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每天如何安排自己的时间?

每天如何安排自己的时间?

作者: 文丘 | 来源:发表于2022-01-13 23:46 被阅读0次

    你是不是经常感叹工作效率不高,一有点难度的工作一拖再拖,拖到了截止日期只能潦草结案,一天24个小时恨不能当48个小时来用,还得再往紧密的日程在塞进更多任务,比如午饭时间过后一定要用半个小时看书,下班回家路上要完成今天的写作,回家还有照顾家人,还有一大堆任务都压得你头喘不过去皮。

    如果你遇到上面的问题,因为时间安排不合理,工作效率又不高,《每天最重要的2小时》可以帮你解决这些问题。

    作者是乔西.戴维斯,他是哥伦比亚大学的的博士,现任神经领导力研究院研究总监,他的文章经常刊登在各类主流的媒体上。包括《哈佛商业评论》《今日心理学》等。

    这本书告诉人们要实现高效的工作,根据自己的工作情况,要去调整自己的生理状况系统达到最佳状态,还要去创造高效的工作环境和空间,你只要具备了作者给的这些建议,每天高效2小时你一天可以把重要的事情做完了。你还可以制造更多的高效时间。

    作家特立独行的猫也推荐过这个书:很多人被汹涌的工作量耗尽一天的精力和时间后,怎么平衡自己的爱好,照顾家庭,其实每天拥有高效的2小时时间就足够让你完成每天的工作任务了,工作和时间从来不是对立的,用正确的方式做对的事情,就就能获得平衡的人生。

    那么怎么用正确的方式来做对的事情?怎么平衡好工作和生活,怎样才用让自己每天拥有重要的2小时?下面我将从三个方面来为大家介绍这本书:第一找到让你实现高效工作的关键点;第二用抉择点诀窍找到每天对你最重要的工作;第三让你拥有高效工作的方法。

    1、找到让你高效工作的关键点

    先来问你们一个问题,每天到公司最吸引你的点是什么呢?是不是先打开电脑,然后点开每个社交平台的上看客户的私信,如果有人给你留言或者是有事咨询你,你就会一条一条的打开并且回复,等到你完成回复完了私信和留言,在看时间已经过去2个小时了。

    接下来再准备准备做一些今天需要做的工作,今天需要做表格要做数据分析,这是突然又一个客户电话打过来,中断了你的任务,挂完电话,你看到新闻推送的消息有一条信息特别吸引你,于是你又无意识地打开了那条信息。今天直到快要下班的前一个小时,你才意识到自己每个表格还没有上交。于是你赶紧放掉手上正在做的事情,赶紧先去做表格。于是你又在感叹浪费了一天时间。

    这是选择很多职场人工作的真实写照,我们每天早上起床,洗漱、乘坐公交到公司,这些行为都是神经常规性程序行为,都是无意识的,不需要经过大脑认真思考的,做这些行为就像电脑的程序一样,都要完成了某个行为(任务)我们才会停止下来,你只要穿好衣服了你才会出门。

    这种无意识行为不耗费我们大脑的思考对我们来说是好事,但是如果你去公司上班,也是按照这种神经性常规程序就很危险了,那么你每天的时间你肯定会浪费在些无关紧要的事情上。

    那怎么避免自己进入这种自动的神经常规程序呢?你就要找到每天特殊的几个抉择点。

    抉择点就是:当你完成一个任务要去做下一个任务的时候,或者是你真在做一件事突然被别人打断了你是需要再做这件事还是需要换一个任务。这些工作的间隙点作者叫“抉择点”,就上面那个例子,你打开好电脑,你要利用好这个抉择点,是要去回复客户私信还是去做更重要的事情,你都需要停下来5分钟考虑接下来要做什么对你而言最重要的工作。

