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【项目管理应用】如何利用高效项目管理思维应对疫情

【项目管理应用】如何利用高效项目管理思维应对疫情

作者: 程兴勇 | 来源:发表于2020-04-28 15:28 被阅读0次

    当下新冠肺炎疫情肆虐,还看不到丝毫结束的迹象,甚至我们可能会长期处于新冠肺炎的对抗期。也许你已经适应了新形势的新生活方式,比如在线办公、居家隔离、距离社交、分开就餐等。也许你还处于一种过度焦虑的状态,每天对着手机疯狂的浏览新冠肺炎最新信息,以寻得一丝慰藉。但无论如何,时间不会停留,生活还得继续。

    新冠肺炎突袭而来,的确让我们一时间很难适应,尤其是在疫情爆出的初期阶段更是充满了彷徨和恐惧。同时经过一段时间,我们也可以看到很多行业、很多人都逐步恢复了正常的工作和生活,尤其是应对得当、快速响应的群体更是在疫情期间达到了稳中有升的效果。这在项目管理思维体现为对风险的全面认知和应对。

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    正确认知风险

    不论是工作还是生活,风险都是存在的,首先大家要有这样的意识。不论是古人总结的智慧还是当下流行的网络热词都有这方面的体现。比如“未雨绸缪”“预则立,不预则废”‘“计划赶不上变化”“唯一不变的就是变化”等等。这些智慧都提示我们风险管理的重要性。

    可能很多人认为只有大型项目才需要考虑风险管理,日常工作生活则不需要那么多考虑。其实不然,从项目的专业定义来看,凡是具备临时性、独特性、不确定性、变革性及跨职能性的工作或者事务我们都可以称之为项目。正是因为项目具备这些特性,所以项目不论大小,在推进过程的风险不可避免。比如我们日常生活中的假期旅游,个人的学习计划等等。

    而项目管理思维中风险管理是很重要的一个环节。比如在疫情之下,国家层面为了有效的防控疫情传播,采取了多方位的措施包括隔离治疗、社会管控等。个人也需要充分考虑在疫情之下学习、工作、旅游等生活各方面的风险预防及管理。否则极其有可能出现风险失控的情况,最近几个月这样的极端情况我们也屡见不鲜。比如强行外出不遵守隔离规定、不按要求报备外出情况等等,最终给个人甚至社会造成了严重的影响甚至惨烈的后果。所以从专业项目角度来看不论是工作还是生活都需要充分考虑风险,否则一旦风险来临又未做准备或者有效应对,那么我们将面临一筹莫展甚至追悔莫及的境地。

    项目风险管理是指通过对风险的识别、分析和控制从而有效管理应对风险。当然大家也不要一谈到风险就感觉是大祸临头、厄运将至。从项目的定义我们很容易能够看到未知的变化可能会导致积极的风险,也有可能导致消极的风险,而风险管理的宗旨就是将风险的积极因素最大化,消极因素最小化。比如在疫情期间很多行业都受到影响,但是我们也看到很多行业迎来了爆发期,比如在线教育、在线办公、文化娱乐等等。个人层面虽然我们被限制了社交、出行、工作等,但是我们也应该看到我们和家人在一起的时间增加了,我们可以有更多的时间来做一些以前因为忙碌而无法实施的事情。

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    正确应对风险

    正确的认知风险后更加重要的正确的应对,正如开篇语中提到无论如何,时间不会停留,生活还得继续。在应对风险方面,首先通过以上内容的分享我们要明确一个概念那就是在项目中风险是不可避免的。只有你具备了这样的意识才可能在风险应对时不掉以轻心。这也是我们在工作中的经验总结。很多时候都是同学们对风险管理的重要性认知不足导致盲目启动,出现了风险也没有正确的应对。最终出现出力不讨好、只有苦劳没有功劳的尴尬局面,甚至还南辕北辙、适得其反。所以要有效的应对风险,主动积极的风险管理意识是首要的也是必要的。

    在风险管理过程中给大家推荐两个简单有效的管理矩阵。

    首先是风险分类矩阵,如果对项目面对的风险比较模糊,我们可以从内部/外部、可控/不可控的维度来划分风险。比如今年的疫情就属于典型的外部不可控风险,而疫情之下我们个人面临的工作、生活诸多问题就属于内部可控或不可控风险。一些服务行业很显然不具备复工条件,那么就算是内部不可控风险。而一些可以进行在线办公的企业可以从线下办公转移为线上办公就是内部可控风险。另外一人计短、三人智长。个人思考后还可以和工作中的同事专家、生活中的家人朋友等进行沟通以求尽善尽美。当然这个过程不是一蹴而就的,而是需要持续进行的,因为内外部环境在持续变化,正如我们之前提到的世界上唯一不变的就是变化。

