时间管理

——职场打工人的必备职业软技能

时间管理的三个认识误区：

误区一：时间管理，就是制定完美时间表

提到时间管理，第一反应就是安排时间表，把一天的时间安排完整

【时间决策】：在每个时间点选择做什么事情
【时间观】：对过去、现在、未来的看法

现实是，我们对时间的认知并不完善，无法更客观的、辩证的看待时间价值

误区二：时间管理，就是提升工作效率

大多数时间管理的方法都在强调怎么提升工作效率，让单位时间有更多产出

• 对于脑力劳动者，工作不是重复劳动，那么很多时间无法保持高效，因为思考讲究状态；即使是同样的问题，在不同的时间段，思考的产出也不同
• 没有经过总结和思考的回报，难以得到认可
• 时间管理的本质并不只是关于效率，而是关于价值

对于解决效率问题，在之前应该去记录时间开销找到自己的时间规律、并分析有更大价值产出的任务，最后再为不同的任务安排合适的时间

误区三： 时间管理做好了，就能同时处理多任务

“多任务处理”能力只是一种错觉，一心多用是个伪命题

• 需要专注思考解决的工作，一心多用的方式就会把时间消耗在切换任务上，降低效率，事倍功半
• “契可尼效应”：人们会对那些还没有完成的事物，有一种想把它完成的冲动，否则就会一直想到它。所以，如果头脑里同时还有其他未完成的事情，就会抢占正在运行的大脑资源

处理多任务更合适的方式是借助可靠的外部系统，不是占据和使用自己的大脑容量，而是将大脑中的想法、任务都记录下来，从而释放大脑宽带

什么是时间观

津巴多时间观

津巴多时间观是菲利普·津巴多心理学教授总结的一个时间观概念，他把时间从过去、现在、未来三个维度将时间分为了以下六个视角：

# 过去

【1】【消极过去时间观】：

总是回忆人生中的负面经历，并沉浸其中无法自拔。容易焦虑、抑郁、缺乏幸福感、自杀率高

【2】 【积极过去时间观】：

善于从过去的经历中吸取养分，但会过于沉溺积极的过去，忽略当下，失去眼前的机会

# 现在

【3】 【宿命主义当下时间观】：

认为命运由不得自己，态度消极。容易出现攻击性、焦虑和压抑，自控力和自信相对较低

【4】 【享乐主义当下时间观】：

喜欢追求新奇和刺激的事物，享受当下，幸福感高；但自控能力较差

# 未来

【5】 【未来导向时间观】：

善于规划，为了达成未来的目标愿意放弃当下的娱乐，容易获取成就；但幸福感低

【6】 【超未来时间观】：

坚信会有来世，可能会做出极端行为

• 对时间观有不同倾向的人，无论是言语、行为、决策都会是完全不同的
• 我们会在多个时间观上都有倾向，它们是相互影响的
• 每个人都不是属于某种特定时间观类型，只是每个人对着六种的时间观有不同程度的倾向而已

津巴多时间观，鼓励人们使用平衡的时间观：

• 较强的-积极的过去时间观：能帮助从过去经历中总结出可以指导未来的经验
• 适当的-享乐主义的现在时间观、未来导向时间观：当下享乐主义时间观能更好地帮助专注当下的任务、更好地体验到当下的幸福、可以让你保持好奇心去探索未知的领域；未来导向时间观，能帮你为将来的幸福做准备，并且拥有战胜困难的信心
• 较弱的-消极的过去时间观、宿命主义的现在时间观：消极的过去时间观和宿命主义的现在时间观容易带来更多负面影响，难以完全摒弃，需要尽量减弱
• （超未来时间观——受宗教影响）

时间观背后的意义：

了解时间观之后，一方面能够改变和调整自己，另一方面还能改变别人

# 改变自己

执行计划：

• 如果更关注未来，可将未来的目标具象化描绘或记录下来，寻找一个榜样人物
• 如果更关注当下，可用眼前更直接的事物让自己产生强烈的感受，记录进步点，从小处逐步积累成就感

安排工作计划：

• 如果关注未来，可罗列当前任务背后的意义、长期价值、对自己未来的影响
• 如果关注当下，可把手头上要完成的任务设置成一个个关卡，让自己能一直获得新鲜刺激感

# 改变他人

说服他人：

• 如果对方更关注当下，强调现在产生的危害，减弱当下的乐趣

激励他人：

• 如果对方更关注未来，告诉对方这件事可以帮助他积累经验、提升能力，或将来有更多升职机会
• 如果对方更关注当下，强调这事可得到老板的认可夸奖，或是绩效高分等即时反馈

时间观的三种应用场景

场景一：调整过去的时间观

人们对过去的时间观通常抱有两种不同的态度：
过去的经历决定了当下和未来很多事情的发展—原生家庭决定命运 vs 过去只是人生的组成部分，只会影响当下，但不会起决定性作用

