时间管理绝招：衣柜整理法（二）
三、组织：将分类的衣物重新储存
“让我们重新整理一下思路：我们有一个收集篮，里面写满了‘材料’；我们有三个清单，分别是‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’、‘项目清单’。
接下来怎么做呢？
1.从收集篮拿出排在第一项的‘材料’：‘联系供货商，周一会将支票送去’，我们分析一下，哦，原来是2分钟任务，立即去做。
2.打完那个电话之后继续回到我们的收集篮，拿出第二项‘材料’：‘给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告’，我们分析一下，哦，原来是委派事项，立即写入我们的‘待办事项清单’。
3.再拿出第三项‘材料’：‘检查邮箱’，哦，这是一个不折不扣的待办事项，立即写入‘待办事项清单’。
4.拿出第四项‘材料’：‘周五之前拿出新产品的销售策略’，天，这是一个复杂的项目，立即写入‘项目清单’
5.拿出第五项‘材料’：‘哪天有空去打羽毛球？’，立即写入‘将来某时/也许清单’。
6.拿出第六项‘材料’：‘上个月市场推广费用明细报表’，这是一份资料，立刻放到文件柜的适当位置。
就这样，两分钟不到的时间，我们已经拥有了四张清单，因为这四张清单的功能不同，所以选用的工具、存放的位置都不一样：
1.收集篮：对于这个清单，我们是要做到每日清空的，因此使用可以很方便撕掉的便利贴或者小记事本都是非常不错的。收集篮一般摆在右手边方便的位置，比如我一般就摆在鼠标垫的旁边，随时可以做记录。
2.将来某时/也许清单：对于这个清单，我使用的是像一本32开书那么大的记事本，因为这个清单上的内容可能要很长时间才会执行，因此在一天工作结束之后，我会把它放在我右手边的抽屉里。
3.待办事项清单：这个清单是指导日常工作的关键，你可以根据自己每天事务的多少选择合适的本子，在每天工作的时候我会将它放在自己的左手边，随时可以在上面记录，当任务完成之后，也可以随时从上面删除。
4.项目清单：这个清单里一般都是围绕一个主题的多个任务的集合，所以我选择的是A4纸那么大的清单，因为我不仅要在上面写下项目的内容，如‘周五之前拿出新产品的销售策略’，我还要在上面进行项目的分解，将项目分解为若干的‘下一步行动’，如‘针对产品做市场调研’及‘调查相同定位产品的销售策略’。我会将项目名称写在待办事项清单里，当我需要处理待办事项中的这个项目时，我会打开这个项目专门的文件夹，里面有和这个项目相关的所有资料，当然，项目清单就夹在第一页。
这样一来，我们的清单系统看起来应该是个‘3+1’的组合。
“3+1”清单系统：
收集篮：
联系供货商，周一会将支票送去
给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
检查邮箱
周五之前拿出新产品的销售策略
哪天有空去打羽毛球？
上个月市场推广费用明细报表
将来某时/也许：
? 哪天有空去打羽毛球？
? ××××××××××
? ××××××××××××××
? ×××××××
待办事项：
? 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
? 检查邮箱
? ×××××××××××
? ×××××××
项目清单：
新产品销售策略
针对产品做市场调研
调查相同定位产品的销售策略
销售策划组开会讨论
编写销售策略报告
×××××××××××××××
××××××××
“这样的‘3+1’组合就构成了我们工作中的清单系统。如果你有使用日程表的习惯，可以将那些有确定时间的任务安排到你的日程表里。不过我的这个‘衣柜整理法’主要针对的是工作，所以你每天早晨到公司，浏览一下你的‘3+1’清单即可对当天的日程有一个清晰的把握。
从明天起，你就可以按照我说的进行练习，当你遇到问题的时候，再来找我，到时我们再做深入的交流。怎么样？”
四、回顾：对衣物做到心中有数
“嗯……经过你这样的整理和分析，我觉得思路一下子清晰了，你举的例子很丰富，方法也很实用。还想问一下，当我做事有了条理之后，就不会有压力了，对吗？”小强问。
“是的，焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。不过，‘衣柜整理法’到了这一步还没有结束，良好的收集习惯加上‘3+1’清单系统，基本上已经可以解决你日常工作上的忙碌问题，但是要解决盲目的问题，我们还需要做到对任务进行回顾。”
“为什么要进行回顾呢？我能将手头的事情处理好就可以了，不是吗？”小强有些不理解地问。
“对你的清单进行回顾至少有下面三个好处：
