如何增加可利用的时间？（1）
如何增加可利用的时间
不论是番茄计时器、GTD、时间日志还是其他什么工具的帮助下，你是否发现每天的时间都不够用？我们的时间都去哪里了？我们怎样才能增加可利用的时间呢？本篇中，我们先回顾下工作和家庭的场景，看看时间都去哪里了？
引子
你是否经常会头疼“没有时间”的问题？
- 想看本书，想起衣服没有洗，洗完衣服发现很累，就在那里刷微信……
- 想陪孩子出去玩，发现又来了一封邮件，处理完成之后，想看看有什么新闻……
- 想看下行情，看到页面上有个新剧上映，顺手就点了……
- 去个洗手间，东点西点的，再喂一会儿鸡，半小时过去了……
至少我头疼过，这样的情况很多很多，我就不一一例举了。你是否也遇到过上述这些问题？
点点滴滴的时间就在我们无意的时候，从指缝间漏了出去。点滴成河，这样看，一天的时间也就剩不了多少了。
我的日志中，很多时候，我都会写到“时间利用率太低”，但是从来没有好好思考为什么“时间利用率太低”。如果没有去改进，不考虑去提升，这样的回顾根本没有用的。
也正是如此，会做这个问题的研究，想改变下现状，期望能够比以往做得更好。
思考
反思
我们真的是没有时间么？不，我们只是陷入了各种的时间黑洞，而我们在当时却不自知。
针对我的情况分析，有以下几种原因：
- 中断问题，比如微信、邮件这种，投资理财的消息也很多；
- 意志力问题，不想脱离舒适区；
- 系统问题，记性差又没有很好的用起任务管理系统；
- 精力问题，当身体疲惫的时候不想再去挑战；
如果直接分析，可能有些朋友会存在疑惑，我们这里就代入场景中吧。
但是，真的是这几种问题么？实际上这些问题基本上都是并发或者因果关系，比如说：因为一系列频繁的中断，导致精力被不断地分散，高速运行的大脑长时间处于低速运行状态，久而久之，效率等方面会发生习惯性的变化，意志力在不知不觉中减弱，最终导致系统失效。
换一个现实一些的例子，比如我们是F1方程式，100km的距离其实不远，但需要我们保持10km/h的时速——我相信，在这种状态下，不论是开车的你，还是车队，都会陷入极度的疲惫和绝望之中。
人是有惯性的，当我们适应一种环境，我们恨不希望发生变化。我们的大脑也是一样，当我们习惯了高效的思考时，低效环境的切换就成了头疼的问题——我们大脑习惯恒定，无论你是恒定速度的运动还是恒定加速度的运动。
可是，现实生活往往就是这样，我们周围有各种各样的人物，高效的、低效的（后者居多），他们身居不同位置，给我们带来的影响也是各种各样的。
一切源于中断
一切源于中断
万变不离其宗，一切源于中断，生活中的时间大都因为中断的存在而消耗殆尽，我们就从中断说起。
进行一件事情的时候，需要专注，频繁的中断所带来的中断会导致我们效率低下。其实我们从前文可以了解到，大多数的中断按照来源可以分为两种：外在的和内在的；按照影响的时间又可以分为短时的干扰和真正的中断。
作为每周五天的工薪阶层，我们所受到的给中断来自于：
- 工作，如咨询、求助、汇报、反馈、聊天等；
- 家庭，如来自孩子、夫妻之间以及老人的要求等；
- 自身形成的环境，比如电脑的弹窗广告，手机提醒等；
反思过去的情况，你会发现十几秒的干扰可能无法形成中断，但是一旦超过30秒（根据个人不同），极大可能造成中断——因为如果沟通思考的时间可能超过30秒，你的大脑基本上需要清空缓存来进行这一中断的处理了。
如果你了解CPU的运行机制，有一个Context Switch的概念。简单来说，就是要进行下一任务的时候，必须先将当前进程的资源保存，随后分配下一任务的资源，最后运行下一任务。频繁的上下文切换，会导致系统运行效率低下。
为了让大家体会更深，我们从实际场景出发，一边回忆，一边思考。
工作
工作的时候……
代入场景前，我们先说下下通常的人物关系。这个人物关系有些多，但其实和我们平时的环境一样：
- 小L是你领导，你需要向上定时反馈项目情况。
- 小C和你是平级关系，你俩的工作上是有交集的。
- 小G是你的组员，通常你会分配工作给他。
- 小O呢，是别的部门的人。
- 小L、小C和小G都坐在你周围。
小O有个工作，这个工作他无法完成，经了解，最适合的是交给你的手中。他不喜欢将工作堆积在自己手中，因此，邮件发送给小L，求支持。小L看到这封邮件，因为不是自己去做，所以立刻转发给你，要求你来处理。小O看到邮件后，发邮件给你询问具体安排。因为小O自己手头没有活了，看你半天没有回邮件，微信催你你也没回，就立刻当面找你。
因为当时你正在专心的做某项工作，因此邮件你没有查看，当然也不知道邮件里的事情。看到小O出现在你的面前，一脸懵逼。即使是不紧急的工作，小O也要求你立刻查看。
小L不定期向上反馈项目的进展，而你是项目的负责人。因为小L也是事务缠身，所以当小L需要反馈的时候，那就说明已经到了反馈时间的Deadline，因此要求你立即反馈。
这里的中断来自于整个组织机构的行事风格：
- 将邮件作为即时通信工具使用；
- 不合适的人站在不合适的位置上；
- 小L作为你的领导，不了解你的工作情况，并且在不考虑你已有工作情况的时候，随意分派其他部门的工作给你；
