028 决定你前途的办公桌整理术

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028 决定你前途的办公桌整理术

1.1万次阅读 2017-03-03

袁春楠：脱胎换骨的人生整理术

袁春楠

音频正文：

hello，亲爱的小伙伴们，大家好，你现在正在收听的是，袁春楠带来的，让你脱胎换骨的人生整理术。

如果你因为办公桌上东西多的堆成了山，曾经花了好些时间，翻来覆去的找东西，找文件，影响过心情的，请在电台那一端点点头。我相信，点头的人一定不少，因为办公桌特别乱是很多人遇到实际问题。

几年前我曾在工作岗位负责部门内账务流程的对接。每个月过手几百万的发票。那时候完全不觉得发票这样一张薄薄的纸有什么要紧的。直到有一天，感冒发烧的情况下经同事手收了一封装有发票的快递信封。看也不看就随手丢进抽屉里和其他资料混在一起，过几天要走财务流程了，才发现发票死活找不到，吓出一身冷汗。当时把办公桌、前台、家里各个角落都搜了一个遍，最终也没有寻觅出发票的踪影。无奈之下，我只能硬着头皮自费找渠道开了张同样额度的发票充抵，这才算了事。事情从发生到解决，折腾了1个多月，每天心惊胆战，睡觉也睡不踏实，简直是恶梦连连。

事件发生后，我才知道在经手任何与公司财务相关的工作，风险非常的大。负责的物资越多，责任越大，一丝一毫都不能出错。不仅是你个人，可能会连带其他同事一起受到影响。就算意外发生后，涉及人员也尽力去解决了，相关同事还是会认为你给大家添了很大麻烦，留下负面心结。

要知道，在个人成长中，试错期是必要也特别值得鼓励的。可在工作中，别想试错，请小心谨慎为妙。通常一个员工在职场中做了10件对企业有价值的小事，也未必会对职业发展有用，只要出现一件影响较大的负面事件，大家记住的都是那一滴白纸上的墨滴！

所以说，办公室整理，能不重要吗？如果当初养成好习惯，在工作中每次接手一件新的物资，都留下签收记录，归类到对应文件夹，我前几年犯下的低级错误的发生概率就能大大降低了。

痛定思痛，久病成医，所以今天的课程安排就是，办公桌整理术，春楠会和大家一起走进你的办公室，一起来整理工位。这次课程的重点主要是办公桌和抽屉。

心理学家认为，一个人周围的空间有多乱，证明他的心也会有多乱。这几年还出现了一种叫办公桌易怒综合症的情绪问题，相对于办公桌整体整齐的人，桌子凌乱的人产生情绪问题或焦虑症的机会更大，不稳定的情绪会影响工作效率，外在混乱的环境会降低人的自控力，比较没有办法专注在该做的事情上，而且自己创造的脏乱远比别人带来的凌乱对你造成更大的影响，因为这证明你没有能力控制环境呀。

在海量信息充斥的时代，咱们大部分人都是脑力劳动者，在职场中能做到轻松处理整合一切有形、无形的资源，已成为必备软技能之一。学会办公整理特别重要，学会了，可以把技能迁移到各种场合，可以提升你的判断力、决策力和专注力。

作为职场中的你，可以选一天早早的到单位，走到每一位同事的工位前用心体会。从同等大小的办公区域里，一定能评比出最脏乱的工位和最整洁的工位，从每个人的工位上能看出员工的性格。你会发现有的同事办公桌上物品乱如麻，堆积了大量的杂物、灰尘，这通常反映出桌子的主人内心安全感低，什么都想拥有，在工作场合中也可能表现出比较争强好胜但目光短浅。有些人的办公桌可以在任何时候，都保持洁净，物品摆放齐整，说明桌子主人做人做事风格一定干净利落。很容易让每一个走过路过的人心生敬意，也会不经意间给予他人正面影响。当公司、团队中所有人的办公桌都能天天保持最佳状态，员工每天工作的时候，精力完全不需要耗费在物品管理上，自然无形中产生了更大生产力。

可能你说了，爱因斯坦桌子就挺乱的，人家不是一样有成就吗？你还说对了，经过科学验证，一个人桌面乱，是能够激发创意的，对工作有好处，比如像爱因斯坦、马克吐温、创作《幽游白书》的漫画家富坚义博等等等等，都是桌面凌乱的代表人物不过，除非你像他们一样动脑筋动得比手快，随时都会有新想法迸发，否则凌乱的桌面只会让你手忙脚乱，降低工作效率，根据研究，混乱的工作环境，有助于跳脱固有思维，让人脑倒向感性发散的思维角度，但相对的也会让人，没有办法集中精神，肯定会影响工作效率，而他不只影响个人，有时候还会拖累整个团队。

