做ERP实施,系统上线阶段是最累的,当然很大程度上只是体力。可以想象一下,把一套一片空白的系统打造成为符合客户业务需求的体系,既要涵盖企业的各个方面的业务信息和相关要素,又要使得整个企业管理和业务的流程得以在ERP系统中得以顺利的运行,这是一件多么浩大的工程。
ERP在财务管理上的的很重要的一个作用,就是要把企业的财务人员从原有的大量而繁琐的机械式劳动中解放出来,使其有更多的是时间和精力投入到财务分析和财务管理的任务中去。对于财务人员来说,他们往系统录入一张发票信息的时候,点击一个下拉按钮,就可以选择到所需要的那家供应商的名称,发票录入完成后,直接就可以看到系统自动生成的会计分录,运行一个小的程序,就可以瞬间看到自己所需要的财务报表、了解到即时的财务信息……这些看似简单而傻瓜的操作,实际上都是是要依靠着ERP实施的人员在前期做的各项准备打下的基础。
系统上线后,意味着企业中原先很多手工作业的或者依靠旧的系统来进行的工作,现在必须通过新的ERP系统的操作来完成,企业的人员在上线后接触到的系统,必须是可以马上投入使用的且是跟原先的业务数据成功对接的。这就要求我们做到大致几个方面:
第一,数据的收集和整理。所谓数据,就是企业的一切可以纳入ERP系统的能够被明确判断、定义或者度量的信息,包括静态数据和动态数据。静态数据通常是比较稳定的波动较小的数据,比如企业的供应商或者客户的名称,企业的员工的名单、职务职位,产品的名称,产品的构造情况,会计科目,固定资产清单等等等等,动态的数据包括比如库存量、会计科目的余额等等。
第二,系统的配置。就是按照调研的结果,结合系统功能和客户的需求,完成系统的设置工作,需要独立做二次开发的在系统上线前也必须予以完成,并且通过严格的系统测试。
第三,数据的导入。系统配置完毕以后,将整理好的数据信息全部导入到ERP系统当中,导入完毕之后,系统可以选告正式启用,此时已经完成新老数据的对接,企业已经可以开始通过新的系统进行工作。
系统上线之所以说累,在上述的三个方面都是有体现的。拿一家做ERP实施的钢铁企业作为例子。钢铁公司的业务的庞大和管理的复杂性我们是可以想象的,仅仅是在数据收集整理阶段,拿到手的数据就可以号称是天量,仅仅是员工的名字可能就已经是成千上万,更别的别的更多更复杂的业务数据,因此光是梳理这些庞大的数据就是一份考验人的体力活。这是其一。
第二就体现在系统设置方面,ERP系统是如此的庞大和复杂,涵盖企业的财务、业务、行政管理各个方面,要实现多个解决方案,那么在系统的配置和设置方面就要有具体的要求,一个细小的系统配置上的差错就可能导致上线的失败。比如一旦把“银行存款”这个科目的性质设置成为“负债类”,或者把成本的计算方法选择错误,对于系统来说都是属于不可逆的错误,会对ERP上线造成致命的打击,除了推倒重来,别无他法。
第三就是数据的导入阶段,天量的数据要录入到系统当中,是一件费时费力的差事,好在现在有了很多数据导入的工作,可以把在EXCLE中整理好的数据通过相关的软件导入到ERP系统中,当然也有些数据是无法通过其它配套软件的,那么只能通过人工的方式一条数据一条数据的录入到系统当中。
很多事情描述起来简单,但是一定形成了一定的数量,那么处理起来就不是那么轻松了。数据量越庞大,解决方案越复杂,系统上线耗费的时间也就越多,有时候出于对项目进度、项目成本以及客户方压力的考虑,就不得不通宵达旦的进行工作。在系统上线阶段,凌晨下班或者通宵达旦的工做是常有的事情,且这种状态一般会持续半个月以上,这对顾问来说无疑是一种体力和精神意志力的考验。我就听说过有一次给一家钢铁企业做实施的时候,在成本那一块的几万条数据上出现了错误,导致几个顾问几乎一个星期没有睡觉去弥补这个错误,用其中一个人的话说:“当时累得人都快死掉了。”
其实ERP这个行业某种意义上也是用命去换钱的行业,即便不是系统上线的阶段,也是很折腾人的,之前我的第一个项目做了将近一年,几乎都是晚上八点以后下班,那个项目据说已经算是公司里面比较轻松的项目了。当然,每个人都有自己的追求,如果你用于接受挑战,挑战高薪,挑战自己的智力与体力,那么做一个ERP顾问是一条可以考虑的路子。
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