有时作为一名专业的人才，我们往往懂得自己领域的知识，专业的术语，专业的知识，可是当做一份产品报告书或一份计划书的时候，如果不能考虑听众的文化程度和他所了解的知识，而是一味的利用自己所掌握的专业术语和专业情况而进行概述的话，这必定是一份不合格的报告。因为你所了解的术语和自己的领域的知识，别人他不一定能够听得懂，如果他们听不懂，那他们又怎么知道这份报告的权威性？整篇幅大量专业词汇，报表和数字让外人看了都头疼，如何再去深入理解它。那就需要站在对方的角度去分析问题，考虑问题，拿出一份别人能够听得懂的报告。
减少口头语和缀词，特别是在报告或形成的文字性东西的时候，一定要减少自己的口头语，报告里边缀词过多会让人产生不够专业的想法，所以为了给大家提供一个专业有水平的报告，那么我们就要进行精炼内容。
在专业的报告书中，讲故事和讲案例更容易让对方明白你所阐述问题，当我们介绍了一段专业的术语或者一个概念可能对方听不懂，如果我们用一个言简意赅的小故事进行解释自己所提出的这一段话，听众更容易听懂，同时我们也可以通过自己的故事，对整个篇幅的字数进行控制，有的时候我们需要对自己的报告有一个严格的时间把控，但是如果你不能够在主要观点上进行删减，那就更好的利用案例和故事。
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