写一个总结,从时间角度来看,有年报、季报、周报、日报。从公司角度,有团队、有小组、也有个人。
工作总结不外乎两个目的,对内说是个人以往工作的一个回顾,对外说是领导和组织有一个交代。
从个人成长角度来说,工作总结不仅仅是总结工作,总结是持续改进,不断提高工作能力为最终目标。同时,领导要评估,他更关注你最终实现的业绩;组织也要考核,看你付出时间,精力,甚至付出金钱之后的成果产出。
所以,工作总结不仅要展现出你做了什么,更要展示出你做了什么以后获得了什么成果。
在工作中干活越多,越勤奋,并不一定能得到同事的认可和领导的赏识,低水平勤奋,一味埋头做事,用战术上的勤奋来掩盖战略上的懒惰,而忽略了抬头看路,最终只会事倍功半。
既然写总结这么的重要,那么如何写一个好的总结呢?总共分四步:
①成果分类,给自己加分的关键成果,进行分类,一一罗列出来。
②排序整理,让工作总结清晰、条理、一目了然。
③概括总结,把自己的工作业绩,写出一定的高度。
④设计标题,设计吸引人,更说服力的标题,让人愿意去听,酒香也怕巷子深。
第一,成果分类的原则是以终为始,以目的为导向,做事要紧盯目标。
把自己工作过程流过的汗水,呈现的成果,用文字这种方式,总结聚焦,重点突出,做到简洁,有条理,清晰明确的向领导和他人展示出来。
人的大脑有自动将某些共同特点的事物进行归类的组织能力,不过,一次接受信息的量是有限的,这个极限一般控制在7±2或5±2之间,超出这个范围,接受的信息就会溢出而主动忽略,除此之外,我们还有个更简单的说法,就是重要的事情说三遍,把信息分为主要的三点,或者是把一个观点重复三遍,更有利于对方记住。
总结的表达还有一个框架问题,结构化的框架分为开放式和封闭式两种。
开放式的结构, 首推麦肯锡的金字塔原理,用的是 MECE原则,相互独立,完全穷尽,这对个人总结发挥有很好的宽松范围。
不过得大多数职场人士来说,根据专业特点,行业里面有已经有固定的框架。这种封闭式固定框架,更利于总结成果的输出,其中著名的有销售的4P原则,Swot矩阵,紧急重要性矩阵,意愿,能力矩阵,以及5 w1 h等等,在写总结时,套用成熟的框架,更利于总结质量的提高。
第二顺序的原则,有三个,第一个是时间的顺序,比如分为第一,第二,第三等等。第二是结构顺序,这个可以按空间实物从上而下,从里到外,从前到后排列,如果是虚拟的,则结构有大于顺序。第三是重要性顺序,这个依据领导关心的问题而组织轻重缓急论题,如果是写给自己的总结,也可以按照自己心目中的轻重排列。
第三概括总结,写出新的高度。
经过上面的成果分类和排序,下面做的就是寻找要素之间的共性,得出结论,步骤有三个;列出要点、寻找共性、得出结论。
在这里要注意两点,具体的结论取决于你的目标,没有结论的数据是没有意义的,如果不好下结论,需要等领拍板,也是一种结论。
第四步是设计一个标题,也是最后一步,标准就是简单明了,利益相关,准确客观。
读千遍不如静下心来好好的写一遍,如果想写这篇好的总结,还是要落实到具体的场景中,在真正的在写的过程中,逐步的精进自己的能力。按照上述的原则,把自己置于不同的场景,用换位思考方式,从不同的角度来写一写。
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得到李忠秋:怎样写好一份工作总结。
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