八分钟让你学会管理个人知识库
知识库的范围很广，包括你所见所闻所学所感而形成的一切内容；个人知识库就是专属你一个人的知识存储空间。我们获取到的内容都会以各种形式比如文字、图片、视频等存储在我们特定设置的空间范围内，你可以放在你的笔记本上面、手机里面、电脑里面、甚至间接地放在别人的头脑里面，当我们需要使用的时候可以直接或间接的拿出来为我所用。同样的，管理个人知识库即保存知识，也是我们在进行知识管理过程中的重要内容，合理有效的对知识进行整理保存，会很大程度上提高你的工作效率，提高工作能力。
前提思维：知识“断舍离”
每个人都有自己的知识库，可以是你的手机、电脑和云端网盘等，可能你并没有发觉，看到一篇好的文章并且收藏、为了发一次朋友圈搜索的配图、甚至像现在我为了写这一段内容搜索的“断舍离”三个字等等，这些都是在给自己的知识库填砖加瓦，不错，你的知识库看上去可能很充实了，但是我们所说的管理，就是要丢弃那些没用而且还占用我们空间的东西。现在提倡一切轻量化，要学着给自己减负。所以在开始对自己的知识库进行管理之前，辨别一下我们现存的知识空间，哪些是对自己有用的内容，哪些是用处不大的，哪些是根本没用的，分别打上标签，清理你手机、电脑、笔记本上没用的存储。同时在进行知识搜集的时候也要进行评估，不要将所有内容一股脑全部放进去，有取舍才有效果。学会了知识断舍离的思想，才能让你的知识库管理过程更加便捷高效。
本文脉络图
对个人知识库的管理整体上可以分为两部分，第一直接管理，即对我们现在接触的知识存储空间：手机、电脑和云端进行直接管理，其中包含了文件夹设置、文件名设置、知识存储方式等；第二就是间接管理，可以理解为我们通过一个或一种媒介获得我们的知识，这个媒介可以是人，可以是一次讲座，可以是一次与别人的交流分享。这其中还会介绍一些比较实用的软件，有助于我们进行知识保存。
直接管理个人知识库
1. 文件分类并对应好名字。当你的手机电脑和云端保存了较多的文件时，为了能够快速提取并使用就需要对文件进行分类，当然这个分类可以根据你的个人情况进行，没有固定的模板，一般情况来说文件夹不宜超过三层，即“母文件夹-子文件夹-子子文件夹”，否则你的文件夹打开的概率就会很低。同类母文件夹尽量包含你所有的存储内容，这也是方便你的查找。用我的文件夹举例子，因为个人喜欢常用文件放在桌面上，所以母文件夹“不一先生”放在电脑桌面，然后打开依次是“个人品牌-洪荒时代-企划斜杠-学以致用”，然后每个里面再进行划分。可能你并不理解我的文件夹名字是什么意思，但是仅仅在桌面，一是容易找到，二是个人理解可以快速使用，这样就足够了，毕竟我们的生活总需要一些个性化元素。
个人文件夹示例
文件名也是很重要的一点，可以让你很长时间后快速找到，这也是文件命名的原则。一般来说工作文件和个人文件的命名方式还是要有所区分的。但是总体上文件名里应该包含文件的内容标签、日期和备注等信息。田志刚老师在《你的知识需要管理》一书中分享了某家公司的命名规则：
文档命名：公司简称-维度-文档名-日期-版本号
如“KMC-咨询-质量控制-20090318-1.5”
项目命名：年-项目号-客户名-项目名-日期-版本号
如“2009-006-上海世博会组委会-国外市场拓展项目媒体组织-20090416-1.0”
以上是对工作文件的命名，如果你所在公司有自己的命名原则那最好，如果没有就可以尝试用这个分类进行。那么针对个人文件命名，也可以参照下面两个示例进行：
个人撰写文件：日期-文档名-服务对象-标签
如“20170118-五分钟学会管理个人知识库-简书-知识管理“
网络保存文件：标题-作者-标签-日期-文档格式
如“你的知识需要管理-田志刚-知识管理-20170116-TXT“
文件命名是一项比较基础的工作，简单但不容易坚持，如果长期坚持下去就可以明显提高工作效率。
2.快速进行文件搜索。文件已经保存好了并且设置了相应的文件命名，想要使用的时候能够快速找到也是很重要的。文件较少可以直接翻页查找，但是如果文件较多的时候就要借助搜索软件，可以使用电脑上面的搜索功能或者也可以使用现在许多桌面管理软件带有的文件搜索功能，这个根据个人习惯进行选择，不过网络软件还是搜索过程会稍微快一些比如Google桌面搜索等。这里面要注意的是在搜索的时候，你可以直接按照我们之前设置好的标签进行关键词搜索，但是如果标签下文件较多，就需要再次精确关键词，可以使用你的文件名中你记得住的任何一个，两个关键词中间用空格隔开，比如“知识管理 保存知识”，这样就会更加精确，而且也可以节省时间。
