【读书笔记】秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法

像玉的石头 著

【读书笔记】秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法

20180221

本书满满的干货，对我而言最有价值的部分有：

1.记日记。这和去年读的纪元的《哪有没时间这回事》中提到的日记记录有异曲同工之处。记日记是牛人必备方法。

2.要多总结，勤总结，善总结。

3.勤练笔。

4.即兴发言要点。

5.公文写作。

6.商务宴请点菜、坐席及敬酒话术。

7.会议记录的框架。

8.开领导班子会，为上会事项准备备忘录.

一、记日记，勤写作

坚持写日记，一天不落，哪怕是再忙，每天也要写十几个字。

李鹏坚持记日记，如果某一天太晚了，没时间写，过一两天也要补上。

写日记有什么好处呢？

·避免日绩有余，岁绩不足

·锻炼写作能力

·吸取他人的经验教训：写日记也是一日三省吾身的好法子，自己有什么做的好，犯了什么错误，怎样做更好，别人有什么值得学的，有什么需要警惕的，都可以记下来。

日记应该怎么记

·抒情型的：侧重于心情、情绪、想法、感受的纪录，偏感性，适合偏多愁善感，需要倾诉的人。

·流水账型的：严格地记录每天做了什么事情，每件事情从几点持续到几点，不添加个人情绪和思考，对每周、每月、每年所做事情进行盘点统计。

·思考型的：总结规律，提升精，总结规律提升，包括日常思考、灵感、创意、读书笔记、经验总结。

建议把流水账型和思考型结合。

时间充裕每条就多写几句，时间紧张每条就少写几句。值得记忆的事情多，就多写几条，没啥事儿，就少写几条，主题鲜明。

载体建议用印象笔记。

二、发言

在发言的开头或结尾，多体现领导和同事对你的帮助；多给别人美言几句；多说说自己在集体中的成长。

即兴发言要四有：有准备、有态度、有说法、有爆点

会开始了，别闲着，认真记，抓紧想，先简单组织一下表达表态的套话，然后搜罗确定一个说法，再运用灵感构思一两个爆点，然后起身声音洪亮地按思路讲下来。

有准备

记录发言人讲了什么，为之后的发言积累素材。

初步进行构思，考虑可能要针对什么问题发表看法，自己讲哪些内容

有态度，即先表态 感谢+自谦+认同

感谢

把场内的关键人物点名问候一遍。

“感谢领导给我发言的机会。”

“感谢组织创造这么好的平台。”

“感谢之前同志的发言，我受益良多。”

自谦

“下面我抛砖引玉，请大家批评。”

“对这个问题我的思考没有大家那么深入，简单谈一下自己的看法，说的不对还请大家包涵。”

认同

认同的态度表明你很合群，整个单位藏龙卧虎，朝气蓬勃，在这种氛围的影响带动下，自己才有了一些长进。

“前面几位同志的发言主题，突出生动形象，我听了很受启发，尤其是xx讲到的xxxxx，xx讲到的xxxxx都说得十分到位。”

“对于这个问题，我们部门高度重视，第一时间组织的研讨，在大家的帮助下，我的认识进一步深化了。”

有说法

用一句话或几句话把要表达的中心思想凝炼出来，比写文章的每个部分的标题更简短，是高度概括、朗朗上口、文辞优美的专有名词，具有旗帜性、标题式的东西，比如“四个全面”，“五位一体”，“五大发展理念”。可以到各种口号标题里去找灵感。

有爆点

幽默

三、公文写作

从他人的公文中可以学到什么？

学习领导的为人之道，怎样对待上级，对待同僚，对待部下。

学习领导怎样推进工作的思路和方法。

学习怎么考虑斟酌问题

获得大量的信息资源。

公文的格式

主标题：小标宋2号字，分一行或多行，居中排布。标题排列应使用梯形或菱形，不能用工字形。若有副标题破折号之后使用3号楷体。

标题按一、（一） 1. （1）依次排用下来。

第一层标题用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字，都是3号字，不加粗。

尽量要把每一部分的标题和其下的内容安排在同一页纸。

正文：仿宋3号字

《党政机关公文格式》规范要求排版每面排22行    ，每行排28个字。word页面设置，页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9，行高固定值29磅。

只要从你手里流出的文字，只要给别人看了，要派上用场了，都要把它的格式当成自己的脸面。

做亮标题

·旁征博引类

·生动比喻类：细化分工，打赢主动仗；推敲方案，明确路线图；注重协调，当好总枢纽；积极创新，展现新气象。

·数字概括类：

·简短有力类：要有食材，要按食谱，要看对象，要讲时令，

·设问设答类：“今年工作形势如何，问题和缺陷有哪些，下一步主要抓哪几个问题？”

亮眼的标题从记和找中来。

写实正文

写实正文，才是讲话文稿写作的至高境界。

·从自己读过的书引出观点。

·敢于触及矛盾和痛处。

·细节丰富。要着眼本土、本单位、本次活动的实际，把宏观的东西加以细化，把普遍性的要求个性化，这就要注重细节的描写，做到有血有肉。如习近平总书记讲中华文明历史悠久，历来盛产哲学思想，大师辈出，并非是用“伟大祖国历史悠久，中华文明光焰万丈”之类常见的大套话，而是不惜笔墨，详细列举，娓娓道来。

