【连载】近距离体验OKTA千叶支会 之 第五篇
有一些工具，可能花不了多少钱或完全免费但能够显著提高工作效率。
如果我们以不知道或不理解为由拒绝使用这些工具，那么我们只能通过占用更多个人的时间牺牲与家人朋友的时间来完成同样的工作了。
做为信息统合部的担当，要做的内容不仅包括将组织内部的信息整理起来，更要找到一些优秀的工具并告诉大家使用方法以便提高协会整体的工作和沟通效率。
经过对多种工具的分析和比较，我最终选择了google的相关工具。
主要考虑有以下几点：
1. 可持续性和稳定性
OKTA千叶支会成立虽然有十年，但每届的资料和照片等分散在不同的人手里，一换届这些资料中有一些就忘了交接最后导致有些重要的资料找不到。 所以一定要找一个方式，把所有相关的资料放在一起，并制定一个管理流程，要保证不管是谁交接都能有一个一贯的管理方式。 Google Driver提供足够大的空间并强大的综合功能非常适合胜任这一角色。
2. 可协同工作
为了达到一次作业，多次活用的目的，团队成员之间的协同作业是避免不了的。 最大的浪费是同样的工作内容有多个人重复作业。比如说事务局做一年的计划，而兴趣爱好委员会制定自己的计划，而做完后再找个人把两个计划整合起来。这样的工作其实可以通过工具简化起来，只需将GoogleCalendar共享后，比如事务局只需将自己的计划写入, 而兴趣爱好委员会也只需将自己计划写入，剩下的就由GoogleCalendar来自动完成不需要人工干预，大家看到的是整个OKTA千叶组织的日程表。 这种方式对包括文档，报告，照片管理等也是一样的。
3. Mobile Friendly （移动优先）
坐在电脑前工作其实效率是很低的。 如果我们能通过手机完成一些工作的话，就能将坐电车，上卫生间，等人等零碎时间利用起来，工作的效率会提高很多。 所以第三个考察的要看是否支持移动办公。还好Google对移动的支持是非常棒的，像Calendar及文档管理，Driver管理等都有专门的App可供下载使用，完全满足了移动办公的需求。
4. 易使用性及教育成本
还要考虑是否便于使用及普及起来时的教育成本。 谷歌的服务大家一直都在用只是并没有将其最大的功能发挥起来而已，所以用起来也是很容易上手的。
以上就是选择用Google服务的考虑点。 只有一个缺点比较难受，那就是在中国是联接不上Google的，因为OKTA千叶支会的成员是中国朝鲜族，来往中国大陆非常频繁，导致有人在有时间无法及时的看到信息。 这一点看来只能委屈求全，通过微信或别的方式来弥补了。
好工具已经有了，但是如何有效使用也是一个重要的课题，而接下来的半年，我将会探讨如何有效使用这些工具，如果找到了好的方式将来还打算把这些使用方法整理公开出来让更多的朝鲜族团体参考使用。
2018.1.15
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