1.让灵感应运而生：如果你从事的是机械工作，则不在这个讨论范围内，比如说你的工作是锄草，你可以边干活，边思考，不过那样的工作很容易被机器取代。我们的日常工作总是和各种各样的人或事打交道，在不同的任务之间频繁切换，这种情况下我们的灵感是不会出现的。寻找灵感就像钓鱼，在一个很吵闹的环境中鱼是不会上钩的，只有当你的心保持‘心如止水’的境界，灵感才会咬钩。在我们做周回顾的时候恰恰是这样一种状态，对所有的一切都了如指掌，对所有的一切都做了充足的准备。
2.站在3万英尺的高度去看待问题：我们不应该只看到脚下的路，那只有1平方米，我们要去选择道路，才能走得更远。让别人拿着时钟工作吧，你带着指南针！通过对自己一周工作的重新审视，向自己发问：到底哪些事有利于我更好地接近目标？今后遇到类似的事情应该如何取舍？当我们站在一个新的高度去看待现在的人和事，你会有前所未有的发现。
3.孵化和修剪你的任务及目标：如果你不做回顾的话，我们的‘将来某时/也许’清单会越来越庞大，事情会一件一件地堆在那里。因此我们必须要对这个清单进行‘修剪’和‘孵化’处理，不论是将那些我们已经不感兴趣的事情从清单中划掉，还是将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步的思考，都将有利于我们保持清晰有序的头脑。
当我们知道了为什么要进行回顾之后，选择一个恰当的回顾时间也是非常重要的。虽然各人情况不一样，但是我还是要向你推荐下面两个时间段：
1.每天工作第一眼：我会把自己的清单固定在目光所及的位置，或者是放在抽屉里，或者是夹在文件夹里。总之我是绝对不会把自己的工作清单带回家的。当我把清单放在办公室的同时，把工作的情绪也放在了那里，因此我每天到公司的第一件事就是看一眼所有的工作清单，就像穿上盔甲一样准备战斗。
2.每周定期做回顾：我养成了一个定期回顾清单，以及重新审视自己的习惯，强烈建议你也这样做，你可以根据自己的实际情况来安排时间，但是一定要保证每周回顾一次。
接下来让我们看看如何进行周回顾：
1.回顾你的将来某时/也许清单：看看这个清单里有没有可以行动的项目，比如说：想去青海旅游，最近是不是刚好有带薪年假，那就把它从‘将来某时/也许’清单里拽出来吧，放到你的‘项目清单’里，毕竟需要好好做计划，所以应该把它当做一个项目去执行。同样的道理，‘将来某时/也许’清单里还有‘去拜访一次李老师’，本来是想要在李老师生病的时候探望一下，结果几个星期过去了都没去成，所以这一条就在清单里删除吧。
2.回顾你的项目清单：把项目清单拿出来好好地看一看，自己下一步应该做些什么？现在项目的完成度是多少？项目要取得什么样的成果？在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方？或许你会发现你遗漏了什么，或是有了什么新的想法，都应该在回顾的时候添加进去。
3.回顾你的待办事项：有没有你已经做过还没来得及划销的任务？你上周都做了哪些事？下周还要做哪些事情？清单上的那些待办事项是否在特定的时间执行？是否可以写入日程表？
4.重新审视自己的目标：我会将自己的目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成，比如：健康的目标，每天早晨早起锻炼；财富的目标，3年内年薪超过20万；事业的目标，我要争取项目主管的位置，等等。当我每次回顾自己的目标时，心中都会加深一次目标的影像，都会燃起斗志，都会寻找方法，都会坚定信心。
五、行动：选择最佳方案
老付喝了口咖啡，接着说：“最后我想和你分享一下大卫·艾伦提出的‘六个高度’对我的工作带来了多大的帮助。大卫·艾伦提出，我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的，它们分别是：
1. 原则（五万米）：你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标，这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些，建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则：工作是谋求更好生活的途径，追求无压、流畅、高效的工作。
2. 愿景（四万米）：这里面包含3—5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：
我的目标是什么？
哪些人已经达到了我这个目标？
他们是如何达成的？
达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的？