记录自我评价——帮助怎么看待过去的自己

• “我过去是怎么样的人？”（做事风格、性格、爱好...）

为重要的事件，重新赋予意义——帮助用新的角度看待过去的重要事件

• 写下三件过去生活中有负面影响的重要事件
• 写出分别能得到什么正面收获
• 这些正面收获对未来的帮助

写感恩日记——帮助增加日常的幸福感

• 每天写下三件让人开心/感恩的小事

场景二：调整现在的时间观

自我问答——从第三方视角审视自己：

• “我是谁”：
  给出不同的答案，我过去是谁？现在是谁？未来会是谁？
• “现在是什么时期”：
  今天是什么时候？生活、事业、爱情目前正处于什么阶段？
• “我在哪里”：
  我所处的环境是什么？办公室？图书馆？
• “我现在感觉怎么样”：
  压力？快乐？成就感？

练习冥想

定期进行冥想或者瑜伽

场景三：调整未来的时间观

找到目标

• “我真正的人生目标是什么”，写下脑海中最先想到的答案，然后重复这一步，直到写出一个为之惊叫的答案。

训练“自控力肌肉”

• 停止做某件事：选择一件阻碍自己实现目标的小事，近期不再去做
• 开始做某件事：选择和自己目标相关的，一件之前没有做过的小事。帮助打破原来无意识的习惯，并养成和目标一致的新习惯。

给未来的自己写封信

• 描述将来打算做什么、对未来有什么期望、觉得自己会变成什么样子，以及未来的自己会因为现在的自己做了什么而表示感谢。

分析时间的价值

首先，在分析时间价值时，要了解所要关注的两个要点：

要点一：了解分析时间价值的角度

想要知道自己的时间是否发挥了价值，主要看这段时间做的事情是否高价值、以及是否在合适的时间安排合适的任务

要点二：关注事件本身的价值：

关注我们花时间做的具体事情是什么；这决定了我们的时间会创造什么样的价值

其次，以下两个模型工具可以帮助分析时间价值：

模型一：【紧急重要模型】——时间管理的四象限法则

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• 第一象限：【紧急且重要】

非常紧急、非常重要，属于“救火”类工作，通常为重要项目的突发状况，意外和困难，即将到期的重要工作

• 第二象限：【不紧急但重要】

时间上不紧急但具有重要影响，属于“规划”类工作。（例如重要工作的计划、筹备、预算、一些隐患问题的预防措施等）

• 第三象限：【不紧急且不重要】

属于“玩乐”类工作。例如部门普通聚会安排、休闲娱乐节目的确认

• 第四象限：【紧急但不重要】

需要尽快处理单不重要，属于“应付”类工作，应该快速处理完成，不要占用太多时间（例如流程手续、同事咨询等）

该模型的特点是把工作按重要紧急两个维度划分，可以为不同工作分配不同的时间精力
该模型的缺陷在于只是考虑了工作的产出情况，没有考虑对一项工作的投入情况（如果一件事情重要又紧急，即使花了大量时间，也很难解决掉它，会使陷入无底洞，耗费更多的时间）

模型二：【“关键-可行性”矩阵】—— 帮助分析提升时间的利用效率

【关键度】：包括了紧急性和重要性
【解决度】：投入时间能带来的问题解决程度

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• 区间1：解决度高、关键度低——“小插曲”

最容易对付的问题，如所需花费的时间少，可迅速解决；如花时间较多，可以授权给他人

• 区间2：解决度低、关键度低——“困难游戏”

类似不可通关的游戏，会花大量时间和精力去解决的问题
需要设定一个时间限制，以此为标准，超过时限确认还是难以解决就放弃

• 区间3：解决度低、关键度高——“无底洞”

关键度高导致会花费更多的时间和精力，难以被解决会容易陷入无底洞，毫无成就感，增加焦虑
对于这种问题，可以调用情绪脑，听从内心的直觉做判断、寻求他人的帮助、寻找替代方案等

• 区间4：解决度高、关键度高——“高价值陷阱”

“高价值”：这类问题时我们要花时间去解决且可以产生结果、价值高的问题
（例如提升结构化思维、分析解决问题能力等）
“陷阱”：容易陷入漫无目的的反复思量却不行动的陷阱中，自以为在思考和解决问题，其实只是在困扰和焦虑中耗费精力
（真正的思考是用过收集信息、自我剖析、资讯他人、分析各种因素等方法，最终进行选择）

判断关键性和可行性的两个标准：

标准一：明确目标，确定关键度

• 与目标相关度越高，关键度就越高

标准二：横向对比，确定可行度

• 对没有做过的事情，参考历史数据和他人案例进行横向对比
• 一个问题在普遍实践中有先例、有解决方案，且手中有足够的资源，这属于可行度高的问题；做一份报告，大多数人能够按时完成，自己也知道该怎么做，也就属于可行度高的。

利用“关键-可行”矩阵调整时间分配的三种方法：

方法一：减少投入——“小插曲”、“困难游戏”

减少对不能产生太大价值工作的时间投入，把更多的时间投入到关键度好的事情上

方法二：延缓处理——“无底洞”

某件事耗费了很多的时间仍然没有结果时，考虑用直觉快速选择一个方向、还是延缓一段时间后处理、找他人帮忙等

方法三：避免困扰——“高价值陷阱”