·恰当的运用典型比抽象的概括更有力量。有说服力的，能深入人心的好文章，都离不开运用事例说理。

·举措要具体可行。把一般要求化为做法、规定、指示的，要尽量加以明确，甚至可以量化。

建立写作资料库

资料库里的资料主要搜集三方面思想观点、素材实例、最后是语句。

不管什么主题、类别、领域，也不管是句子还是词语，观点还是语言，标题还是文字，数据还是事例，直接粘进去。

将材料分类。

到哪些网站搜集资料？

·本单位的新闻网。

·搜索引擎。搜索结果中来自政府网站、新闻网站、正规单位网站的价值较高。

·专业数据库，如中国知网、万方

·人民日报重要言论库。人民日报发表过的所有评论性文章，全部收纳在其中，涉及大政方针的，看人民日报社论；谈论具体问题的，找找人民时评；聚焦党建和干部问题的，看看人民观点和仲祖文；需要宏大叙事和精美语言的，看看任仲平。

·人民网领导人活动报道专页。所有政治局委员的讲话全文和活动报道。写公文怎么才能体现高瞻远瞩？怎么才能体现时效性和新鲜感？怎么才能表现和中央高度一致？就得靠引用领导的最新讲话。可以在人民网领导人活动报道专页上看看领导又有啥有关的最新讲话、最新指示、最新提法。

动笔开始写文章前的准备工作

·动笔前一定要做专题研究。可以借助外脑智库。

·做好文献研究，例如百度、百科、知网。研究集中在结构、观点和语言。

·背景摸底。对活动的背景资料、历史材料研究摸底。

·调查研究。各下属单位的做法、数据是否掌握？上级的最新指示、要求是否清楚？单位工作中的思路、亮点是否明晰？干部群众的想法、看法是否了解？可以找相关方要材料，实地考察，召开座谈会，听取大家的意见和建议。

文章写完以后的检查工作

一是自己大声朗读或逐字逐句默读

二是找人帮忙校对

三是隔天神清气爽的时候再自校一遍。

四、安排好宴请

座位安排

确定主位：

看杯中餐巾叠法可知哪个是主位。

可以问服务员哪个是主位。

安排一：

以右为上（遵循国际惯例）

以左为上（遵循中国政府惯例）

居中为上（中央高于两侧）

前排为上（适用所有场合）

以远为上（远离房门为上）

面门为上（良好视野为上）

安排二：

面门居中位置为主位；主左宾右分两侧而坐；或主宾双方交错而坐；越近首席，位次越高；同等距离，右高左低。

社交场合一般主宾分坐，男女分坐，夫妇、父女、母子、兄妹分坐。

敬酒话术

·自我介绍法：端起酒杯，走到别人面前，先别着急着把酒灌进喉咙，而是应当先介绍自己名字、单位、为什么出现在这儿、以什么身份参加活动，至少让别人对你先有一个基本的了解和认识，留一点印象。比如说“您好啊，幸会，我是办公室石头，主要负责对外联络工作，欢迎您到我们单位来，有什么需要，请您随时吩咐，我敬您一杯酒。”

·回顾渊源法：如果双方不太熟悉，可以根据掌握的情况，回顾一下双方单位之间、你和对方之间、你和对方单位之间、你和对方家乡之间、你的家乡和对方家乡之间林林总总，千丝万缕的联系，缩小双方之间的距离感。比如说“武汉是个好地方啊，我大学就是在武汉读的，至今怀念呀，我们大学在武昌，你们单位是在汉口还是武昌？”

·表扬赞美法：结合结合实际情况，对对方的人品、工作能力等实际情况给予赞扬，比如：“您今天上午在座谈会上的发言，确实很精彩，站位高，逻辑强，言辞美，容量大，让我受益匪浅，真是值得认真学习，好好品味呢”。

·感谢预祝法：可以感谢对方对自己工作的支持，对个人的帮助，祝愿对方工作顺利，生活顺心，也可以祝愿双方单位合作愉快，开花结果，比如“您给了我很多关心和帮助，敬您一杯酒，表示感谢”，或者干脆直接地祝愿领导工作顺利，万事如意。

·直抒胸臆法：如果是谈帮助，就说“我们在某某问题上遇到了一些问题，还得仰仗您的帮助，还请您支持我们。”如果是谈合作，就说“今天的活动是个好的开端，我们今后还要进一步加强联系，后续的一些细节问题，过段时间我去拜访您，咱们继续沟通！”如果是谈问题和困难，就说“这个项目在分工上还有些不完善，还需要我们继续沟通，通力合作，克服困难”。

·旁敲侧击法：有的时候现场比较混乱，不适合直切正题，可以先喝酒，暗示对方，“关于这个事情有几个具体的情况，找机会还想跟您单独汇报一次，您看您什么时候比较方便？”初步敲定时间。到时候再登门继续沟通。

·窃窃私语法：敬酒时窃窃私语比声如洪钟管用，一来窃窃私语不会喧宾夺主，不会引人侧目，二来窃窃私语让两人之间显得更加亲近熟悉。

礼仪问题

没有领导的暗示，不要轻易代酒。

如果领导不胜酒力，可以通过旁敲侧击，把准备敬领导的人拦下。

谁敬你的领导，他们喝完以后，你马上回敬他，而且要多，总之你要比对方更多的力量去敬对方的领导，而不是傻愣愣地要帮领导喝酒，这才能不失体面的情况下，达到保护领导的目的。