很多人忽视办公桌的重要性，是因为往往只从自己的视角看世界，以为在公司里被分配的办公桌每天自己使用，自己能看到，只要把手头工作做到了就行了，至于乱不乱，和别人没关系，也不考虑别人感受，不管乱不乱对自身有什么影响。今天想告诉大家，办公桌是企业的资产之一，员工有义务把办公桌上的资料、文件、物品整理有序，让公司内每个同事都能快速找到。

同时，办公桌代表了你的职场前途，折射了你的个性和家居环境，为什么这么说呢，因为看得见的乱来源于看不见的乱。一个人的思维模式在不同场合中保持着高度同步。一个人的办公桌面很杂乱，他的工作效率一定高不了；同时，他的手机、电脑桌面基本上也会保持同步混乱；同理，他的家庭空间环境也会是乱的；更可怕的是，这映射了他的内心也会被心灵垃圾堵塞，思维方式。总而言之，办公桌乱，职场风水不会好。

整洁的办公桌都是类似的，混乱的办公桌各成一派。

在这节课的介绍中可以看到配图，一个乱成这样的办公桌算是需要重度整理的了，这个桌子看上去让人倍感亚历山大，整个工位上下左右都堆满了东西，相信坐在这里工作的人也很容易对交代的任务产生畏难情绪，经常迟到、加班，拖延交工作任务的时间点。一个混乱的办公桌往往从桌面、桌子下方到抽屉柜都很乱。职场如战场，我们真的要被东西控制，天天在混乱中找文件，因为找不到而头疼发脾气吗？有一项调查说，一个职场人士如果他办公桌很乱的话，那么平均每天找东西要用30分钟，一年下来182小时就没了，相当于一年中1/12的工作日时间，我们从现在开始学习整理，就是在提高时间利用率。节省时间就是在延长寿命呀。

以前春楠做过一次在线直播，为大家分享如何整理办公桌，我找到某一个办公桌最乱的女员工的桌子，1比1进行了复制，你会发现可能这样的桌子出现在单位中各个角落呢。在这个需要整理的混乱桌面上，要怎么下手整理呢，我们要先复习下最常用的那几条标准，桌面留白概念又一次出现了。桌面应该有80%留白，抽屉里有20%留白。办公桌还有一条标准，那就是在我们坐在桌子正中间，看向前方的位置，大概是一个扇形的区域，称为办公桌黄金三角区位置。这个区域里，要确保没有任何跟工作无关的物品，而且东西越少越好。这个需要整理的桌面上，没有一点留白，堆了太多东西，而且很明显，黄金三角区里放了各种吃的蜂蜜，玩的毛绒公仔，工作用的电脑等等。以上原因都造成了它看起了混乱。

整理成什么样算是整理到位了呢。

看一下这是桌面整理之后的，是不是觉得变化很大？黄金三角区很清爽了吧。只放了一台电脑，一个无线鼠标，左上角，是组合型的文件、文具收纳盒，木质结构，大概35一件，淘宝买的，适合1米到1米2的紧凑型办公区。右侧简单放了纸抽，水杯等。

到底是怎么一步步整理成这样的呢？

我们来看下办公桌示意图，平时在工作过程中，黄金三角区可以是这样的、电脑前放一支笔、一个日程本或A4草稿纸，根据你的工作习惯调整。鼠标用无线的，没有键盘，因为用MAC电脑，往往键盘可以省去。左上角，固定文具位置，右上角可以放文件。

这些东西是怎么被筛选出来的呢？

我们把办公物品分类后，就很容易区分哪些要放桌面，哪些不放了，分成三类，常用的，备用的，没用的。没用的可以扔掉，带回家，比如说毛绒玩具（办公室风水中招小人），剩下的就是常用和备用的。如果你每天或每周最少用一次的东西，可以放桌面上，如果是2、3个个星期，一个月用一次的，就作为备用物品放抽屉柜里，抽屉柜，往往分3层。推荐每一层分类收纳物品。最上层，放备用文具，中间层放个人物品，钱包什么的，最下层，可以放背包，衣服。办公桌脚下，最好一律清空。把过多的手提袋、快递箱、鞋盒都拿走。（小提示，鞋盒是很多女白领特别喜欢在桌子脚下堆放的）

办公室物资的整理原则是：整洁不乱，作为物品使用者要为物品负责。

很多上班族喜欢把很多私人物品与工作物品混杂在一起，等在企业内工作年头长了，连哪件是公家的，哪件是自己的都想不起来了。我建议公私分明，家就是家，公司就是公司。可以在工位上放一些私人物品作装点，也别放太多。

