错账查找与更正错账查找方法

一、错账查找方法

在记账过程中，会发生各种各样的差错，如重记、漏记、错记、错位、串户、倒码、借贷方向记反等，从而影响会计信息的准确性，因此应及时找出差错，并予以更正。错账查找方法主要有两类，如下所示。

全面检查法：正查法、逆查法

个别检查法：除二法、除九法、差数法、尾数法

（一）全面检查法

全面检查法是对一定时期内的账目逐笔核对的方法，其按照查找的顺序与记账程序的方向是否相同，又可分为顺查法和逆查法。

1．正查法

正查法是指按照记账的顺序，从原始凭证到记账凭证，再到账簿顺次查找的方法。正查法按照记账的先后顺序查找，有利于全面检查账簿记录的正确性，但查找的工作量大，适用于错账较多、难以确定查找方向与重点范围的情况。

2．逆查法

逆查法是指与记账顺序相反，从错账的位置开始，逆向查找错误原因的方法。这种方法能减少查找的工作量，在实际工作中使用较多。

（二）个别检查法

个别检查法是针对错误的数字抽查账目的方法，包括除二法、除九法、差数法、尾数法等具体方法。

1．除二法

除二法是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错记入贷方（或相反）时。出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即为反向的金额。如非此类错误，则应另寻差错的原因。

例如，应记入"库存商品﹣- A 产品"账户借方的2001元误记入贷方，则该明细账户的期末余额将小于其总分类账户期末余额4002元，被2除的商2001元即为借贷方向反向的金额。同理，如果借方金额大于贷方800元，则应查找有无400元的贷方金额误记入借方。

2．除九法

除九法是指以差数除以9来查找错账的方法，适用于以下三种情况：

(1）将数字写小

例如，将500误记成是50，错误金额是正确金额的1/10。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为写错的金额。上例中差数为450（即500-50)，除以9后，商为50，即为错误的金额，商乘10即为正确的金额。

(2）将数字写大

例如，500误记成5000，错误金额是正确金额的10倍。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为正确的金额。上例中差数为4500（即5000-500)，除以9后，商为500,即为正确的数字，将商500乘10后得5000，即为错误的数字。

(3）邻数倒置

如果记账时，出现将相邻两位数顺序颠倒的错误，如将81误记为18或将18误记为81，两个数字颠倒后，个位数变成了十位数，十位数变成了个位数，这就造成了差额为9的倍数。如果前大后小颠倒成前小后大，正确数与错误数的差就是一个正数，这个差除以9所得商的有效数字便是相邻颠倒两数的差值。例如，将81错记为18，差63除以9的商数为7,这就是相邻颠倒两数的差值（8-1)。如果前小后大颠倒成前大后小，正确数与错误数的差则是一个负数，这个差除以9所得商数的有效数字就是相邻颠倒两数的差值。例如，将18错误记为81，差﹣63除以9的商为﹣7，这就是相邻颠倒两数的差值（1-8)。我们可以根据这些数字逐个尝试寻找出现记账差错的数据源头。在电子账务处理下，由于系统中设有借方贷方金额校验的功能，故此方法只有在手工记错账的情况下才可能使用到。

3．差数法

差数法是指按照错账的差数查找错账的方法。这种方法主要用以查明是否有重记或漏记的情况。在记账过程中只登记了会计分录的借方或贷方，漏记了另一方，从而使得试算平衡中借方合计与贷方合计不等。对于这样的差错，可由会计人员通过回忆和相关金额的记账核对来查找。如果某一账户借方金额遗漏，会使该金额在贷方超出；如果某一账户贷方金额遗漏，会使该金额在借方超出。

4．尾数法

尾数法是指对于发生的差错只查找末位数，以提高差错效率的方法。这种方法适用于借贷方金额其他位数都一致，而只有末位数出现差错的情况。

二、错账更正方法

《会计基础工作规范》第六十一条规定：账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按照规定的方法更正。常用的错账更正方法有划线更正法、红字冲销法、补充登记法。

划线更正法是指将原错误的记录用红线画销，并在其上方进行更正的方法。

（一）划线更正法

该方法适用于编制的记账凭证没有错误，而是在登记账簿时发生错误，导致账簿记录错误的情况，只在手工账的情况下使用。

红字冲销法

红字冲销法又称红字更正法、赤字冲销法，是指用红字冲销或冲减原有的错误，予以更正或调整记账错误的方法。当出现以下两种情况之一时，可采用红字冲销法：

(1）记账后发现原记账凭证上会计科目名称写错或应借、应贷的方向记错而造成账簿记录错误。

更正方法：用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏内注明"注销某月某日某号凭证"，并据以红字登记入账，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，注明"订正某月某日某号凭证"字样，并据以用蓝字登记人账。

【例7-1】北京鸿铄新材料有限公司生产车间领用原材料一批，价值1500元，用于该车间的一般消耗。填制记账凭证时，误将借方科目写成"生产成本"并已登记入账。

原错误记账凭证为：

借：生产成本  1500

贷：原材料  1500

发现错误后，用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并记账冲销。借：生产成本  1500

贷：原材料  1500

再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以登记入账。

借：制造费用  1500

贷：原材料  1500

(2）记账后发现原记账凭证上会计科目、借贷方向正确，只是所记的金额大于经济业务的实际金额，造成账簿记录中金额错误。

更正方法：按多记的金额用红字填写一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，并据以登记入账。

【例7-2】北京鸿铄新材料有限公司接受投资者投入资本10000元，已存入银行存款。在填制记账凭证时误将金额记成了100000元，并据以登记入账。

原错误记账凭证为：

借：银行存款  100000

贷：实收资本  100000

发现错误后，将多记的90000元用红字填制一张与原错误记账凭证中的应借、应贷会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账。

借：银行存款 90000

贷：实收资本 90000

（三）补充登记法

补充登记法是指原记账凭证上会计科目、借贷方向正确，只是所记的金额小于经济业务的实际金额，造成账簿记录中金额错误。

更正方法：按少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证会计科目完全相同的记账凭证，在摘要栏内写明"补记某月某日某号凭证少记金额"，以补充少记金额，并登记人账。

【例7-3】假设北京鸿铄新材料有限公司接受投资者投入资本10000元，在填制记账凭证时误将金额记成了1000元，并据以登记入账。

该笔业务只需用补充登记法填制一张记账凭证，将少记的金额9000元补足即可。

借：银行存款  9000

贷：实收资本  9000

总之，在发生错账时，应根据不同的出错方式选择适用的更正方法。