原创：小雨点rsp
在职场中最经常碰到的就是word文档的排版，但是大家有没有遇到这样的问题好不容易排好了一篇文档，下次又碰到相同的排版要求，但是还得按照要求重新再排一次，这样会影响我们的工作效率。刚入职场时我也面临同样的问题，后来无意中学习word文档知识的时候看到了word模板这个知识，我意识到，如果把按照排版要求制作出一个模板，那么每次遇到相同的排版要求就可以通过模板导入直接刷格式就可以了，这样会大大地提高自己的工作效率。具体是这样操作的：首先把已经排好版的文档里面的格式按照自己熟悉的命名方式重新命好名字，例如封面上的标题原本显示的样式名字叫“标题1”，可以通过修改样式修改成“封面标题”，这样做的好处是一目了然，方便长时间记忆。这样依次都修改好以后另存成MB（模板）文档。顺便说一下以上修改样式名称的操作是建立在你的文档都是用样式刷出来的，意思就是你把光标放到一行标题上，显示的样式是排版要求的样式格式，而不是手动用点击字体和段落修改的，如果是后一种情况的话，那就要统一修改一遍样式，比如鼠标放到章标题上，选择一款样式，然后点击修改样式，依次修改属性、格式字体、格式段落（如图所示）：
下一步：1、打开你需要修改格式的文档，点击左上角圆形按钮，点击word选项，在显示中把显示所有格式标记前面划对勾，出现以下界面：
2、点击样式按钮——管理样式——导入导出（见下图）
3、点击右边的关闭文件，它会变成打开文件，然后继续点击打开文件，把所有模板改为所有文件，找到MB文档存放的地方，点击打开，把MB里面显示的样式全选，点击复制，会出现以下界面：
4、点击“全是”后，MB中的所有样式都会复制到左边（需要修改的文档）列框中，点击关闭管理器对话框，再次点击样式，之前MB中的样式就会出现在你需要修改的文档的样式中了。
5、前面的工作都做好了，最关键的一步就是如何使用？举个例子：把鼠标放在需要修改的文档中，比如放在第一页封皮标题上，同时打开MB文档，把鼠标也放在封皮标题上，看显示的样式名称是什么（后面运用熟练后可不必打开模板，看见样式名称就知道对应修改的地方，这就是我之前强调的一定要起个好记的样式名称），然后把鼠标再放回到封面标题上，直接点击模板对应的样式名称，这样就直接刷好了格式。就这样再把鼠标放到下一个需要修改的内容后面，依次点击刷成对应的格式，最后整篇文章刷下来就完成了。
还可以根据自己的工作需要按照几种常用的规范格式做成不同的模板，这样无论遇到哪一种排版要求，都能够调用不同的模板来高效的工作了。
网友评论