037-20180206-【Excel技巧】数据透视表学习笔记

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        除了平时的开发工作以外，提取出原始数据之后如何将其更直观地进行展示，就需要使用数据透视表，从刚开始的一脸蒙圈，到现在能绘制简单的透视表，在这个过程中间也遇到了很多问题，现将数据透视表的学习笔记汇总一下。

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        感觉在工作中，问题、困难总比自己想象的多，但是办法比问题更多，这种车到山前必有路的感觉真好。而且今天在等待数据结果的过程中写了这篇数据透视表学习笔记，感觉利用上了碎片时间，棒棒哒！

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        数据透视表的功能非常强大，能实现很多实用的操作，我就将最近学习的基本功能总结如下：

        1.插入透视表

        对于图1所示的表格，将其生成为最基本的透视表。首先选择“插入”，点击“数据透视表”，选择原表区域，再选择放置透视表的位置，如图2所示。点击确定后，在Excel最右侧显示“数据透视表字段”，如图3所示。再根据所需要的布局，可以设计透视表的版式。例如根据图4所示的字段摆放，生成的透视表如图4左侧所示。

图1 原始数据 图2 插入透视表 图3 数据透视表字段 图4 基本布局

        2.修改布局

        对于图4左侧所示的透视表，显然不是我们想得到的如图1所示的表格布局，因此需要修改透视表布局。点击“设计”，布局中出现如图5所示的四个分类。以下具体讲解不同分类的用法。

图5 布局分类

        ① 分类汇总

        分类汇总中包含如图6所示的三种功能，对于图4左侧所示的透视表，点击“不显示分类汇总”，则结果如图7右侧所示。点击“在组的底部显示所有分类汇总”，则结果如图8右侧所示。点击“在组的顶部显示所有分类汇总”，则结果如图9右侧所示。

图6 分类汇总功能 图7 左为原数据表右为不显示分类汇总透视表   图8 左为原数据表右为在组的底部显示所有分类汇总透视表    图9 左为原数据表右为在在组的顶部显示所有分类汇总透视表

        ② 总计

        总计中包含如图10所示的四种功能，对于图4左侧所示的透视表，点击“对列和行禁用”，则结果如图11右侧所示，可见该数据表的行、列都无总计项。点击“对行和列启用”，则结果如图12右侧所示，可见该数据表最下方有列总计，但按照正常理解，右侧透视表应在最右边出现行总计，但表中无，后面将会讨论这个问题。点击“仅对行启用”，则结果如图13右侧所示，同理，此处也应该在最右边出现行总计，但表中无。点击“仅对列启用”，则结果如图14右侧所示。

图10 总计功能 图11  左为原数据表右为对列和行禁用总计的透视表   图12  左为原数据表右为对列和行启用总计的透视表   图13  左为原数据表右为仅对行启用总计的透视表   图14  左为原数据表右为仅对列启用总计的透视表

        ③ 报表布局

        报表布局中包含如图14所示的五种功能，点击“以压缩形式显示”，则多级行字段合并到一列中显示，结果如图16右侧所示。点击“以大纲形式显示”，则每级行字段分别在不同的列，且在不同的行中显示，结果如图17右侧所示。点击“以表格形式显示”，则以常规表格的形式展示，结果如图18右侧所示，如果此时在分类汇总中选择“不显示分类汇总”，则可以得到与图1所示原始数据相同的结构，如图19所示。“重复所有项目标签”是用于当行区域包含多个字段时，有些字段的项目标题会仅在第一行中显示，而其他行为空。如果需要让各字段的项目标题在每一行中都显示出来，可以选择“重复所有项目标签”，如果取消显示，则选择“不重复项目标签”即可，由于本表较为简单，不存在行区域包含多个字段的情况，所以就不展示效果了。

图15 报表布局功能 图16  左为原数据表右为以压缩形式显示的透视表 图17  左为原数据表右为以大纲形式显示的透视表     图18  左为原数据表右为以表格形式显示的透视表  图19 以表格形式显示且 不显示分类汇总的透视表

        ④ 空行

        空行中包含如图20所示的两种功能，点击“在每个项目后插入空行”，则结果如图21右侧所示。再点击“删除每个项目后的空行”，即可删除如图21右侧所示的空行，得到如图21左侧所示的原表。

图20 空行两种功能 图21  左为原数据表右为在每个项目后插入空行的透视表

        3.总计项对行和列启用总计，但行无效

        针对2②中出现的总计项对行和列启用总计，但行无效的问题，和我设计的原始数据表有关。Excel数据透视表的行列汇总是针对行列标签中各个子项目的汇总，因此要求需要汇总的子项目出现在数据源的同一列中，即只能计算由一维表数据项形成的列字段的数据。二维表的数据源产生的透视表默认没有行总计的计算结果。针对这样的问题，可以通过添加计算字段来解决，选择“分析”中的“字段、项目和集”，点击“计算字段”，输入计算公式，如图23所示。则可在数据表的最右侧得到一列行总计值，如图24所示。

图22 添加计算字段 图23 输入名称与公式 图24 插入行总计的透视表

        如果在建立原始表时，将表结构设计如图25所示，即将语数外三门成绩放在一列，则可直接生成包含行总计和列总计的透视表。

图25  语数外三门成绩放在一列 图26 自动生成行、列总计

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        继续坚持在日常的工作中积累学习经验，及时解决自己的问题，并定期进行总结与归纳。