文件分类存放-图片来源于网络
3.纸质端文件分类存放。对于纸质文件（包含书和笔记本）的管理更需要下功夫，因为纸质文件不像电子文件不出意外会永久存储，可能稍不留神就会不知道自己放在什么地方了，辛苦保存的知识内容就没有了。下面三个方法帮助你轻松解决难题：
设置一个“待办事项”存储空间。在你的书桌抽屉可以单独形成一个“待办事项“空间，把需要近期处理的文件全部放进去，完成一项工作之后就从中移除，如果能够保证你的“待办事项”空间一直是空的，那你就很棒了。移除的文件放在一个固定的地方使用便利贴尽心分类存放。但是如果文件越来越多怎么办呢？这就是文章开始说的要有“断舍离”的思想，还有一个方法就是接下来要介绍的。
待办事项-图片来源于网络
转换成电子文件进行保存。可以将需要长期保存的纸质文件转换成电子文件进行保存，当然这个也是有局限性的，适合篇幅较少的文件，如果很多页数的文件转换起来就比较耗费时间或者成本。那么话说回来，如何转换呢？可以进行文件扫描这是针对文件内容稍多的，如果内容较少的推荐可以使用APP印象笔记或者扫描全能王，可以转化成照片或者扫描PDF文档，这样就很方便了。
巧用“便利贴”。刚刚也提到了使用便利贴进行分类存放纸质文档，其实便利贴在我们保存知识的时候还可以有很多用处。在我们读书或者阅览文件时候，完全可以把自己的想法写在便利贴上面，然后打上标签，贴在书中对应页码，这样可以方便我们后续对知识内容的巩固和创新理解。
4.云端碎片知识管理。网络上的碎片化知识也是值得学习借鉴并且需要管理的，这部分知识内容如果要获取，比较简洁的办法一般是借助手机APP和浏览器插件，及时抓取看到的内容。这里还是推荐使用印象笔记，并不是打广告，我相信用过这个APP的人都会觉得好用。既可以日常记录，而且记录形式很多包括文字、图片、音频，还可以设置提醒，最重要的是还有对应的浏览器插件，可以把浏览网页的内容收藏或截图同步保存到你的手机端，很便捷实用。也还有百度搜藏、网盘等，选择最适合自己使用的才是最好的。
间接管理个人知识库
上文中我们已经提到对知识库的间接管理，其实就是通过一种媒介获取知识，通过管理这种媒介进而管理我们的知识内容，那么无论你是通过人际关系、课程讲座或是交流分享的媒介，我们最重要的就是对人的管理，只有合理管理可以为自己传道授业解惑的人，才可以丰富自己的知识库。当然，这是在知识管理的方面进行讨论方法，但是不能把他人作为一种管理的工具。每个人都有值得学习的优点，无论你们之间是什么关系，总会有一种“师生关系”。
1.你的老师是谁？每个人都可以作为一个老师，但每个人也都是一个学生。如果你正在学习一项专业知识，那么就需要关注该领域的前辈；如果你正在工作，那么你就需要关注所在公司甚至同行公司可以学习借鉴的人；如果你正在创业，那么各方人脉都需要进行维护。总之，可以帮助你成长的人都可以作为你的老师，划入你的知识库范围。
2.关注什么信息？关注一个人就需要全面区了解，这包括个人基本信息、个人背景、近期动态三个方面。
基本信息：姓名、联系方式、工作单位、部门职位、即时通讯工具等；
个人背景：学历、专业、家乡、爱好、家庭情况等；
近期动态：正在研究什么项目内容、最近心情、写过什么等。
基本信息-个人背景-近期动态.jpg
如果你能够尽可能多的掌握这些信息，那么你在与人交流的时候就会明显提高效率，帮助你掌握之前缺乏的知识内容。
3.如何关注？首先你要确定你需要关注的人，如果就是和自己的人际圈有间接联系的人，可以主动自己结识或通过他人介绍认识；如果是距离自己很遥远的人，可以通过你第一次获取到他的信息的渠道进行认识，观察是否有社交通讯账号可以使用进行网络交流，然后再有机会进行当面交流。比如我如果想要学习知识管理，那么我要找到这个领域的大咖，看他的文章、看他的书、学习他的课程，而且有机会进行线下讲座学习，抓住机会留下联系方式方便后期沟通，关注后期要进行关系维护，比如虚心请教、他人有所成果时候给的赞美、节日的祝福等。同时要懂得付出，只有输入和输出是对等的才可以获得别人的信任。
4.工具介绍。关注他人可以通过我们常用的即时通讯软件、手机通讯录、邮箱通讯录以及一些手机APP如名片存储软件等。
对于个人知识库的管理，直接管理和间接管理同样重要。需要大家形成一套适合自己的知识库管理体系，丰富知识储备，提高工作效率。
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