在美国、德国的工作经历中需要和德国人、美国人、法国人、日本人、巴西人、墨西哥人、韩国人、中国人、俄罗斯人等各种颜色的人写过英文德文中文的邮件，一个每天都会收发邮件的人写出来的邮件，起码有以下几点是一致的。
1. 称呼
美国人的称呼比较正式的是 "Dear Mr. Brown"，德国人写的英文邮件也会倾向于用这样的开头，相比德国人自己惯用的“非常尊敬的xx先生”其实已经随意很多。这个相对正式的称呼可以用在 给不认识的，比自己地位更高的人。
更多用的称呼是“Dear Jack，”这样的直呼名字的用法，可以用在除了表示尊重意外的大多数场场合。
一般除了第一次邮件，或者是公司内部，收到同事的邮件大多是用“Hi Jack”，或者是我的上司直接以名字“Jack,"开头。
2. 问候/感谢
邮件在称呼结束以后，一般不管是你发出的邮件还是收到要回复的邮件，都不要直接进入下一句。对于发出的邮件，称呼后的是问候。
问候可以用简单的“How are you doing"。使用”How are you"也是可以的，但是感觉使用的人越来越少，而且使用“How are you doing”会显得更向本地人。
一个非常喜欢问候语的德国同事经常会有各种各样的“I hope you all had a great weekend/holiday"类似的问候语，非常适用于德国这种大家经常合作，但是又不熟悉的情景。
如果是需要回复的邮件，称呼后在一定是感谢。 感谢可以是一句简单的Thank you，或者是
• 如果是别人很快给了你需要的文件/确认/回答，Thanks for the documents/ your confirmation，或者是Thanks for the quick /prompt reply
• 如果是别人帮助了你的工作，或者是回复下级， Thanks for your help.
• 如果没有特别的也可以直接 Thanks for your email.
• 总之就是Thanks/ Thank you for 上一封邮件的事情
如果是没有及时回复，可以再加上。Sorry for the late reply, I was not in the office yesterday. (这里也不一定有原因，但是加上无论是真是假的原因都会让对方觉得更真诚）
3. 正文条理
正文最重要的事情不是用多少高端的词汇，或者多好的句子，而是如何把事情写清楚。这虽然是一个很大的题目，不过只要做到两点就成功了90%。
• 分段说明不同的事情。
比如首先确认了对方的事情，在开始说下一次的事情的时候，一定分段
• 明确责任和行为。
信息类的邮件不需要特别注意，但是如果需要对方的行为（确认，提交信息，确定下一次开会，deadline等），一定要明确强调
比如另起一段 Could you please confirm xxxx / Could you please send me xxx / Could we have the follow-up meeting on xxx ，然后在重点内容加粗。
当邮件收件人是很多的时候，在每一条后边加上名字 （B. Jack),(David)，或者是多方合作的时候加上组织的名字，并且用不同颜色区分。如果比较重要的事情，有需求确认每个人都明白自己的任务，可以加上"That would be good if everybody can send me a confirmation regarding the responsible tasks"等。
4. 结尾，问候以及签名档
最后一点就是结尾问候以及签名档，看似不重要，但确实显示是否专业的时候了。
结尾可以是比较经典的“Looking forward to hearing from you" 也可以是我德国人经常喜欢说的“Have a nice evening/day/weekend/holiday"。
签名档，一个职业的签名档应该包含的信息有：问候，名字，职位/部门，联系方式
附送一个比如比如部门大领导的签名档
Mit freundlichen Grüßen / Best regards / Bien cordialement
Wolfgang XXXX
Director Opel / Vauxhall Facilities
Opel Automobile GmbH / Bahnhofsplatz 1 / IPC 42-78 / D-65423 Rüsselsheim
Tel.: +49 (0) 6142xxxxxx / mobil: +49 (0) 171 xxxxxxx / Fax: +49 (0) 142 xxxxxx
完成这4步，领导必定刮目相看。升值加薪指日可待。
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