领导相互喝完，才轮到自己敬酒。

敬酒一定要站起来，双手举杯。

可以多人敬一人，绝不可一人敬多人。

自己敬别人，如果不碰杯，自己喝多少视乎情况而定。

切不可比对方喝得少，要知道是自己敬酒。

端起酒杯，右手扼杯，左手垫杯底，自己的杯子永远低于别人。

如果没有特殊人物在场，碰杯最好按时针顺序，不要厚此薄彼。

商务宴请如何选餐厅

建立自己的餐厅储备库，进行分类，随时都可以快速与宴请对象进行匹配。

餐厅分为四类：

·隐居餐厅：适合于客人级别特别高，或者名气特别大，他们最为注重的是合乎政策和场地的隐私性，忌讳豪华。隐居餐厅大概有两种，一种是私房菜，一种是会员制会所。

·著名餐厅：所在城市最好的大型餐厅，比如北京的仿膳、上海的小南国、武汉的湘鄂情。适合非常重要但级别又没那么高的客人。

·菜系餐厅：以主理某一菜系或某地的菜肴闻名。如直隶会馆、红番茄、万吉大丰和。

·特色餐厅：以菜品见长，如北京全聚德烤鸭、湖北青莲酒家。以环境见长，如北京白家大院。

预定餐厅

确定适当的餐厅之后，首先要做的是提前联系饭馆，根据人数和规格确定包厢，订位置，同时明确要求让他们给你推荐一个点菜经理，一定要经理级别，普通的服务员见识和经验都可能欠缺。

如果你也是第一次去的话，至少提前半个小时到餐厅，跟点菜经理沟通，告诉点菜经理饭局的人数、预算、特殊要求，最关键的是你希望饭局所体现出来的品质，请其帮忙安排。这次饭局完全达到了你的要求，甚至超出了你的预期，留这个经理的电话，并把你的电话给他。

点餐经理一般都是女性，挑一个机灵，形象气质好的，她不仅能帮你体面的点菜，甚至还能帮你活跃饭局气氛，催茶、加菜、催菜、倒酒这类繁琐的工作再也不用你辛勤的跑出跑进。

点菜

不要击鼓传花式的点菜。

·自己请吃饭：提前了解一下大家的大致口味，提早按照宴请的规矩点个大概，请服务员当场给大家报一下菜名，看看有没有什么忌口或需要调整的。

·替单位安排宴请：要了解宴请对象的口味和喜好，据此安排好菜单。假如领导把控的比较细致，就要把初步安排好的菜单呈请领导审阅，看是否需要调整。客人来了，还在纠结点菜的事，对人很不尊重。规规矩矩、思虑周到的点菜单，就是在宴请这个战场上提前预备的工作方案。

·提前把餐厅和菜品摸透，熟悉每个特色菜的名字和原料，甚至于渊源和功效，在重要的菜上来的时候，你要向桌子上最重要的那个人介绍，这道菜是什么，有什么特点，你为什么点，让他觉得是你特别为他点。

点菜自己之前问自己的四个问题：

1.这顿饭为何而吃？

宴请吃的是环境标准档次和接待标准，单位内部聚会吃的是气氛和实在。

2.这顿饭的预算。不同的公务活动有不同的接待标准，上级、平级、下级标准不同。

3.要问来宾的口味和禁忌。

4.这家酒楼的特色是什么，哪些菜做得好、有特色，有什么特价，有什么活动，包厢是否有最低消费。

点什么菜：

·汤、红白肉、鱼或者海鲜、凉菜、小点都要有，最好还要有五谷杂粮、当地特色小食。

·开席前上果盘和点心，点心装瓜子、萝卜条、花生之类清新爽口的小零食。

·冷盘：在客人进包间之前，冷盘就要摆到桌子上，冷盘的数量一般为宴请人数的1/2，最好为偶数，下酒菜和普通冷食都需要，荤菜和素菜都需要。有女士在，就要加一份偏酸甜或有趣的冷菜。

·热盘：热盘数量和宴请人数大致相当即可。热菜里至少有一两道撑门面的高档菜，甲鱼、羊腿、海鲜。要有鱼，但不要多于两道，最佳搭配是一道鱼加一道其他海鲜。肉类除非特别有特色，一般不点猪肉，以牛羊肉为宜。蔬菜主要放在后半段，最好是时令菜。清淡素爽的汤放在最后，前面的汤可以是比较浓郁的。顺口溜：“有菜有肉有水产，烹饪方式各不同，清炒清蒸多两盘，煎炸、干锅、铁板、焖炖煲烤不重样，相似食材躲着走。”

·位菜：海参鲍翅燕窝雪蛤均可。讲究点儿的宴席，男士、女士吃的还不一样，比如男士一人一份海参或海马，女士一人一份燕窝或木瓜雪蛤之类。

·主食和甜点：喝酒到八分的时候在现场请示。最好上面食，一道干一道稀，也可以考虑粗粮拼盘或者是饼类，或者有意思的小点心。不建议米饭，尤其是白米饭。点心的话，如果人多，可以一道咸一道甜，咸的包括包子、饺子、锅贴，甜的就是榴莲酥，香芋卷儿。