    一般通过较为全面的风险识别后我们可以发现原来我们工作生活中的风险着实不少。下一步可以参考风险管理矩阵制定风险应对计划,不同类型的风险应对策略不同。

    对于发生概率较高影响后果严重的风险尤其需要重视,提前制定风险应对计划。比如疫情之下防疫、生活物资的短缺会影响我们的工作生活,所以提前储备相关物资是个人甚至社会首先需要着力解决的事情。

    发生概率低影响后果严重的风险比如当先严防严控条件下我们被病毒感染的几率不大,但前提是你严格遵守相关规定,否则出现感染的几率就会大大提升。当前部分传染案例正是因为个人的疏忽给家庭社会带来了严重的后果。

    对于发生概率高影响后果比较小的风险则采用应急储备计划,比如不论是工作还是生活都建议有所预留,生活中不能是单纯的月光族,一旦遇到疫情这样的突发风险,有所储备的同学即使是暂时没有工作也能应急几个月。

    至于发生概率和影响后果都不大的风险则可以采取一些灵活的权变措施。疫情之下估计很长一段时间室内聚集场所都暂不开放,比如电影院、咖啡馆、餐厅等。于是我们看到在家隔离几个月后很多人的厨艺突飞猛进,很多美食的做法甚至冲上热搜。

    充分识别风险后,基于风险分类矩阵及管理矩阵对不同类型的风险制定了对应的处理方向。具体策略方面我们同样可以从积极的风险和消极的风险方面来区分。

    对于积极的风险当然要充分利用、强化影响。比如在疫情直线医药卫生行业加速发展,在线教育、在线办公行业也大力推广。

    消极风险方面我们结合风险的影响程度采取以下策略。

    规避:如果这个风险比较大,我们很难改变,我们可以采取一些规避策略。比如疫情期间部分企业采取了在线办公,避免了线下聚集带来的风险。

    降低:如果风险我们依然避免不了,那么我们可以考虑采取一些策略来降低风险。比如疫情发生后,各地在疫情之下都制定了不同的恢复策略,即使是线下办公也制定分开就餐、全程带口罩、保持办公距离等减轻风险的策略。

    转移:转移策略是指将风险的主体责任转移到其他主体。比如典型的购买疫情保险、采用项目外包等方式。

    接受:如果综合评估发现无论如何都无法避免风险所产生的影响,那么别无他法,我们只能被动接受。比如疫情之下,对于一些严重依赖线下的企业或者个人,如果抗风险能力不强只能调整心态,接受现实以最大化减少损失。万万不能铤而走险,逆势而行。

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    新形势下的一些风险管理建议

    通过以上分享内容主要想表达两点,首先风险是项目或者说日常的工作生活中是一定有的,我们要有这样的明确意识。然后在项目推进过程中要充分识别管理风险,以达到未雨绸缪的效果。

    当然方法策略是在个人运用过程中还需要结合实际情况灵活实施。这里也结合我们在工作中的一些经验总结给大家补充几个风险管理的要点。

    首先就是要适应组织环境,小到每个人、每家企业,大到社会环境都各有不同,所以我们首先要适应当前的组织环境。比如疫情之下咱们国家总体上采取了果断积极的策略最终初步打赢了疫情保卫战,但是这些策略在其他国家不一定适用,因为环境不一样。

    还要关注利益相关方,项目是具有跨职能性的,并不是项目经理一个人的事情。就拿防疫这件事情来讲,即使是你坐在家里也会涉及到很多的相关方。比如家人的关心、所在地区的防疫防控人员的安排、公司的计划等等。不能简单的认为自己的事情自己说了算。在疫情防控期间我们经常看到不配合防疫人员工作的情况屡禁不止,原因就是很多人都只是单纯的从自己的角度来看到防疫防控项目。

    同时要关注项目的核心目标,比如防疫期间我们最重要的目标就是取得个人以及社会的防疫胜利,所以这个时候上到国家下到个人都为防疫工作作出了很多贡献。如果这个时候不配合反而肆意妄为那么就得不偿失了。

    最后强调一点风险管理机制是长期动态的,并不是一蹴而就的。比如防疫胜利后是不是就可以完全恢复原样了呢?个人觉得不是,这次突发而来的疫情给我们很多教训,我相信这次疫情之后会改变我们很多生产生活方式。比如个人健康管理、个人生活习惯、社会工作习惯等等。

    最后,希望以上基于项目风向管理思维的分享内容能够有效的帮助到正在与疫情抗争的每一位同学,能够促进大家的工作生活更加高效有序。共勉!


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