这样一来我们就给自己构建了一幅图画，当我不断地回顾这幅图的时候，我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说我现在的愿景是这样的：
我的目标是能够拿到30万的年薪，这样可以给我的家庭更好的生活。
王总已经达到了这个目标。
他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断。
达到这个目标之后我会去欧洲度假，我会买一所大房子，我会为孩子提供更好的教育环境。
我将一架飞机模型、一张大房子的照片、一幅孩子的照片摆在我的工作桌上，时刻提醒我工作的意义。
3. 目标（三万米）：目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。比如说我现在的目标就是：
每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉，主动给朋友们打电话来巩固自己的人脉。
参加管理学的培训课程或者是参加MBA学习来提高自己的综合能力。
每天坚持阅读40分钟，来扩充自己的知识面，并且更深层次地研究自己所在的专属领域。
4. 责任范围（两万米）：工作上的角色，如销售、管理、产品开发等；生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等。要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。比如在这个层面我会拿出我负责的项目和产品，看看他们的开发、销售、管理是否还有提升的可能性，因为毕竟要把自己责任范围内的事情做得漂亮，才有可能升职或者有其他进一步的发展。
5. 任务（一万米）：所有需要一步以上完成的事情都是一个任务，虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统，但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个任务上。比如‘新产品的营销策略’等。
6. 下一步行动（跑道）：这是最为细枝末节的事件，我们要将他们全部放进我们的清单，然后一一消灭。谁更关注细节，谁就能获得更大的成功。刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈，但是最终只有职业规划清晰的人，才会驾车进入快车道，直奔目标而去。”
“那么，说到底，你到底是‘自上而下’工作的？还是‘自下而上’工作的？”小强问。
“我会利用一个月的时间去思考自己的未来发展，然后制定一个‘自上而下’的职业规划；当这个规划确定之后，我会‘自下而上’地搞定自己的工作，并且在工作的过程中随时修订自己的规划，这是我的工作方式。”
“哦……这样就可以做到忙碌但是不盲目了。”小强若有所思地说。
人生规划的六个高度
“回到我们‘选择最佳方案’的话题上来，我们在选择究竟执行哪一个‘下一步行动’的时候，通常会根据四重标准进行：
1. 重要性：选择下一步行动的下一个标准就是相对重要性，即在所有剩余的这些选择中，对我来说哪一项最重要？这个问题我们在一开始的时候就解决了，还记得吗？职业价值观？四象限？
2. 环境：我们的工作虽然是五花八门的，但还是可以分类整理的，比如，你可以将你的工作分为：打电话、计算机旁、外出办理等，当你必须要打一个电话的时候，可以考虑将所有需要电话解决的事情一并处理。‘计算机旁’、‘外出处理’也是一样，利用环境将一类事情集中处理，可以大大提高我们的工作效率。
3. 时间：时间是决定行动的关键因素。我们都不希望自己的工作被打断，因此我们必须考虑现在到底有多长时间可以用来处理手头的事情。有人说时间管理专家都非常善于利用生活中的‘时间片’，他们能够在3—5分钟内迅速完成一项任务，这种能力是需要我们不断磨练才能掌握的。
4. 精力：人的精力总是有限的，我们不能强迫自己在看了2个小时报表之后再去制定销售策略，我们应该保持自己的节奏，将烦琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来，这样能有效防止疲劳，也有利于集中精力。”
“衣柜整理法果然厉害啊”小强问。
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- 原文作者：邹鑫
- 原文地址：《小强升职记》
- 本文关键词：时间管理,周日读书,小强升职记,衣柜整理法,规划,精力,
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