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每天都有忙不完的事?学会时间管理让你把一天过成48小时

每天都有忙不完的事?学会时间管理让你把一天过成48小时

作者: 绘客ART | 来源:发表于2017-03-21 15:18 被阅读0次

    我的机构不大,却每天忙到天昏地暗,疲于应对;他的公司很牛,运转却能井井有条,快乐逍遥;

    ……

    同一个地球,同样的时间,为什么场景却有天壤之别?难道只是源于事情太多太杂吗?其实,此问的答案很简单,“时间管理”很关键。

    请思考三个问题

    你的时间够用吗?

    你想有更多的时间吗?

    怎么样才能拥有更多的时间?

    一直以来,“想干的事情干不完,想学知识却没时间”是很多校长的痛。有些校长,一直在想方设法让自己可以兼顾一切,而有些校长,对此早已麻木、习以为常。

    那么,问题来了。

    事情真的像表面看起来那样,多到让你每天超负荷都完不成吗?会不会有这样一种可能:其实是你自己没有合理管理时间,没有梳理事情优先级,才导致了上述情形。


    历史上的名人、成功人士不胜枚举,他们的成功纵然离不开自身努力,但更重要的是良好的时间管理习惯。

    本杰明·富兰克林10岁离开学校之后,除了热爱读书,并没有显露出什么特别天赋。可是后来他不仅成为了美国最受尊敬的政治家和最著名的发明家,而且还是一位多产的作家以及成功的企业家。这个巨大反差背后的原因是什么?也许可以从他的作息表中寻找答案……

    富兰克林生前作息表

    在这张作息表中,我们可以感受到他对时间的良好把控和管理。显然,时间可以被管理,只要掌握到科学方法。

    也许你距离成功只有一张时间表的距离。

    往深里说,时间管理到底是什么呢?有些校长可能还不太明白。

    所谓时间管理,就是有效地运用和安排时间,降低变动性。

    通常,我们会凭经验、靠直觉对正在做的或者将要做的事情进行安排。这也就难免会导致工作效率不高、找不到头绪。

    时间管理问题可以说是个社会问题,前人也摸索出很多行之有效的方法。David

    Allen的畅销书之一《Getting Things Done》中就为我们讲述了一个好方法---GTD。所谓GTD,是Getting

    Things Done的缩写,意为“完成事情”。

    这个方式的基本操作方法包括:收集、排程、执行和回顾。


    01

    收集

    我们的大脑很容易被过去的事情、未来的事情,以及未完成的事情所干扰,所以在安排时间之前一定要先把能够想到的未尽事宜记录下来,清空大脑。

    这些事情既要包括工作中的,也要包含生活上的。大到拯救地球,小到打酱油;远到环球旅行、养老问题,近到今晚要吃什么;有别人拜托你做的事情,也有你委托给别人、在等待回复的事情……只要是你想做的事、你可能做的事,事无巨细,把它们全部都记下来。

    我认识的一位校长每天工作、生活事务繁杂,很多时候都因为事情太多忙不过来导致顾此失彼。我告诉了他这个方法后,他就把自己一天中的事情进行了收集汇总:接待家长、学习在线课程、处理校区事务、朋友生日聚餐、给父母打电话。

    把待处理的事情进行梳理之后,他反映说马上感觉大脑清晰有条理了,而且对要做的事情一目了然。但我告诉他这只是第一步,知道了要做什么,还要清楚怎么做。

    02

    排程

    我说的怎么做就是指排程,简单来说就是对所列事件进行分类并安排。分出轻重缓急,按优先级去逐个完成。

    1.“四象限”法则

    事件分类最常见的方法是,史蒂芬·柯维的“四象限”法则。

    一个人在同一时间处理两个以上的任务极为困难,保持高效则难上加难,因此应把时间花在第二象限,即重要但不紧急的事情上。

    上图的时间管理坐标体系。可以大致把事件分为四个类别:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。

    2.“四象限”法则的使用

    通常情况,我们会进入这样的误区:先做紧急的事情,例如,重要且紧急的事务或者紧急不重要的事务。这样一来,整个工作就处于一种”紧急“状态,这种情况需要极力避免。否则,我们就无暇去顾那些“重要不紧急”的事情了,而这些事情往往有着更深远的影响。

    将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上,可以有效避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中,更可以避免进入让事情变得紧急后才疲于应付的怪圈。

    校长们在日常工作中,也是同样的道理,你要养成提前做好事件规划的习惯,学会优先关注“第二象限”的事情---重要但不紧急。只有提前做好准备,才能够真正按照事件重要程度去工作,而非紧急性。

