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简单5步写出高段位邮件

简单5步写出高段位邮件

作者: 秦艳超 | 来源:发表于2018-10-14 20:37 被阅读126次
写出高段位邮件

       邮件写作是职场中写的最频繁,也是最受忽略的,而它的质量提升空间非常大。本文根据戴愫老师的《有效提升你的职场写作能力》并结合自己实际工作中近万封邮件所写的心得体会。
       一般邮件,可拆分为 标题、开头、正文、诉求、结尾5个方面,因此可以通过5步来写出高段位邮件,让你轻松战胜80%的同行。

1.标题要能“呼唤你”和“愉悦你”

       好的标题要达到呼唤你、愉悦你的效果。那么怎么做到呼唤你、愉悦你呢?
比如,下面这种有很多 “回复:回复:回复 xxxxx”的邮件标题,大家应该都发过,已经讨论很多轮的邮件,讨论话题有进一步的聚焦。收到邮件的人,看着那长长的的标题,估计都得先捋一下大家讨论到什么地步了,才敢往下回复。

《回复:回复:回复:回复:年会彩排注意事项》

不如改为:

《抽奖环节建议;回复:回复:回复:回复:年会彩排注意事项》

分号前后两个部分可以互换,不过根据现代阅读习惯,新话题放前面会更好。
再比如,如果标题是:

《10月13日会议纪要》

这种邮件,一般领导和参会人员忙的话,基本不会看的,不如改为:

《10月13日会议纪要及跟进事项,请于周三17:00 前回复》

再比如

《第1期博士课堂开课通知》

这种通知类标题,无法互换到对方。如果对方很忙,根本不会看邮件。
不如改为

《第1期博士课堂——云计算探讨》

这个标题更好,对方哪怕很忙,但如果他对这个话题感兴趣,他会仔细看邮件。

2.开头3句要有“温度”和“重点”

       发现一个很有趣的现象,平时说话很含蓄的我们,在写商务邮件的时候,却常常是单刀直入,同时还带有浓浓的机器语言风格。
       沟通是需要暖场的,不要让读者每次都觉得他在和一台机器沟通。尤其是那些今生和你只有邮件缘分,没有见面缘分的读者。
比如

qinyanchao
您好!
我想核实一下xxxx

很明显,前两行都是系统自动生成的。
以下是几个有温度有重点的开头

嘿,刚刚的发言很精彩!(这句话用在某次会议之后的邮件开头)
夏天的贵州很舒爽吧。(这句话用在对方刚刚度假回来)
我上周的年会受益匪浅,终于和你真人见面啦。(这句话用在参加完对方组织的年会后)

都是短短的一句话,然后第二、三句马上进入主题。

我给你发邮件,是想核实一下……

暖场的话就像礼物上的包装纸,没有也可以,但有的话会让让沟通更有温度。

3.正文格式用三个凡是呈现,内容提供所有必需信息

  • 凡是能分段的,就分段
    你的思考以段落为单位,没有逻辑是分不出段的,切忌一句话一段
  • 凡是能做小标题的,就做
    小标题就是路标,可以降低读者的阅读难度,同时防止读者思维脱轨。小标题最好做成人类语言中最有影响力、最具号召力的动宾短语。比如:

回顾先行条款
协商新条款
确定签署人

       如果你想显得很正式,那么遇到两个字的动词,可以只保留一个字,力透纸背,更有气势。比如:

调整结构改成调结构
夯实基础改成夯基础
振兴集镇改成兴集镇

  • 凡是能用清单图表的,就列
    一图胜千言,清单列表不仅容易阅读,还能帮助作者隐藏掉啰嗦的词。
    三个凡是不仅为文字创造出“留白”,读者的眼睛需要休息,给他喘口气;而且,把你结构化的思维,视觉化给读者看到,读者表示很满意。当读者能够轻松找到他想读的内容时,他更容易按照你写的去做。

4.诉求立场清晰,语气尊重

       接下来是诉求部分,高质量的诉求,立场是清晰的,语气是尊重的。
一共两个技巧

  • 把句子拉长
    对比一下:

第一种写法:请各位按时递交表格,过期不候
第二种写法:我期待在下午4点之前收到您的表格,尤其是王力和张三两位。如果您实在忙不过来,请提前告知我。我会在3:00-3:30时段电话您,给予协助。

第一种写法,立场不清楚,也无具体截止时间,语气还强硬。
第二种写法,时间点写的很清楚,还点名了两个重要人物,同时在措辞上,采取了读者乐于接受的语气。句子越短,越有力。如果是下行文,让下面的人无条件执行,那么可以用短句,比如“望参照执行”。如果是给同级的人写邮件,希望对方心甘情愿地配合你,请拉长句子,一句话甚至可以写成两句话。

  • 用问句把需求写出去

不写:“我周四下午需要和你约个电话会议”
而写:“请问周四下午你有时间做个电话会议吗?”

       温和而坚定地表达诉求是高自尊度人群的特定习惯。他们会把它看成一种理所当然的职场礼仪,并对粗暴的表达方式产生发自内心的排斥。

5.结尾积极开放

很多人邮件结尾是这样的

如果您有任何问题,请随时和我联系

       其实还有更好的写法。如果对方对你很重要,不是他找你,而是你找他。你应该在结尾处用心,让你积极主动的样子,被他看见。
比如:

我会每周和您更新这个项目的进程。周一我会和您联系,看看您是否有其他问题我可以协助解决
我期待能和您在电话里进一步讨论
欢迎您的建议
盼探讨。

请牢记,积极开放的结尾是好结尾,能引发读者真正的行动。

怎么样,是不是很简单,赶紧实践起来吧。

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