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为什么工作量会爆炸?或许是收集了太多没有用的信息

为什么工作量会爆炸?或许是收集了太多没有用的信息

作者: 张一白 | 来源:发表于2020-04-20 22:17 被阅读0次

作为周一,所有的上班族大概都有的感觉会是忙、忙、忙,因为是周末之后的第1天上班。当然这种情况还会发生在大型节日之后的第1天上班。因为对于一些工种来说,周末或者说是节日,就像是给自己的工作按下了一个暂停键,而一旦开始恢复上班,第1天就必须要开始清之前的工作。

所以每个周一其实很容易觉得信息爆炸,因为要做的事情实在太多。

但,真的是这样吗?

在我们部门有一位非常厉害的前辈--李姐,我几乎没有看过他慌乱的样子,不管是面对各种检查也好,还是各种突如其来的审计也好,他总是能够井井有条的处理各种问题。

在上个月公司第三方审计结束之后,我就很好奇问他,他到底是怎么做到的?他给了我一个非常简单的答案,提前设想问题和自己的解决方式。

看我一脸茫然,于是就给我讲了他刚入公司时,前辈带他接待审计的故事。

李姐当时作为当时新进公司的新人,其实就是一个负责跑腿递文件的人,他开始以为会是审计人要什么,他负责递什么,没想到前辈居然提前给到了他一个小文档,里面是之前审计时用到的相关文件,所复函的文件要求远比当时来审计的人所要求的文件量更大更丰富。他很好奇问前辈为什么?前辈说我参加过很多次审计,提前预想一些审计中可能会问到的问题以及所需求的文件,大概是这么多,如果不需要的话我们就不提供,如果还有其他的,我们可以再找。

当时的审计过程异常顺利,第三方所需求的文档几乎都在前辈所提供的内容之内,只有几份因为与前辈的部门联系不大,因而没有准备好。

这种提前预估情况的能力让李姐震惊了,于是前辈展示了自己整个整理文档的思路:首先我们要想明白他为什么要来审计,其次要搞明白他所需要审计的内容有哪些方面,最后再想想我们与之相关的内容有哪些,其实就可以帮助自己去整理资料了。

而这种思考模式,其实在工作的其他方面也是通用的,对于领导来说,他所交代给你的任务总有他自己的道理。他未必会告诉你,但是你要自己去想这个道理是什么?而当你想明白了这个为什么之后,你能够准备出一份更符合领导需求的工作成果。

而这样做到底有什么好处呢?帮你排除不必要的信息。

其实在工作中很容易犯的一个毛病是,希望自己能够做到完美,特别是对于新人来说,因为自己本身对工作内容的不熟悉,又特别不希望自己被骂,于是会迫使自己去做很多的工作。但很多时候把自己累的半死的结果是你做了一堆无用功。为什么?因为你跑偏了,找了一堆没有用的信息。就如同在第三方审计时,他要求你提供的是相关公司的税票往来,而你提供了所有公司的税票,那就是一件多余的事情。

所以在做任何一件事之前,我们首先要做的是明确做这件事情的目的,然后按照这个方向分解步骤。

同时李姐还给我分享了一个小技巧,在做任何一项事情的时候,我们可能都会列任务清单,但更有效的任务清单是你再写下任务之后,在脑子里面按顺序过一遍你要做的这些事,他会帮助你提高效率。

比如对于早晨,我们或许会列相关的计划,比如我要几点起床,起床之后我要看什么书,或者锻炼等等。但这个中间其实有一些内容是缺失的,比如洗漱、准备早餐。那不妨可以在睡觉之前就提前构思一下早晨起床之后要做的事情。比如我6点的时候按掉闹钟,穿好衣服,然后就去把早饭放进锅里,给自己倒一杯水,然后开始洗漱,然后喝水,基础的护肤,然后开始看书。其实甚至可以仔细想一想我要看的那本书是什么,或者说我要从第几页看到第几页,或者是我要尽可能在几点之前完成前面这些准备工作,开始看书。当我们能够把整个过程设想的越具体,明天能够按计划完成,任务的可能性就会越高。

这一点其实在工作中也是一样的,比如领导要求我横向对比业务员的业务增长情况。那我其实就可以先将任务做拆解,变成我的任务清单,收集业务员名单,收集去年和今年3月业务员的业务数据,收集公司业务数据,收集行业数据。接下来我就可以设想一下这一些数据收集的顺序,然后设计一下相关表单的内容和最后PPT展示的页面设计。当我想明白了这些事情之后,就可以开始着手去做了。如果我并不是对这件事情很有把握,我也可以将自己的任务清单交给领导提前确认。

这样我的工作量就不会爆炸,同时我可以很有效率的完成这件事情。

所以下一次做事之前,不妨可以提前预想一下自己的任务清单和具体步骤拆解,说不定就可以拯救你这只热锅上的蚂蚁。

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