    根据这个法则,校长就把自己要做的事进行了合理的区分。

    首先,第一象限,重要且紧急的事:接待家长来访。这件事的重要紧急程度不必我多言吧,直接关系到校区业绩啊。

    其次,我们说的第二象限,重要不紧急的事情:在线课程学习。

    由于这位校长的在线课程有直播和录播两种形式,但是区别是直播可以在线参加答疑,录播只能听回放,所以学习在线课程这件事情很重要,但是却并不像家长来访这么紧急。故,学习在线课程就划为第二象限。

    然后,第三象限,紧急不重要的事情:朋友生日聚餐这件事情很紧急,但是跟家长直接上门来访相比,好像又没有那么重要。所以,属于第三象限。

    最后,第四象限,指不重要不紧急的事情:日常的给家中父母打电话,相比较其他三种,就可以归结为第四象限事例。

    清晰的象限划分,想必先做什么再做什么已经了然于胸,接下来就是最重要的执行步骤了。

    03

    执行

    讲真,执行不是一件容易的事。但聪明的人类创立了”4D“原则,可以帮你清晰目标。

    第一个“D”是Do(做)

    第二个“D”是defer(推迟)

    第三个“D”是Delegate(委托)

    第四个“D”是Delay(删除)

    眼下对你来说,相对比较重要的你就要去执行;相对不重要不紧急的可以推迟;重要性不够的事情,就去委托;确实不重要的,那就删除。

    事件执行方面,更加重要的是每件事情都要专注去做,用心去做。只有专注才能把事情做好,只有用心才能把事情做到位。

    1.取舍

    我们还是以那位校长的例子来分析一下他该如何执行这个“4D”原则。

    我们先说第一象限的接待家长,大家想一下该如何取舍?有人认为既然是紧急且重要的事情,那肯定要第一时间“做”啊。其实不然,作为校长应该掌管全局,不必事事亲力亲为,所以可以交代或者委托给课程顾问去处理。

    那第二象限的在线课程学习是他提升自己的机会,不然就会成为校区发展的天花板,所以,优先选择学习在线课程才是他要做的。

    接下来的第三、第四象限中的朋友生日聚餐和给家中父母打电话,通常可以选择推后或舍弃。给父母打电话,可以推后,而生日聚餐这件事情,如果无法推后的话可以舍弃。

    2.专注

    执行过程中除了需要知道如何取舍外,还需要学会专注。比尔·盖茨和巴菲特在被问到:“成功的关键是什么?”时,他们俩没有直接回答,而是在纸上写下:“F、O、C、U、S......focus(专注)。”

    专注一件事情,是关乎事情能否高效完成的关键因素。

    如果你没有把握能够专注一件事情,你可以学习一下“番茄工作法”。名字虽然奇怪,但是方法确实实用。

    “番茄工作法”来源于厨房的“倒计时”钟。比如,妈妈煲个汤要30分钟,她就可以把这个钟拧到30分钟倒计时。此法的发明者,最开始就是用这个钟来测试自己能坚持多长时间专注地做一件事情。

    我们在处理校区事情上,同样可以借鉴这种方法。我们可以使用25分钟工作+5分钟休息的模式,这样一个动静有序的平衡规律能提高效率。

    一次只做一件事,只有用好专注、用心、极致的理念,你才能把事情做好。

    04

    回顾

    做好了收集、排程和执行外,只剩最后一步回顾了。回顾是GTD中的一个重要步骤,一般每周都要进行一次回顾,检查你的行程表是否在进度上。同时,制定下一个计划。

    在富兰克林的作息表上,你可以发现在“18:00—21:00”这个时段,他用来整理物品、消遣和总结一天的工作。可见,这一环节的重要和必要。

    回顾一天或者一周的工作执行情况,可以帮你掌握自己的办事节奏和偏好,也可以了解不足和计划执行过程中的不足。在制定下一周的行程表时,也就更加有依据,时间的安排和利用也更加合理。

    这位校长说与其把它当成回顾不如认为是对自己时间管理的反思,虽然由于一些校区突发事情导致某些事情没有完全按照时间线走,但他表示会持续采用这种管理方式上,不断反思进步,争取让自己时间管理更有效。

    时间管理,距离你并不遥远,只要有心,认真规划。那么,你就是所有事情的掌控者,就能摆脱被繁杂事情所累的痛苦。

    首先,你必须是一个细心的事件搜集者,然后,你要懂得区分优先级,任务分工合理化,按照事情重要程度而非紧急性去执行,其次,你要在做每件事情的时候,都要能够专注认真,最后要善于回顾总结,找到问题,并解决问题。

    你,同样可以成为一个优秀的时间管理者。不信?那就试试……

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