·酒水饮料：茶叶和酒水最好自己带。茶叶在开饭前请服务员泡好；红酒在饭前打开，倒在醒酒器里醒着，开饭后再分给每个人；白酒是每人一个分酒器，一个小酒杯，自己喝自己倒。女士在场的话，最好准备饮料，现成的酸奶，或者现打的果汁、玉米汁、山药汁。如果有凉有热，尽量选热的，然后让饭店上冰块，大家根据需求自己添加。

打包

临走的时候多上点主食点心，假意吃不完让人打包带走，每人回家都有夜宵和点心。

买单

买单的时候不要大呼小叫，招呼服务员，或者当着客人的面掏钱刷卡。最后结账的时候记得确认小票。开发票时，确认发票抬头。打电话给领导的或者客人的司机，告知饭局结束，或者将客人、领导送上出租车。

五、工作方法

反思总结

干一行专一行，管办公室，办公室工作的经验文章几年就能集结成书，管业务部门，也是几年厚厚一本集册；

【反省：自己管项目、管生产、管技质这几年，是否有经验总结，现在又在管党工团，是否有总结？】

有的领导周末两天都不休息，无论何时周末加班都能碰到他，总是办公室办公、看书、写作；

【写作何时都是重要的技能】

一是始终保持学习和研究事物的热情，二是至少找准一个领域，持之以恒，久久为功。

在微信平台上发表文章，也是学习研究的一个尝试。回忆思索，动笔记录，写下自己的工作手记、职场心法，记录自己对日常工作的体会和想法、经验和挫折并分享。

随身携带笔记本记录

布置的任务

待办事项

需要注意的问题

别人的联系方式

自己的所思所想所感。

案无积卷，事不过夜

包括人际交往，回复当日未回的短信电话。

自建档案

·记录参加的所有活动，记录研究问题、会见、谈话的情况，尽量细致。

·记录所参加会议的主题，参会人员、参会单位。

·周末和节假日的公务活动也应记录。

·领导提供的手写的电话、地址

·保管好个人及领导的有关邀请函、贺信、会议通知、各种个人表格、媒体报道、访谈、发表的文章、讲话等。

·制作个人年鉴，把日程安排、新闻报道、发表文章、重要活动的照片编辑到一起。

建立信息库

详细的记录各种信息，如生日、籍贯，利用信息在小事上打动别人。

归纳提炼系列性活动

参加会议活动准备工作

以一周为周期编制日程，在日程里全面记录活动名称、开始时间、结束时间、地点、任务等信息。

确认信息包括是否需要致辞、发言、有无颁奖授牌、揭牌等环节。

参加会议要提前掌握完整会议材料

会见要提前准备对方人员组成情况，主要负责人简历。

会谈要提前汇总撰写谈话参考要点。

调研考察要提前编报考察地基本情况、风土人情等。

集体学习要提前搜集文件全文、阐释文章等。落实活动的衔接，谁来对接，谁来引导现场

提前安排人员对活动进行报道，对讲话进行记录整理，留存相关资料。

学会任务外包

何时外包？

该任务是否是单纯的体力劳动、重复劳动，还要看这项任务是否是你的核心价值所在，是否体现了你的核心竞争力。

发挥的是工具而非人的作用，这种任务就可以外包，或者是分派给临时工和实习生去做。

哪些业务附加值高不外包？

沟通：了解领导的需求，清楚同事的特点和秉性，熟悉下属单位

研究：研究自己的岗位、研究单位的业务、研究行业的形势和大政方针，做好一个土专家。

特长：如文笔、口才、ppt设计等。

哪些外包？

比如速记公司整理录音稿，专业的会务公司，搬家公司，旅行社开展红色之旅，制作ppt。

六、组织会议

会议包括例行工作会、专题性工作会、联席性会议、部署工作性会议、总结性会议、座谈会、代表大会、代表会、表彰会、动员会、现场办公会、经验交流会、电话会、电视会、广播大会、报告会、研讨会、招待会、碰头会、常委会、全委会、恳谈会、团拜会、听证会、小组会等等。

