在采购过程中，谈判议价是必须会存在的过程。双方都在寻求利益最大化，不过前提是要成交才算数。否则只是双输的局面。因此采购议价的目的并不是“你死我活”、“你赢我输”，或最终双方“不欢 而散”，而应该是：“使买方与卖方达成一致的协议，并作为日后交易行为依循的标准。”
在采购中，适当使用一些谈判和议价的技巧，是完全可以最大程度降低采购总成本的。
为了实现采购目的，采购议价谈判之前先要做些“功课”，而不是贸然地开始，这些准备的功课包括下列：
一、设定目标：先问一下自己，你在此次谈判中想获得的是什么？
二、了解谈判的对象：是个人、企业代表或政府机构代表？
三、成立谈判小组：选择合适的人选，包括他/她的个性、专业领域等，以求谈判小组的成员的优缺点可以互补。
四、搜集资料：包括市场信息、价格行情、履约价条件、政府法规等。
五、分析谈判力量：了解在此交易是买方或卖方较为强势，彼此的优缺点。
六、分析合约内容并使之成为谈判的一项目标，例如付款条件，延长保证期间。
七、拟订谈判策略：选择合适的地点、时机、方法等。
采购人员在议价谈判之前，需要拟订一些策略，包括选择合适的时机、地点与对象，以及利用的方法等。谈判的时机包括在何时举行谈判；当景气好转时，有些产品的需求高，供不应求，这时谈判对卖方有利；相反地，当景气下滑时，卖方的库存有许多卖不出去的产品时，则对买方有利。谈判的地点若在买方的公司或熟悉的地方，就可能有更好的支持而较有利。谈判的对象与代表是否有权作最后的决定或需要向上请示才可作最后决定，这些都是事先必须考虑的事情。否则会浪费很多宝贵的时间，并提早暴露自己的底牌。
采购议价双方的立场有时是不对等的，例如前述的买方强势或卖方强势。如果是买方强势时，当然可取得更好的价格和条件。但是当卖方是全世界唯一的生产或供应者，买方别无选择时，其谈判的策略则不仅是在降低成本。买方此时应该争取的首先是要确保充足的供应量，或是卖方的分配(allocation)比例较高。当卖方坚持不降价时，可否要求卖方缩短交期，或卖方可以就近供应库存。而买方就必须将短期的订单化为长期的订单。提早将订单发出，并增加订单的数量，增加自己的谈判筹码。公司里的高阶主管并且要与供货商的高阶主管增加互动的机会，定期联系。如有可能，双方可建立伙伴关系，以达到稳定供应来源的目的。买方采购人员在进行议价谈判之前，更要随时掌握最新商情。包括目前市面上的价格，供需的情况，以及卖方潜在的竞争对手等，以先作到知己知彼，才能立于不败之地。
采购人员常用谈判技巧
采购人员在交易过程少不了要和供货商进行谈判，以期获得有利的条件。谈判的技巧很多，目前坊间也有相关的课程传授经验，下面就列举一些常用的谈判技巧：
一、以原则开始：如果双方有意交易，其余的就好谈。
二、先以友善，热情招待，拉近双方的情感。
三、拖延战术：让另一方无法忍受。
四、恳求：采哀兵政策，诉诉苦，让对方觉得你尽力了。
五、暗示未来可能的后果：例如说：“你这次可能得到好处，下次等着瞧”。
六、找到更高阶的主管进行面谈。
七、借用专家的话。
八、先从小地方开始，因难留到最后才解。
九、开低走高：买方先狠狠杀价，再视情况调高。
十、寻找先例：再要求多一点。
十一、应用第三者：如果你不答应，另有第三者。
十二、谈判时多找几个人：人多势众。
十三、设法找双赢牌。
十四、坚持自己的原则及需求。
十五、假装无知并请求对方协助，例如说：“我不是这方面专家，所以请协助我。”
十六、转移焦点，声东击西，目的是杀价欲挑剔产品质量不良。
十七、威胁退出谈判。
十八、变换谈判的人。
十九、设立路障：例如说：“我们公司的经理不会同意。”
二十、要不要随随你：“这是你最后的机会。”
二十一、设定最后期限，逾期无效。
采购议价和谈判的方法有许多种，采购人员必须借着每天的实务工作去磨练技巧，才能越来越纯熟；但也需了解，议价谈判的目的是降低采购的总成本而不仅是单价而已。
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