    但是很多人不会去考虑,你要知道人们为什么不会去考虑或者不想去,了解这个原理,下次你就知道怎么做了。

    首先作者提出我们都倾向于做一个认知上的懒惰者。

    什么意思呢?你回想一下,比如你母亲给你和你姐姐布置两个任务,第一个任务是把你母亲已经做好的美食拿过去分享给领居家,第二个任务是做家务,把碗具清洗干净之后再打扫卫生。

    如果让你选,你肯定会第一个任务把美食送给领居家,因为这件事感觉更容易,感觉很高效,做家务不但麻烦可能还会浪费很多时间。就是其他条件相同的情况下,我们会选择需要认知阻力最小的任务。

    所以在工作中的选择也一样,当你早上打开了电脑,你就会选择看起来更高效的工作,回复私信肯定比做数据分析更容易,更简单。

    其次是抉择点都是冲突点会让你感到不快

    当你晚上回家还在工作,你正沉浸在回复客户私信,这时你的妻子突然过来跟你说,我提前拟定了我们的家庭聚餐,你过来帮我参考一下,继续回复客户的私信和转过来先听你妻子聚餐计划在给她建议,在这个抉择点,你必须做出选择,你要权衡一下,到底那个更重要,两个任务把你拉向不同的方向,不能同时去做。

    如果一个晚上你妻子只打断你一次,那还好,那如果是你妻子打断你,你家人又多来打断又让你帮忙参考其他事情呢?那你肯定很不舒服,如果是分开让你来选择,你先回复好客户的私信,然后再过来跟妻子参考家庭聚餐,那你肯定很乐意。

    每次抉择点都让人产生不愉快。所以人们只想快速的跳过的。如果每次作为一个任务,你花五分钟来考虑的话。这时候你是有意识的,看着五分钟1分1秒过去了,你会感觉到焦虑。不想看自己,浪费时间。

    忽略了这个抉择点,你就进入自动神经常规程序,就会选择下面这些无意识的工作状态。

    你也会去做一些取悦别人的事情,比如考虑今天的任务哪些事情是取悦领导的,你会避开让你情绪焦虑的事情。

    如果是选的做下一个任务的时候,有点难度,里面很多地方需要你去证实的疑惑点。你要浪费很多的时间。你看这时间1点点的流逝,自己一半的任务都没做好,这时你感觉没有成就感。不假思索又换了下一个任务。

    或者是做这件事,感觉自己没有专心,就想快速做完这件事,缩短在这件事上浪费的时间也不会更加的任性了。

    无意识状态会让你浪费很多时间,你感受不到时间的流逝,比如回复客户的私信,你原以为最多几分钟就可以完成,最后你们两个一来一回你沉浸在和他的对话中,意识不到周围发生的一切,也没有注意到时间正在流逝。结果就是,你又浪费了一个早上时间。

    上面我为大家介绍了,什么是抉择点,就是完成一个任务接着要做写一个任务或者是被别人打断之后这个时间间隙。因为抉择点会让人们感觉到痛苦,感到不愉快的时候,就匆忙跳过了这些点,但是你知道忽略抉择点,匆忙做自己认为高效率的事情,就是你浪费每天的时间的根本原因。

    现在找到你每天浪费大量时间不能高效工作原因,你就要把握住每天的几个重要的抉择点。下面我为大家介绍一下。

    2、用抉择点找到每天重要的工作。

    当你完成一个任务,接下来要去做下一个任务的时候,你要有意识到这个抉择点。你要停下来思考5分钟,接下来可能有3到4个任务个任务,对你这一刻最重要的是什么,作者说对他而言重要的是写论文,出书,实现自我价值。如果你是一个作家对你而言最重要的是写作,如果你是一个经理,你的重要工作是向公司老板负责,下达老板各项指标,确定公司经营方针,不同的职业选择都不一样。

    首先给你的第一选择诀窍是,与你眼下要做的事情保持一定的距离。

    研究表明人们会为了眼前的蝇头小利而放弃长远的利益,要考虑到长久的利益,要有一个全局观,比如同一批一起进公司的同事,有的人选择去去了解更多关于产品的知识或者竞品的特点,为了以后能更好地应对客户提出的问题,而一部分人则会选择浑水摸鱼,一天完成了每天公司给的任务,就选择玩手机,刷短视频。最后别人升职加薪,自己还在原地踏步,他以后感叹老板偏心。