参会人员名单的确定

一是工作的实际需要，研讨议题涉及的工作具体是哪些单位负责，哪些单位参与，需要哪些单位辅助？

二是惯例，以前有没有开过类似的会议，当时请了哪些单位和人员参加，都发挥了什么作用？

三是领导意见。

四要确定应到会的缺额人员由谁来补替？需要哪些人员列席？需要哪些人在会上发言汇报？专题会的所谓相关部门是哪些？

五不要遗漏老领导、本单位的新闻宣传人员、外地的分支机构、新组建的部门。

会议通知内容

通知要明确会议的名称、开会的时间、地点、参会者会前要办的事情、提交的材料、着装、携带材料、是否发言等。

参会确认

发短信通知要写明“收到请回复”，“期待您的回复”，没有及时回复的人员要打电话催问。

参会能不能来，谁来，什么时候来，来不了换了谁等信息才是真正的确认。

提前排好议程

·会前务必要明确会议议题，及时将议题通知到参会人员，以便保障与会者获得知情权，也便于参加会议和筹备会议的人员，做好相应的准备工作。

·提前拟定议程，会议进行哪几项，每项多长时间，谁先说谁后讲，通过什么方式达成决定等等，往往提前就拟定好，甚至反复推敲。

·事项不能多。一般应该“一事一会”或者至少是“一类事一会”，参会人员要把精力集中到会议中心议题上，防止议题过多，造成久议不决，难求其效。

为每个上会事项准备一个备忘录

事项来源：

事项名称、事项呈报部门。是上级领导提出的，还是下级部门请示的；是群众反映的，还是办公室收集的。

争议焦点：

相关部门的不同意见是什么，分歧各方的观点和各自依据是什么？

请示事项：

需要会议拍板解决的问题有几个，到底是哪些。

决策建议：

相关部门经调查研究提出的工作建议，即主管的职能部门觉得怎么样才能办好，以及之前的会签意见及相关领导的批示意见。

筹备会议的细节

安排贵宾室

一般应在会场旁边安排贵宾室，并安排专门的服务员，备鲜花、茶水供来宾和己方领导在会议前后进行短暂休息和交流。

贵宾室一般用于三种场景：

1.会议双方或多方抵达会场时间不同，主会场还比较空旷时，此时不宜直接把宾客安排到会场。不如把客人引到贵宾室，奉上一杯热茶，陪客人坐会儿，介绍一下本单位的情况或者活动信息，显得更加尊重和妥帖。

2.举办大型活动参加人数众多，正式开始时间还没有到。会议开始前，再请嘉宾到主会场入座更合适。

3.会议活动正式开始前，我方领导小范围会见与会嘉宾，以示重视，尽地主之谊。双方应该有一个安静私密的会谈环境。

不要在现场当甩手掌柜

在会场时把自己放在普通服务人员的位置上，亲手去做，亲手去试。

“领导没来我先来，看看谁坐主席台，领导没讲我先讲，拍拍话筒响不响。”

会场有音响调试人员，你也别站着，去拍拍话筒，试试音量，确保不出纰漏。

门口有迎宾员，也别坐着，笑脸迎上去，打个招呼问声好，毕竟迎宾员肯定叫不出嘉宾的名字。

场子里有服务员倒水，你也注意盯着看着，看看有没有嘉宾的水没及时加，有没有嘉宾不喝茶只喝水，给服务员打个招呼，让他们过来照看。

有事儿没事儿在会场各处转转，看看坐签顺序对不对，看看桌上摆的材料全不全，看看各个小组的工作人员有没有到位。

考虑好出入和停车问题

开大会前，要提前估算会场可能要应对的机动车流量。会场完全不具备停车条件，就提前通知到参会单位，会场无法停车。

管理好出入会场的车辆，一般有三种方式：

1. 提前请各单位报车号，这种方式适用于小型会议，最好不超过十辆车，否则保卫部门辨认起来很困难。

2.参会单位自己打印车证，摆放在车窗前。比如打印日期或者开什么会就打印会议名称。这种方式比较省事，适用于参会车辆多，停车场也够用的情况。

3.随着会议通知发放停车证，这种会议一般规格高，很正式，车证也是专门设计过，一方面有一定的宣传意义、纪念价值，另一方面也方便把参会车辆分类，对应不同的停车区域，方便管理。

会议背景板

·越是高端大气上档次的活动，会议背景板就越简洁，元素越少越好，装饰越少越好，留白越多越好，千万别觉得背景板设计的太简单，刻意加些什么书法字、祥云、底纹、阴影等繁复的效果，实际喷绘效果跟电脑上看的可能会有严重偏差，假如元素太多，现场强光一打，就会显得整个画面非常脏，乱糟糟的一片。

·会议主题是否突出与字体变化关系不是很大，关键是要进行合理布局，常规的楷体、雅黑、宋体，照样能达到惊艳的效果。

·背景板的高度大约通常是两米到五米，宽度则视场地情况和上台的人数而定。背景板的大小没有什么诀窍，只能凭经验。

·要科学设计背景板尺寸，根据尺寸考虑怎样设计整个版式，需要统筹考虑的因素有：主席台是否坐人？演讲嘉宾的位置在哪儿？

·务必要根据实际情况设计，保证主席台或演讲者背后出现会议logo和主题标识，因为主席台或演讲者背后才是曝光率最高的点。

·背景板前一般要为活动预留站位、演讲台、主席台、沙发等的位置，那么意味着从地面往上约80厘米是属于无效面积，应该把主题logo、时间、地点等核心元素尽量往上移，盲区部分的留白可以用相对抽象或写意的元素作为底纹来装饰。

·背景板的颜色首选单位标准色，红色和蓝色永远百看不厌，看看两会和国务院的新闻发布会就知道了。

·忌浑浑沌沌的土黄色画面、传统的红绿色搭配。

·背景板早些搭建完成好，在会场用空调等设备通风换气散味儿。

·建议使用绿色环保无味喷绘。

整理会议记录

会议记录更重要的功能是用来告知和提醒与会者和相关单位、人员在会议中讨论了哪些事项，做了哪些决定、部署和分工。

会议记录是一个落实讨论结果，推进工作进程，追究相关责任的有效工具，是有行政效力的。

开会前要进入角色，尽可能多地了解会议信息、会议目的、会议时间、谁主持、谁出席，上一次的会议资料等，做足准备功夫才能充分地理解会议内容，准确地抓住会议重点。

预先写下记录框架，以便做记录时有的放矢，不会顾此失彼一片忙乱。

一般来说框架可以包括以下内容：

开会日期、时间和形式

什么人参与，谁主持？

开这个会是要探讨什么问题？

问题的形势和现状是怎样的？

提出什么解决方法或观点？

达成什么共识？

还存在什么问题？

后续工作如何开展？

谁负责什么事？在何时完成？

下次的开会时间？

如何做会议记录

不要试图逐字逐句记下人们在会上说过的话。会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和作出的决定。

