正在读这篇文章的你很有可能和两周前的我一样,每天早上一睁开眼就开始因为昨天在公司的经历心烦意乱:
原本上午要完成的方案写到一半,Lucy闯进来,撂下一堆文件说:“快,这些文件赶紧重新编辑一下,Cici帮老板买咖啡去了,我这急着要呢,你快点弄好给我!”我无奈地看看电脑又看看那一堆文件,长叹一声认命的修改起来。
花了2个小时,好不容易把文件交给Lucy,回到办公室看到桌面上还有一大堆文件要处理,邮箱中有一堆的邮件要回复,还要几位客户也在去拜访了,方案也还没写完,心里着急的盘算着:先回复邮件,对,回复邮件。
可没过一会儿,突然想起还没有和客户约会见的时间,我停止回复邮件,抓起电话打给客户黄先生,又花了20分钟终于敲定了会面时间,一转头又郁闷了,天哪,都15点了,还有这么多事情没有完成怎么办呀?难道今天又要加班吗?我都已经推掉好几次闺蜜的约会了,今天再错过的话会不会被K.O?
瞧瞧,这样的工作一点计划也没有,工作效率更是低到不能再低,怎样做才能提高工作效率,成为厉害的人呢?
我曾经听过一位某领域的大伽分享他的成功要素,因为不是我所从事的行业,因此只有其中一点对我有触动,他说:“我之所以能够有现在的成果,很大程度上归功于时间管理做得很成功。”时间管理这门功课是职场中人苦苦追寻的江湖秘诀。时间管理做得好,能平白比别人多出许多的时间,自然也就能比别人多做些工作多学习,成功也就更从容一些。
我们经常能听到的关于时间管理的分享,都离不开“要事管理法”。什么事情才能称得上“要事”?可能有80%以上的人会回答:“要事就是重要的事。”这个回答似乎没什么毛病,只是此刻的我不认同。
人们把事情的紧急性和重要性分成四个象限,紧急又重要,重要不紧急,紧急不重要,不紧急不重要。所以,我们所接收的概念:要事=紧急又重要的事。紧急又重要的事情立即去做,重要不紧急的事情计划做,紧急不重要的事情给别人做或拒绝做,不紧急不重要的事情尽量别做。我曾经也如获至宝,每当事情一多,不知如何处理的时候就启用四象限法则,可是,我仍然不知所措,为什么?因为我压根就分不清什么是紧急的事情,哪件事情应该被列为重要不紧急的,所以,我仍然是一个做不好时间管理的人,我仍然经常加班,我仍然赶不上闺蜜的饭局。
可是,一周前我得到了领导的肯定,他表扬我:“你的工作效率越来越高了,至少提高了30%。继续加油,争取以后都能做到又快又好。”我暗自欢喜:我成功做好了时间管理!
没错,我学习了新的时间管理的方法,老师开篇是这样说的:“时间不是乳沟挤挤就有了,时间是手心里的水,你不重视它,它就会白白的溜走,你紧紧地攥着它,它还是会溜走。”是不是颠覆了你的认知?更有意思的是,他说:“要事不是重要的事,而是要做的事。”就是这样两句与众不同的言论,让我决定按照老师的方法践行。以下是具体的方法:
1、随手记。
你会不会有这样的情况?在路上走着走着突然想起来有一件事情要做,吃着饭的时候突然又想起来还有事情被遗漏了,就在心里想了一下:嗯,呆会去做,先吃饭!可是,当你吃完饭后压根就想不起来要去做,或者当我回到家怎么也想不起来路上说要做的事情是什么了。等到别人向你要结果的时候才猛然醒悟:哦,那天说的就是这件事情,可惜我没有做!我是经常会干这种事情的人,因此少不了被领导批。后来,不论在什么时候什么情况下,只要想起来要做的事情就随手记下来,有时候是手机自带的备忘录,或者是纸质笔记本,这样形成了待处理清单,我就不会忘记了。当我要处理事情的时候,从待处理清单上挑选而不是从我的脑海里,好记性不如烂笔头嘛。
2、72小时法则。
随手记也就意味着我的待处理清单上的事情很多,很杂乱,时间精力有限,真正能做的事情并没有那么多,我会问自己一个问题:这件事情今天会不会做?明天会不会做?72小时内会不会做?如果答案是YES就保留,NO就删除。或者如果这件事情我72小时之内不会做,但是很重要,我会把它们记录到另一份30天内的待处理清单。
3、状态优先法。
有了具体的待处理清单,是不是要开始行动了呢?当然,时间管理的最终目地不就是促进行动力吗?老师说的很对,人都有惰性,都喜欢舒服一点,越难的事情越不想做,要求越高的事情越害怕做,而这一类事情往往都是很重要的,不得不做。我经过一周的实践发现如果真的能根据自己的生活习惯以及精神状态来安排事情的先后顺序的话,效率要高出不少。
比如,跑步这件事情如果安排在早上起床之后,我很难坚持,因为早上实在是不想早起,但如果安排在晚饭后我已经坚持了14天了,因为晚上跑步让我睡眠更好。再比如上午写方案而不是下午2-3点写,因为上午的精神更集中,2-3点带些困意的时候更适合走动走动,完成与其他部门的沟通协调之类的工作。
学习了以上3点时间管理方法之后,每天晚上提前安排第二天的工作与生活内容,比如昨天我是这样做的:
随身带着小笔记本,想到什么事情当下立即写下来:
1、回复客户古先生的邮件;2、交文案;3、发邮件给丁小姐报价;4、与闺蜜逛街买龚同学的生日礼物;5、给妈妈打电话;6、查收快递;7、帮小主打印复习试卷;8、提醒员工购买29元意外保险;9、导出后台数据;10、处理后台留言;11、......
根据以上记录的事情,写文案这件事情费时较多,对精力的要求比较高,我选择在上午的时间集中完成上交,期间Lucy又抱着一堆文件要来加塞,我对她说:“很抱歉Lucy,我正集中精力写文案,恐怕没有时间帮你处理,或者你可以等到我有空闲的时候。”Lucy转身就走了,文件也并没有放下来,毕竟我并不是她的下属。
文案通过之后,我的心情很愉悦,做什么事情都轻松,回复邮件,发报价单,查快递,打印复习试卷等小事情很快就完成了,在OA上提醒员工们记得购买29元重疾险之后,我一边喝着咖啡一边给妈妈打了电话,下午6点我准时打卡下班与闺蜜逛街购物吃东西,真的是好久都没有这样轻松愉快的业余时间了。
就这样,我的工作效率提高了30%,我将坚持对自己的时间做最好的管理。其实,时间管理这件事情一定要顺应人性才可能坚持。一味的靠决心+毅力的效果很难坚持长久。
希望我的分享能够给你一点启发,点赞的你一定是确认过眼神是我最爱的人!谢谢!
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