做事的条理性

时间管理——做事的条理性

        条理性和时间密不可分，良好的条理性创造正确的时间环境。如果缺乏条理性，每件事情要花费的时间比正常时间多，日复一日的累加将降低时间管理的有效性。缺乏条理性，叠加累积重复的动作会降低效率。

※缺乏条理性的人在工作中的表现：

1. 不能轻易找到文件和信息

2.日志混乱。甚至重复设定某项事项；

3.总是“任务跳”，造成任务完成情况不稳定；

4.会议迟到或会议的准备不充分；

5.书面工作不断的增多；

6.没有明确的优先事项；

7.工作环境混乱；

8.沟通不畅，记录不完整。

     缺乏条理性的人工作的结果往往是：重复工作，浪费时间、错过截至时间，影响其他的同事，条理不清给人不可靠的印象。

※如何培养做事的条理性？

（一）计划

       计划。计划的制定和计划的实施，计划不是待办事项的清单，计划要有注明及其查看这些注明有效遵循的模式。

LEAD 系统这个模式能有效帮助制定计划。

如下：

1.列出活动的形式；

2.估计每个项目所需要的时间，要求估计准确；

3.容许应急时间，当实际应用的时间长于估计的时间，可以又预留的时间；

4.确定优先级。

       制定完计划之后有一些习惯操作：浏览计划，每天审查至少一遍，制定计划，找出适合自己的方法。每天日常工作比较固定，对于临时出现的事项可以通过便笺补充，暂时补充计划，之后并入其中。定期回顾和记录是时间管理的核心。

（二）将工作的事项进行分类

工作麻烦在于待办事项清单本身难以管理，将工作的事项进行分类能使工作变得容易。为什么要进行时间的管理？首要原则是将任务进行分类。

1.将不同的工作属性进行类别的命名；

2.为每个分类贴上小标签；

3.给办公桌上的文件贴上小标签；

（三）学会使用日志

制作出常规日志和待办事项相结合的日志；有效日志的特点：

1.清楚的显示细节；

2.显示出为某事预留了多少时间；

3.习惯用铅笔记录，以便后期的修改。

4.用荧光笔和标签标注。

5.每周复盘，思考如何完成日常事项，思考细节是否做好？如何完善？

6.学会休息片刻的方法，切换任务，使工作更加有效率。

（四）安排交际的时间

预约和赴约占用大量的时间。合理安排交际见面的一些方法：

1.约见位置的选择；

2.时间的安排（避免某些事件的安排会延长到午饭，或者是一天的时间）

3.多人聚会时，要考虑自己的时间；

4.根据个人时间精力管理的时间安排见面的时间。

（五）清理办公桌或电脑

      大部分人的办公环境是：虽然有些乱但是我知道东西在什么地方。这种混乱的情况肯定是不利于时间管理的。如何使办公桌整洁呢？

1.把待办事项放在可见的位置；（因为看不见就可能遗忘）

2.利用日志记录文件中的内容；

3.用一个文件盘放置当前的项目文件，放在办公桌的一侧；

4.在醒目的位置（透明文件袋）标上文件的列表；

5.最重要的项目放置于手边；

6.减少桌面的纸质办公用品；

7.不常用的文档放在专门的区域并设置分类列表，在列表项中简单说明。

 

（六）互联网的利弊

互联网的利：无限的信息源；互联网的弊：将会让人分心和浪费更多的时间上网闲逛；

※小结：做事有条理性的人，将会拥有优势。这些优势包括：

1.清晰的计划。知道自己做什么？必须做什么？

2.清晰待办事项和总体目标之间的关联性；

3.不会浪费时间寻找东西；

4.系统将会帮助你记住一部分的内容；

5.更好的集中精力；

6.避免在不相干的事情上浪费时间和精力；

7.有突发事件时，有更好的应对能力；

8.更好的协调工作；

9.培养自律；

10.消除“繁重”工作，更好的努力工作。