就记录一次会议来说，围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定和决议等作记录。

就个人发言而言，要记录发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。

就记一句话来说，记住这句话的中心词，修饰语可以不记。

如何做会议纪要

会议记录是讨论发言的实录，属事务文书，更加完整详细，篇幅较长。会议记录一般不公开，无需传达和传阅，只作资料存档。

会议纪要只记要点，是法定行政公文。会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要应该只写要点和结论，讨论的过程一笔带过，用概括总结性的语言汇总相似或共同的观点，列成1、2、3条，看起来一目了然，必要的时候可以用表格形式。

尽量不提具体发言者的姓名，谁参加了会议在与会者名单中列出即可。

尽量简短说明问题即可，对于符合会议宗旨，最终形成的统一意见，以及会议主持人的总结意见，在会议纪要中要集中重点体现。

会议记录和纪要整理完毕，先交给会议主持人或领导过目。

七、件件有着落，事事有回音

怎样算落实领导指示

马上就办

及时让大领导知道

汇报具详细性、逻辑性。

业务部门的工作是一种目标指引下的主动工作方式。而办公室工作则是被动工作方式。工作目标、方法甚至步骤都相对明确和具体，领导手把手给你指出了明道，你一步步把事情落实好就行。

领导把事情交给你了，即使是小事，但事实上这件事还是脱离了他的视野和掌控，和他亲自去办是完全不同的，他不从知道办了没有，办到什么程度。

无论领导交办的是多么微不足道的小事，都应该有个回应，确保领导交代的工作件件有着落，事事有回音，为的就是让领导放心，随时掌握工作进展情况。

汇报的次数永远少于领导对你的期望。跟领导汇报太频繁，缺乏自由，感到不被信任，不被尊重，还有溜须拍马的嫌疑，这是对汇报工作的误解。

任何一个领导都比较看重两样东西，一是他的上司对他的信任，二是他的下属对他的尊重。作为一名领导，判断下属是否尊重他的一个重要标准便是下属是否经常向他汇报工作，他最怕的事就是部下撇开自己单飞，这样一来，作为领导的作用和威严往哪里放呢？

尽量给领导更多地尊重，有事没事去找他聊聊；处理公务，第一时间报告情况；遇到一些特殊情况，先请示他有什么样的意见和想法，再做决定；出差在外及时报告工作进展，回单位的第一时间先向领导作汇报。

永远把工作当成是最重要的，才能把握沟通的主动性和有效性；对于汇报永远要保持一种等不起，坐不住，慢不得的紧迫感，抢着说，追着说，理直气壮地说。

管理体系是一种自上而下的严整系统，讲的就是令行禁止，上行下效，你的工作成果由上级和领导来评判。

好好工作，不让我们的扎实工作和突出成绩因汇报不济而埋没，也是应当应分的一件大事。

先说结果。

汇报时最好有书面材料。

汇报工作要把握分寸。选择领导关注度高，牵涉面广的要务，及时详细汇报。

不同工作的办理情况和结果，汇报反馈的内容应有所侧重。有的只需汇报办理结果，有的需要汇报处理的方法进程，有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施。汇报要抓住领导关注点，搞清楚领导最关心的到底是什么。

逻辑要清晰。首先要思考领导对这项工作的要求是什么，这项工作目前进展情况如何，还有哪些问题需要解决。

拿出方案和办法。有推有解决问题的思路，有推荐方案和理由。

八、与领导搞好关系

与领导亲近

作为抓大事，掌握大政方针的领导者，是不可以随心所欲乱发指令的。

你的心胸有多大，决定了你能坐的位置有多高。这个心指的是包容心，内心排斥领导，疏远领导，惧怕领导，甚至话不敢说，气不肯喘，就很难从领导身上学的东西，结果就是不能成为领导。

领导也是人，也有交流的欲望，自然是和谁沟通的越多，对谁感觉上就越亲近。

响亮地主动招呼领导。共处的时候，微笑着汇报一下最近的工作情况。

“领导上次做错了事儿，这次您帮我把把关？

领导，您看这个事儿妥否？

领导，您看这样办行吗？

领导，您看您对这个方案有什么意见？

领导，这个事儿您再拨冗给我们指点一下？”