    把眼光放远一点,做时间的朋友。如果考虑短期利益,距离太近了,你会放大任务的重要性,不利于自己长久的发展。

    其次是为每抉择点做准备,比如当你在全身心的投入一项工作中,一同事突然过来打断你。问你一件事情。当你回答好他的问题的时候,你就要提前为自己做了一个准备,如果我被同事打断了,那我就重新审视,我目前是否再做对我而言重要的事情,考虑一下是否需要更换一个重要的任务上。

    最后一个方法是要考虑自己的心理能力适合做什么任务,认真思考一下我前面做了几个任务了,现在是否感觉到疲惫,是否有情绪波动,不能说找到对我来说重要的任务就一头扎进去了。如果接下来有两三件重要的事情,你要多做多方面的考虑,还要排好顺序。

    我们一天所有的行为思考都受大脑执行功能的控制,从早上决定穿拿一件衣服,每一项重要的事情都需要做决策认真思考也消耗了你大量的大脑能量,特别是自控消耗更大,你控制自己不能吃巧克力,控制自己对别人不能有偏见,这些都耗费大脑大量的能量。还有你前面刚刚完成的事情是处理客户售后的问题,客户态度很不好,影响了你的情绪。下面做的任务如果你带情绪,肯定也会有影响的。

    理想状态是,你要把最佳大脑状态和拥有积极的心情用来解决最重要的事情,所以你要管理好自己的心理能量,具体的方法是:

    第一条建议是、早上起来,你就要把对你而言重要的事情,先把它分类分为创造性的任务,重要的任务,还有其他。创造性的任务和重要的任务,要留在大脑精神状态比较好的时候做。像其他的事情你可以让大脑不是很清醒的时候也可以做,比如中午刚刚睡醒啊,刚刚吃饱饭的时候就做气他事情。

    第二条建议是、你在下午用一个小时的时间统一回复邮件,利用其他时间专注做重要的事情。

    第三条建议是、你前一天晚上把一些决定先做好,比如决定明天早上要穿两件衣服啊,要怎么搭配?第二天早餐要吃什么?不要再让它浪费第二天你的心理能量了。还有明天重要的任务,对你而言,最重要的是什么,你都可以提前做决定的。

    最后是情绪,你知道哪些事情会引发什么样的情绪。比如你要处理客户售后问题,客户态度可能不好会影响你心情,你要上台做演讲,可能会导致你特别的紧张,你都可以把这些会影响你情绪,还要浪费你大脑的时间安排好。

    还有比较重要一点,毕竟我们都是普通人,不可能说所有的事情都能做完的,你可以放弃一些,对你来说没有那么重要的事情。如果你还经理不用什么事情都亲力亲为的,学会授权给别人。

    你要做的事把身体生理最好的状态用在解决对你而言最重要的事情上。你要完美的解决重要的问题,而不是平庸的完成所有的事。

    上面为你介绍了如何利用抉择点,做一些对你选择一些对你比较重要的事情。诀窍一、是做一个长久主义者,与当下的事情保持一定的距离;诀窍二、是提前为抉择点做准备,诀窍三、是利用好自己的心理能量,要把大脑最佳的状态和最好的情绪用在重要的事情上。

    3、让你高效工作的影响因素

    上面你已经找到了抉择点,并且知道了什么事情对你来说最重要,拥有了大脑最佳的工作状态和最积极的情绪,那接下来你就要保持一个专注的长时间状态了。

    首先你的办公桌上,你需要把分散,为了高效工作还需要大脑适当走神

    从大脑的构造来看,它就是为了发现各种干扰物的,也是一个进化的选择,我们的祖先在野外打猎,他要随时关注四周的一举一动,如果他专注做一件事就可以屏蔽了周围的一切那样不适合生存法则。大脑就是为了关注周边一些情况让你快速来适应这个环境,大脑很容易被事物吸引到。