- 小O将自己身上的猴子甩给了你，同时也将压力给了你，我们可以推测，这件工作如果没有完成，责任在你而不在小O；
- 上述的场景中有人喜欢拖延，有人喜欢立即行动，但两者导致的后果就是，实际做事的人很被动；
小G因为自身信息管理能力不足，经常不知道把一些信息保存在哪里了，使用时往往找不到。因为和你坐得比较近，而且你的信息管理能力相对较强，因此他就愿意去问你而不是自己找，因为出了问题，你得担着。
这里的中断，我们分析下。不同的部门有不同的管理风格，有些地方责任是分配到了执行者（实际做事的人），有些地方是分配到了管理者（管这件事的人）。
综上所述，通常的原因就是：
- 你所在的部门，管理风格和其他部门不同；
- 小G能力不足，管理层无视；
因为你之前接触过一些工作，所以小C的工作经常拉着你，在小C休假或是请假时，这些工作自然而然成为你的工作。
这里的问题更好分析：
- 组织内工作责权不清，随意分配；
因为你有这些工作强加于身，而且都是紧急性质的（真不一定紧急），所以导致你的任务列表不断增加，分配出去的工作无法得到保证，你不得不亲自处理。最终，你工作时的时间都在为别人忙碌，你手头的工作反而没有推进，错过了汇报、反馈的时间。
这里的问题就是：
- 因为各种紧急事务，导致你错过了原定的工作计划，从而使这些计划的推进变成了紧急并且重要的工作。
除此之外，
因为你原本该工作的时候，都在为别人工作着，所以你需要占用下班的时间为自己工作了，问题在那里？
- 你需要加班熬夜才能完成本职工作；
- 你任务系统中原定的其他任务还有时间做么？
- 你熬夜后的精神状态还好么？
- 长期以往，你的任务系统还用得起来么？
以上，大家多多少少有一点吧，看出其中的中断导致的精力、系统还有意志力的问题了吗？
说句题外话，如果凑齐了，建议换公司。
家庭
在家的时候……
说换工作中的场景，在说说家庭中的场景。
来自家庭的中断相比工作，会更多些，也更持续些。持续两个字的意思就是说，在某个时间段中，会一直不断的有中断出现，导致你产生了一堆零碎的时间，比如一个25分钟的番茄，因为4-8次中断，你发现实际上你在3-5分钟的间隔内不断地切换。
在这样的状况下，虽然你处理中断的时间不到3分钟，但是基本上什么事也处理不了了。
这里还是代入具体的场景：
- 小L是你的另一半；
- 小B是你的孩子；
- 某一方的父母（通常会有一方来看孩子）；
通常这样的家庭中，我们所看到的生活是：
- 早上起床，洗漱完毕后，正准备读一本书，然后孩子醒来，需要你给冲奶；
- 冲完奶得花些时间准备早餐；
- 早餐完毕后，就得换衣服收拾东西准备上班；
- 下班后回到家里，由于父母已经带了一天的孩子，你急急忙忙吃完饭后，就得照看孩子；
- 因为孩子还小，你需要抱着小B上蹿下跳，小B累了需要给他讲故事；
- 等孩子和小L玩时，你需要准备水果；
- 等小L带着孩子睡觉时，你需要收拾孩子的玩具，洗漱；
- 当孩子睡觉时，你已经筋疲力竭了，开始回顾一天的生活，似乎除了工作外，其他什么也没做。
这样的生活，是否还熟悉？
来自家庭的中断随时发生，将大块的时间切割成各种零碎的时间，你的注意力无法集中，因为随时可能出现的中断会将你带入焦虑之中，就如同危险会随时发生，人始终处于高度紧张的状态。
如果没有这种感悟，那么可以试一下在看完恐怖片后，在黑夜里独自一人行走，周围不时有各种诡异的声音发出……又扯远了。
这里的问题其实和工作场景中一样，都是中断带来的一系列问题。
其他场景
至于工作和家庭之外的场景，其实个人经历的不多，但是可以举一些例子：
- 在图书馆，你正在专心致志的阅读，结果有人过来，“请问，……”；
- 在旅游途中，你拿起相机正准备构图，突然一个小朋友撞了你一下，摔倒了，开始哭……；
- 开车回家，计划着晚上的事情，结果转弯处被别人的车给蹭了……
中断无处不在
其实有很多栗子可以举出来，但是看了上面的栗子，相信大家已经明白了——
- 干扰可以形成中断；
- 中断无处不在；
不过就仅有的经验来说，在工作和家庭以外的场景来说，会因为预期的降低，所以会有一定的应对措施，同时也会有足够的时间应对中断。
下面举个例子：
- 你出国旅游，体验的实际上是风土人情，这时候如果有个偶遇什么的，你很大可能会放弃原定计划（或者根本没有计划），去体验这次偶遇。
区别是什么？
- 通常，工作、家庭的场景下，各类任务都需要尽快或者立即完成，因为突发事件的层出不穷（或许对你来说不是），所以每件事情都是有截止时限的，而且很近。中断的存在会严重影响到这些任务的完成。
- 而像两者以外的其他场景，很大可能是有充裕的时间，各种的选择，中断的存在很有可能是让我们有了新的选择。
原因是什么？重要性较高，紧迫性较低，任务可以分解的更加细致。而且完成程度要求不高——很多朋友不喜欢做计划，喜欢走到哪里算哪里——这种实际上也是有计划，只不过没有做到那么细致而已。
所以，其他的，我就暂时不说了。
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