Excel恐怖故事

关于Excel的恐怖故事，不知道你听说过几个。

其中有一个来自于大众所熟知的柯达公司。这家著名的企业在2005年的时候曾遭遇股价大跌，一大原因在于他们发布了含有错误的财报。其中，最让人惊讶的错误是柯达发言人表示，在一个错误的电子表格里他们追查到了一笔高达1100万美元的遣散费。而这笔费用是因为一名雇员错误地在表格里填了很多零造成的。

在这个错误背后，当时已经严重亏损的柯达又在当年削减了15,000个工作岗位。

而除了柯达，JPMorgan、房利美等知名企业都在excel上翻过车。

不可否认Excel是个很棒的工具，但如果人们无法很好地使用它，它也会制造出惊人的恐怖故事。

如何能避免恐怖故事的产生？对此，日本Excel业务改善咨询师吉田拳表示，人们该学会改善Excel操作。

当人们在使用Excel时把多余的步骤省去，自然能够做到不出错，确保准确。

在吉田拳所著的《Excel教科书》中，他列举了很多在5分钟内就能学会并实践的excel改善技巧。除了上篇提到的基础操作、必备函数和快捷键，还有3处可以进一步帮助我们避免产生Excel恐怖故事的地方。

1，注意单元格和编辑栏的不同

这是人们通常容易忽略的地方，我刚刚也在这里犯过一个错。在日常使用Excel过程中，你或许只关注了单元格里面显示的情况，而忽略了上方的编辑栏。

但很多时候，单元格里显示的数值带有一些默认的设置。

譬如在我犯的错里面，我收到的Excel表里单元格只显示小数点后两位，而实际上被选中的单元格在编辑栏里显示了全部的小数点位数。

而除了隐藏小数点，单元格还可以隐藏很多东西。

吉田拳在《Excel教科书》中就指出，在计算累计时间的时候，结果本应是45小时，但表格却显示21:00，这是因为Excel默认时间数据范围在0:00-23:59，总计时间超过24小时，就会显示重回到0:00，但编辑栏的计算结果仍是45小时，只是单元格不显示。而想要单元格显示正确时长，则需要按以下步骤进行设置：在数据选项卡里选择——自定义——类型——然后输入： [h]:mm。

当然，单元格在隐藏信息的同时，你反过来也可以设置单元格，让你的表单更可读。譬如在输入金额的单元格里，将单元格设置成千分位模式，这样原本1000000的数值在单元格内就会显示成1000，单位为千。不过要注意的是，当设置成了千分位模式时，并不意味着你在单元格输入时可以直接输入1000。

2，学会正确建立数据和制作表格

有些时候你之所以会犯错，是因为一开始你就用错了方式，导致后续要更多步骤来弥补和改善。

例如，在Excel里输入日期时，如果你用的是20100103 这样的输入方式，吉田拳会告诉你，这实际上是数值，不是日期数值，因此不能进行日期的计算。

而你要想进行日期计算，不得不多做一步，用=date(2010,01,03)函数将20100103转换成2010/01/03。

再比如，如果你在单元格里没有保持一致的半角输入法，很多时候在后期的分析计算里也会出现错误。但事实上，你可以事先设置好这列单元格在输入时自动变为半角输入，来避免这些错误。

“极端地说，在工作中使用Excel具体要做的事情就是制作表格”。吉田拳在《Excel教科书》中指出，而为了后续能更好地利用这些表格进行分析，在一开始就必须注意设定的项目要尽可能有效和细致。

3，掌握分析数据的原理

当你避免了一些因为“粗心”和“随意”而犯的错误后，剩下的是要避免在分析方法上犯错。

而吉田拳认为，只有做对了这步，才能算在工作中真正熟练应用了Excel。也只有做好了这步，在组织生活中或者说在职场上，你才可以凭借Excel作为武器获得好的评价。

因为通过掌握分析数据的原理，并借此创造出前所未有的新事物、新结论，或者凭此制造出改善自己或者他人工作的结构，才让整件事情有了价值。

那么关于数据分析有什么重要的原理？

吉田拳在《Excel教科书》中指出，“所谓数据分析的基础就是分类和比较。”

譬如，把一堆原始数据清理好了后，按地域分类、按年龄分类、按性别分类、按行业分类，然后和去年同期比较、和上一季度比较等等。

此外，吉田拳还特意给出了在商务工作分析的三个基础指标，我觉得非常实用，特此摘录了下来：

商务工作中3个基础指标:
同比率（与去年相比是增加还是减少）
预算与实绩相比（是否达到目标）
构成的比率（每项达到多少）

在《Excel教科书》中吉田拳还给出了更系统和详细的介绍，每一项都十分实用，毕竟他写书的愿景就是希望更多的员工能够因此工作的更轻松，更多的公司能够因此获得更好的改变。