    如果你已经工作一段时间,专注力已经被耗尽了,这时候建议你让你的大脑思绪乱飞一下。不要再为自己专注力分散而懊悔,指责自己了。

    是让大脑走神而不是让大脑转移目标。一种是它自己走神,另外一种你还可以主动让它走神,你要让它走神到从认知角度上不需要有难度的任务上,比如看窗外的风景,看办公室的植物,看一幅画。切记不能转移到需要工作的记忆。比如整理文件,练习ppt。或者是看新闻也很容易被陷进去,又进入神经自动程序。

    当意识到大脑走神的时候,你要使用觉察注意力,放任到刚才所说的不需要难度的任务上,过了一会儿你再温柔的把它带回到你目前这个任务上,千万不要切换到另外一个任务上。

    其次是从饮食运动方面

    当你头脑不太清醒,有点焦虑,但是当下的工作要求你必须要拥有良好的表现时,你可以泡一杯咖啡,但是要找到适合你计量的咖啡。它会让你情绪更加高涨,尽量少摄入碳水化合物,它可以让你15分钟之内注意力提到提升,但是一个小时之后你整个大脑执行功能就显著下降了,吃一些蛋白质可以让你更加集中注意力,少食多餐,零食首选是坚果。

    运动的话可以提高你的专注力,如果你要做一项具有挑战性的任务,你可以提前一个小时做30分钟的中等运动,会让你的注意力更加敏捷。如果平时状态懒洋洋的,没办法集中,你还可以走出办公室快走30-40分钟,或者上下爬楼梯20-30分钟。

    最后的话是环境

    环境中对我们影响最大的是噪音,所以如果你办公室有门,你现在需要高效工作,那就把门关上,共享办公室那建议你带上一个降噪耳机。

    尽量在比较安静的工作上工作。比如你每天可以适当的晚睡,一个小时或者是早起一个小时或者利用周末的时间。这些都能让你高效的工作。

    还有另外一个影响因素是办公的光线,作者说:眼睛对光谱中偏蓝的光线反应特别明显,(天气晴朗的光线)人的注意力,集中程度,思考 清晰度,工作的表现,睡眠质量都会有所提升还有光的亮度也会增加警觉性的影响。所以你可以多利用太阳光工作,晚上工作的时候亮度调亮一点。

    还有工作空间,要做一个比较利于活动的椅子上,整理好你桌子上的摆设,杂乱无章的办公,环境会让人心情异常的烦躁的,利用快下班时间整理一下你的桌子,会让你更加专注工作。

    上面为你们介绍了可以保持专注的方法,第一拿走桌子上的物品,让大脑更专注,还要适当的让大脑走神;其次是饮食运动:最后一个是工作的环境。

    我们每天需要高效的工作,时间不固定。可能是下午3点经理突然要开一个会议,要求你来主持,你需要把上个月上个季度的工作汇报。分享出来。如果这次分享得好的,你就可能会得到升职加薪的机会,为了这个工作,你就要提前做一些准备。

    对你而言,今天这个工作就是最重要的。你就要提前准备,把需要用到的资料都整理出来。一天的时间安排一早上就不要安排太多影响你。虚拟能量或者是新影响你心情的事情。把所有的状况都为准备下午的会议做准备。

    只知道每天把重要的能量做用在重要的事情上,相信你会得到很大的收获。

    每个人。最重要的工作不一致。本书也没有要求你,必须固定早上9点到十十一点,重要的两个小时用在工作。先找到自己的抉择点,然后找到对自己而言重要的事情,应用饮食运动还有工作环境,为自己创造高效的两小时吧!

    如果你掌握了这些方法和策略,不单单是可以每天拥有高校的两小时,每天高校的四个小时都不在话下了。

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