先看第一个案例，这是经过整理的办公桌，仍然有几个可以改善的地方。

1、黄金三角区，有过多明信片、照片，容易分散注意力，2、2个台历，可以减少到1个，3、植物不适合放头上方，如果砸下来，电脑、文件可能会被弄湿，损坏，右侧墙面上贴了太多的、便签纸，没有定期清理，便签纸大多是用来记录碎片信息的，一个人名，一个电话，这些都需要定期整合在电脑数据库中，把已经过期的便签扔掉 4、桌子下方还没有整理完

案例二，整理前，很多和工作无关的爆米花等食物，整理后，还留下来她的5本荣誉证书，从一个人的桌子上也能了解到这个人的爱好和思维逻辑哦。如果你和这个同事合作，可以经常肯定、认可、鼓励、赞扬她，因为她内心真的很需外界对她的肯定呀，对吗。她想要的，你给她就行了，花一点时间观察同事们的桌面，一定会对你的工作推进有很大促进作用哦。

桌面上的最好不放食品，有的公司可以允许吃东西。就算吃的时候也最好选择在茶水间或人少的地方。避免在领导、同事在的场合大吃特吃。我个性大咧咧的，不吃东西的时候领导都忙于开会等等，只要我一想放松一下，吃点东西，正好让领导发现。于是被留下工作不专业不吃苦耐劳的印象。负面印象被打上烙印，是一辈子也别想取消的。

案例三，1、花草茶套装，真的不适合放在桌面上，领导看见了，会心理犯嘀咕，这个小同事的工作是不是不够饱满呀 2、黄金三角区，太多个人物品，杂物， 3、毛绒玩具太多了，看上去不职业，比较不成熟

记得春楠以前为了强迫让自己产生热爱一份工作的感觉，刻意把很多家用物品放在工位表面上。如：毛绒玩具，花果茶壶茶杯，跟工作毫无关系的杂志、书籍、光碟、食品。甚至有一个抽屉专门放了所有的银行卡、钱包、身份证，还天天不锁抽屉。结果最后给自己找了麻烦，被同事看到后还把我笑话了。大家要把我以前的经历当成反面教材，一定要引以为戒呀。

整理完桌面，再来看抽屉柜吧，抽屉里面的东西无论有满，看着多么不想整理，一定要都先拿出来，做分拣，往往出现没用和备用的2类，没用的扔了，送走、备用的分类成文具、文件、个人物品等。分层收纳

整理的不错的抽屉，往往里面都细心的放了收纳小盒子，当然，如果你像图片中的学员陈小姐那样整理的太干净利索了，也会让领导有种不安感，一个女员工的桌子整理的像男员工一样极简，看起来好像是时刻准备离职的人呢。

为了养成整理桌面的好习惯，可以在工位固定位置摆放一块小抹布。早上来上班第一件事是整理，稍微擦擦桌子，让工位呈现一天中最好的状态。每天下班的最后一件事是将桌面上的物品分类、归位。分别放在需要未来待办、已完成存档、移交同事的位置上。不需要保留的放入碎纸机或垃圾箱处。感到整理带来的视觉效果提升，形成良好习惯后，就不会觉得整理是一项负担了。

抽屉中，散放文具很容易把抽屉往回推的时候又一次上散乱了，文具可以用刚刚演示的小收纳盒。叠衣服一样放文件不可取，因为在将来找文件的时候，还是要翻来翻去，花大量时间。，文件用文件夹，风琴夹等更容易将来拿取

最后，建立一份工位物资明细表吧，这可以帮你明确办公区每一个柜子、箱子里都有什么，将来涉及到要交接工作，也会变得顺利无比。

总结下办公桌整理思路，一共7条。

1、观念：以人为主，不以东西为主，让自己的人生从被动模式转变到主动模式，我们是物品的主人，而不是仆人

2、观念：人的思维是会复制的，你的工位折射家居环境

3、黄金三角区：不留和工作无关的物品

4、留白概念：桌面80%留白、抽屉20%留白

5、整理三区域：桌面、桌面下方、文件柜

6、物品分类：常用、备用、没用

7、固定物品区域，使用后归位

好啦，今天的课程就到这里，休息一下吧，这节课的作业是，整理你的办公桌，发送整理前后对比照片到微信群里。或者发作业到新浪微博  @春楠整理。如果你整理了3个区域：桌面、桌下、抽屉，记得拍3组不同的照片来哦。

亲爱的同学们，大家好，你正在收听的是袁春楠老师的课程，感谢喜马拉雅提供这个平台，希望春楠的课可以给到你一点启发，帮助你从今天开始在改善办公环境方面走上新台阶。这节课我们一起学习了7条办公桌的整理思路，大家都学会了吗？

感谢你的聆听，我们下节课见啦，88啦