落实领导指示

马上就办

及时让大领导知道

汇报具详细性、逻辑性。

陪领导出差，要注意什么？

要把工作心态一一贯之，不停地联系安排、协调、服务。

轻装上阵

出差时尽量少带自己的行李，只带上必备生活，工作用品即可，背上一个双肩背，腾出的双手可以帮领导拎包、拿箱子、提东西。

做好充分的物质准备

备份所有材料

掌握好所有行程安排，手机上有短信或用相机拍下来

出差要用的领导讲话纸质材料多带几份，带好电子版，防止突然修改。

带单位的通讯录，座机及手机号码齐全。

带些多带些名片，领导的和自己的。

备好足够现金。

提前做功课，了解领导习惯和喜好

领导爱喝什么茶？

早晨晨练还是晚上散步？

大致了解住所周围环境，查查附近的公园、绿地、土特产品购买地点，必要时为领导提供参考。

腿勤手勤，提前联系，有点眼色

重要节点的各个细节，比如时间、接送、文件、住宿、饮食，提前检查确认，主动、积极、快速，万事提前准备。

入住后先稍检查下领导房间电视、电话、空调、卫生间设施是否齐全、完好、好用

提前了解开会、洽谈、就餐地点，为领导参加活动当好向导

开会及就餐前至少提前五分钟在领导房外等候，为领导服务引导

了解当地名人名事名典故，待领导问时及时补白。

提前值机、选座位、打印登机牌

选应急口或前排靠走道位置，自己选和领导隔一个过道或在领导前后的座位。

九、搞好同事关系

多使用“请 谢谢 麻烦您”等礼貌用语。

“明白了，我马上就办”：犹豫不决的态度会惹得责任本就繁重的领导不快，这点儿事儿都不肯答应，还指望我给你加什么担子。

“你是专家，你的帮助太重要了”“你的文字能力强，你看过的肯定没问题”“你写东西很棒，不看一遍我心里没谱，你看一遍我才放心”

千万要记得感恩。将来有功劳的时候，别忘了记上人家一笔。

“你对这个事儿怎么看？”当领导时间长了，总有点教导别人、发表看法的瘾。

“要不这样您看行不行”

“你稍等，我有点拿不准，我去确认一下”

夸人就是要拔高吹捧

三言两语让人如沐春风，肝脑涂地。

十、眼力见是什么？

眼力见是一种善于察言观色，为人殷勤，很有礼貌的素养。比如让座；看到别人手里东西拿不住，帮了一把；替拿包的人按下楼层按钮；在别人家做客会主动帮厨。

眼力见是一种心态，一种随时随地服务的心态，把自己的姿态放低，时刻想着怎么去照顾别人，怎么顾及到别人的感受和需要。树立服务的意识和心态，是有眼力见的前提。

看到了想不到，想到了不愿做，都是眼力见的绊脚石。

有没有眼力见，是鉴定办公室人工作水平的最大标准，是办公室人的核心竞争力。

十一、示人形象

热情打招呼

打招呼决定人对你的第一印象：精力充沛？萎靡不振？积极大方？唯唯诺诺？热情？冷漠？

打招呼决定别人对你的态度：

把自己刻进别人的眼里去。

轻断食

只食苹果皮

着装

总是随时处在一种可能与人交往的状态中，很多情况突如其来，只有时刻准备好，才能在任何场面下都呈现出饱满的精神状态，并分组严谨的工作态度。

下基层结穷亲时，注意不要西装革履。

精力管理

时间管理

在最好的时间，最重要的是让每天的黄金八小时过得有点意义，有且只有一条路，把工作当成是最重要的事情，投入全部的身心和精力，完成工作，琢磨工作，提升工作热情，工作要是没做到，你就是在浪费精华的时间，摧残精华的生命。

十二、高效办公

文件命名

好的文件命名等于详细的命令，覆盖最多的关键词。

3W命名法

when：8位年月日信息。

who：全名加职务。

what：什么场合、什么活动、什么主题，是讲话还是贺信，总结还是规划。

对于重要文件，可以加上分类前缀。

计算机文件夹的整理懒办法

在桌面上建立一个“近期文档”文件夹，将所有类型、所有格式、所有项目正在处理的文件都先一股脑丢进这个文件夹，在这里绝不再细分文件夹，直到文件太多，以至于目不暇接的时候再去整理。

桌面上不要放太多的快捷方式，将最常浏览的文件夹的快捷方式发送到桌面，最最常用的软件固定在任务栏。

建立常用资料文件夹，比如基本信息、数据、文件模板等子文件夹。

云同步

推荐360云盘，只要设定好同步的文件夹，在本地对文件夹内文件的任何操作都会同时自动上传到云端。

搭建云平台，实现资料共享。云库主要划分为资料共享区和工作共享区。

办公室邮件

切忌空白主题

不要忘记粘贴附件。

写正文注意：

礼多人不怪

短句为上，简短为胜

比平常说话更委婉，更谦恭

一定对附件有说明。

说明对方怎样才能最快的联系上你，比如说“微信是联系我的最快方式”，“如有问题，请您直接拨打我的手机”等结束邮件。

会使用电子邮件签名栏：

简明扼要的写上基本信息、姓名、单位名称、联系方式（手机、微信号）、个人职责范围。

签名档最好不要超过五行。

千万不要添加图片、艺术字体等过于花哨的内容。

发完邮件保持沟通。发个信息提醒别人看邮件。

办公桌收拾干净

纸质资料一定要毫不留情的丢弃。

桌面越光溜越好，东西越少越好。

不要把纸质材料、书籍长期堆在桌面上。

桌面上方只能放必要常用的办公用品，包括电话，电脑。

心理学中的NLP理论认为，人们在回忆过去的事情时倾向于朝左看，在构想未来的蓝图时倾向于朝右看。据此，正在处理和已经处理过的材料放左边；而能够启发思维的计划书、参考图等资料放在右手边。

