前期准备工作不足:
1.进行了分组安排,但是未实现模块化,在安排工作的时候,还是有想当然的成分。造成小组责任互有牵扯,互有牵制,在细节追责时,往往归责到承担最多的人身上。
2.在事先预演上集团内部未进行统一,也未对其他内勤部门进行动员安排,筹备会议只有综管部一部门参与,造成现场人手偏紧。
3.事前预演不充分,没有做到全流程推演模拟,造成颁奖环节,略显节奏仓促,礼仪与颁奖人员上台节奏脱节。
4.对参会领导通知,要充分考虑各控股公司性质,人际关系。对重要领导,要在参会前2周进行预告知,在参会前3天进行电话核对行程安排。
5.对红包等贵重物品,应委托财务部相应人员保管,而不能由后台主控代管或主持人等流程管控人员代管,在颁奖、就餐移交时,应再次确认个数复核。
6.对公司知识竞赛的答案,并未进行多方面复核,造成部分相关联单位对答案有异议,或者基于信息披露的问题对选为知识竞赛题集团范围内告知有顾虑。
7.对摄影人员,未对整个会议流程进行细节要求,导致摄影照片未有签到板全貌照片、主持人特写照片,部分领导致辞特写抓怕不理想等问题。
8.与酒店人员会场衔接细节,共享会议议程和各会议阶段目标,做到所有细节都提前做好,杜绝如水果摆盘滞后造成,晚间留守人员加班问题。
现场细节不足:
1.由于未做到全程推演模拟,并未发现笔记本强制进入睡眠状态情况,因此影响到会议开始期年会屏幕的连贯性。
2.在颁奖流程中,颁奖礼仪应注意自己的奖杯姓名,在颁奖人员队列错误的时候,通过自身调整,保证颁奖过程流畅。
3.在席间,领导送红包环节,应及时针对专家所座主桌整理出相应红包,避免同席人员部分有红包,部分未有,造成领导间尴尬气氛。
4.签到板签字笔应与会议主题的字体颜色匹配,笔应选用最粗的规格,保证效果;签到板引领工作人员未做到按批次无间断引领,造成部分参会人员到场时短时间无人引领的情况
年会完成闪光点:
1.时间控制较好,在既定时间完成所有会议流程
2.会场转换较好:大厅(签到)——会议厅——大厅(照相)——餐厅(问答)就餐,一气呵成,没有任何停滞等候情况
3.会后各控股公司领导,优秀员工等参会人员,反馈好。时间有节、内容新颖、就餐有趣。
明年改进目标:
1.重要事情说三遍:预演全流程!预演全流程!预演全流程!
2.后台要监控对屏幕进行双控制,使得后台管控人员,除了音乐、灯光控制外,还可参与到屏幕管理上来,避免主持人对黑天鹅事件的应急滞后问题。
其他心得:
参加股份公司组织的年会,附录有停车区位,导航地图和会务酒店地图,以及桌次平面图,可以与下次场地安排时做参考。
昨天,刚忙完年会,就面临交007的作业,没有什么可写。就写写最近完成的年会复盘吧,希望明年自己能做的更好。
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