判断是到底是思考还是困扰

时间管理

根据时间类型进行管理的三种方法：

• 【黄金时间】：一天之中最能够集中注意力的大块时间。适合安排高价值、需要深度思考的事情
• 【常规时间】：每天基本固定的时间。适合做那些需要动脑子，但不需要深度思考的事情
• 【碎片时间】：没有被安排的无规律时间。可根据不同的时长和场景，完成一直想做但总找不到时间的事情

# 方法一：在黄金时间进入深度工作

营造深度工作的环境，将浮浅工作转交给他人

【深度工作】：在无干扰的状态下专注进行职业活动，使人的认知能力达到极限
特点：能够创造新价值，提高技能，难以复制

【浮浅工作】：对认知要求不高的事务性工作，在干扰环境中也能正常开展
特点：不会创造出新价值，且容易复制

• 如果总是被浮浅的工作占据，就会失去最宝贵的时间
• “高价值陷阱”中高价值的事情安排在黄金时间，把不重要的浮浅工作直接摒弃或者最小化，从而实现深度工作的最大化

# 方法二：准备碎片时间清单

• 为不同长度的时间列出场景，以及在这些场景下，可以去完成的任务
• 将需要深度思考的工作拆分为多个小任务，在空间时间里完成一两个小步骤

# 方法三：养成有节奏的时间习惯

明确自己的黄金时间在什么时候，并为其安排高价值任务，同时其他时间也安排好合适的事情

时间管理模型：【RAR管理法】——来源于GTD（Get Things Done）

R（record）：记录 + A（arrange）：安排 + R（review）：回顾

# 记录 - Record：

记录一切待办事项以及想法：

• 百分百地记录
  —— 随时随地记录头脑里闪出的事项和想法
• 收纳箱保持唯一
  —— 收纳软件统一记录，避免分散
• 定期清空收纳箱
  ——已完成的事项定期处理

# 安排 - Arrange：

• 事情进行确定是否要做
  ——如果不做，果断删除
• 事情对应关键可行矩阵哪个区间
  ——考虑价值产出和时间投入进行分析
• 事情的具体安排
  ——由谁做？什么时候做？目标期望？

注意事情的种类：

• 某个特定日期/时间必须要执行的事
• 没有明确安排时间的事

# 回顾 - Review

• 今天的完成情况
  ——完成的任务、未完成的任务、未完成原因、是否有遗漏
• 处理的满意度
  ——对哪些满意，哪些不满意、原因、怎样改善
• 明天的规划
  ——后续的任务安排、是否有可利用的经验、需要注意的问题

两种记录管理工具：

• 日历——记录有明确期限的任务
• 行动清单——记录没有明确期限的任务

心理学认为（承诺与一致），当把任务写到日历和行动清单时，就是对自己许下了承诺，从而影响推进我们达到言行一致的目的

做时间记录的三个误区：

• 记录越仔细越好

把所有的事情巨细无遗地记录下来，反而会耗费很多时间在记录上

——把注意力放在对自己来说比较重要的事情上

• 记录的颗粒度越小越好

颗粒度越小，记录的冗余信息就越多，会浪费更多的时间用于记录

——记录的颗粒度最小控制在5分钟，最大控制在2小时内

• 记录时间就是时间管理的全部

只记录时间而不分析，对改变现状、提升自己效率是没有帮助的

——通过时间预估记录，进行简单的回顾，可以发现可以改进的表面问题，调整预估偏差大的事情

任务管理

分清两种任务（事件）类型：

• 确定开始时间和结束时间

【帕金森定律】：人们始终会根据任务的时间期限来调整工作进度（如果任务只需要一天完成，由于有足够的缓冲时间，那么会留到最后一天再开始。）

解决办法：
设定明确的deadline（期限），将时间安排上其他任务，以减少缓冲时间

• 确定开始时间，不确定结束时间

先确定时间再调整——预估结束时间

利用行动清单的三个要点：

要点一：把任务转化为行动

确定具体的行动步骤：

• 动作：保证是一件可执行的行为
  ——（准备会议资料、回复邮件）
• 结果：行为所需要获得的结果
  ——（会议资料用户讨论计划时说服老板认同方案）
• 期限：明确具体的时间（开始时间/结束时间）更好把握进度
  ——（今天10点到11点，用于准备明天9点到10点的会议资料）

今天10点到11点（任务开始时间），准备明天9点到10点（任务结束时间）的会议资料（行动），以便讨论计划时说服老板认同方案（结果）

要点二：按情景给清单分类

按照情境分类：行动时长、工作地点、使用工具的特点进行分类
（有些工作必须在户外完成，必须与人接触，那么这个可以是一类，可以同时安排在外出时间处理）

要点三：预留弹性时间

应对突发的紧急事件，留出20%的弹性时间
需要注意的是给任务和任务之间留出时间，而不是任务本身的弹性时间

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“所谓高效能人士，并不是因为他们知道普通人不知道的道理，而是他们把人人都知道的道理，做到普通人做不到的程度。”