄报、抄送单位、印制机关和印发时间,一般均用上下两条线隔开。文件份数一般印在最后。
七、文件版头。正式公文一般都有版头,标明是哪个机关的公文。版头以套红大字印上“XメXメ(机关)文件”,下面加一条红线或红五星衬托。公布性文件如“公告”、“布告”等,通常不用文件版头。
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