电话用卡子固定在桌子的左上角，方便左手接听，右手电话记录。

不要在桌面上摆放文件栏或文件筐之类的收纳工具。

待处理的文件摆在桌面上提醒抓紧处理。该办的办，该扔的扔，该归档的归档。

把常用的东西放在靠上的抽屉里，不常用的往下层放。

每日下班前整理以后办公桌。

十三、日常沟通小技巧

信息

不要让别人的信息成为往来的最后一条。可以回复“谢谢”或者“：）”

收到信息，第一时间回复。

回复领导的信息，要善于用感叹号和表情符号。如“好的！：）”

给别人发信息要注意：对于需要回复的信息，要在结尾处表明要求回复，还可以根据事态的轻重缓急建议下一次的联系时间。

信息的称呼不能随心所欲。

在信息中要署名。可以在开头表明身份：“尊敬的领导，我是某某某，有一个会向您报告”，也可以在短信结尾加上括号标注“（办公室石头报告）”，也可以在短信结尾简短标注名字。

把电话本打印成A4大小，夹在笔记本里，电子版存在手机里。

在微信上交流，更应像发邮件一样，有事儿先说事儿。

下面几种场合发信息比打电话稳妥：

给领导报告情况时。如果要汇报的事情太复杂，必须要电话汇报，可以先发一条信息，“有事请示，是否方便给您打电话？”

非工作时间沟通工作时。22:00-7:00间

反复提醒对方时。

恭维求人申请时。

微信朋友圈

不在朋友圈吐槽。

微信使用真实的头像。

上传一些加班加点的情景：比如晚上热火朝天的办公室，桌面上堆积如山的材料，指向零点的时钟，下班路上冷清的街景和昏黄的路灯。

发布读书学习的场面和体会。

抒发感恩和豪情壮志。一个大活动搞完了，在朋友圈里简单回顾一下，感谢兄弟部门和同事的热情支持，感谢领导的大力指导和悉心帮助。一年的工作结束了，实事求是地谈谈得失，谈谈打算。单位又获奖了，小组工作又被表扬了，借机说说对单位的深情，对组织的感恩。

点赞不能少。

给你点赞或留言的人不能怠慢，回复一个笑脸也好。

从朋友圈延伸到现实的关心。

不要在微信里说“在吗”

打电话

打电话也要让别人听到你的笑意与和气。

打电话多用升调，语速适当急促，听上去比慢条斯理，感觉要好，尤其是接到部署工作的电话，应答是急促的语气往往透着坚定和高效，晃晃悠悠的语气对应的似乎是拖沓和延误。

给别人打电话，一上来应该自报家门，“您好，我是办公室的小石”，随后简明扼要地表明通话的目的，“有一个后天的会议通知给您报告一下，您方便记吗？”。接别人的电话也是一样的道理，先打招呼：“您看你有什么指示”，引导别人把事情讲出来。

多用书面语讲电话。

先让对方先挂，再拖泥带水的用“好的好的好的”，“再见再见再见”，最后轻放座机话筒。

委婉拒绝他人

认真而干脆拒绝

搪塞和敷衍容易让对方感受到情绪。不敢干脆地拒绝别人，表面是为别人着想，不想让人家难堪，其实是太把自己当回事儿，与其拖着不办，倒不如认真坦诚的跟别人讲清楚前因后果，是非利弊，果断地告诉他，这个事儿我办不了，同时实事求是地告诉他，为什么这个事儿我干不了，请他理解。

态度坚定，但语气温和

多用商量的、温暖的、同情理解的、无可奈何的语气去说拒绝的话使人更容易接受。

“下次有能力，机会合适的时候，再帮忙”

“这个事之前好像一直是你们部门负责”

“这个事是不是还是你们敢顺一点”

“之前领导老说你们上次弄的很棒”

“很想帮你，但我手头这个事领导着急要”

如有可能提供替代方案

十四、有意思的观点

工作拼到最后，其实就是拼身体。

一个事出来，大家其实都能干好，但面对千头万绪的工作，去推动、去落实，必须有旺盛的精力和倍棒的身体作为基础。

天天在施工工地上风里来雨里去，能不能顶住？

案头堆积如山的文件，能不能伏案处理到深夜？

周六保证不休息，周日不保证休息，能不能受得了？

一天十几个会，还都要讲话，能不能始终坚挺？

酒场是职场的筛子

在酒精和工作双重夹击下倒下的人就永远倒下了，至少掉了队，被它无情筛除。

对酒文化的自如驾驭能走的远。喝酒是一扇窗户，一个指标，说明精力旺盛、身体强健，能够胜任高强度的繁重工作。

办好事，提升能力，永无止境；做好人，洞明世事，同样永无止境。

权力来源于权威。

十五、推荐书单

《参谋助手论：为首长服务的艺术》

《每天懂一点行为心理学》日本 匠英一

《轴心：论秘书长》

《99%的新人，没用心做好的50件事》

用自己的脑袋去思考，当这件事情自己独立完成的时候该怎么去做？

在旁观察学习，随时带笔记本

抓住一切的会议机会，从别人的讨论中积累

永远要做资料准备

永远要做记录

记录不是收集，要学习、复习、反馈、丢掉。

《2号首长》黄晓阳

《沧浪之水》阎真

《欲望之路》王大进

《中国式秘书》丁邦文

《大手笔是怎样炼成的》谢亦森

《怎样写文章》王梦奎

《求是》中共中央

《习近平用典》人民日报社

《影响中国历史的十篇政治美文》梁衡

水至清则无鱼，人至察则无徒