2017年8月8日星期二
跨月审单
一、发现问题:
1、不同日期进ERP中导同一期间原材,进销存统计表,结果发现出库数并不一致。
8.1导出7.1-7.31原材进销存跟8.8日导出7.1-7.31原材进销存数,出库数不一致,例如P1,8.1导出数据,出库数为0;但在8.8导出数据,出库数则为600PCS。
二、解决过程:
1、先找当事人确认。
询问8.1资料提供者是否有手工调整出库数,反馈回来信息则是未人为调整过,从系统中导出原样发给我。
实际上第一反应就是怀疑当事人手动调整数据,并不信息当事人的一面之词,因此打着“有个8.1原样导出原始版数据才能让ERP人员相信未人为调整,而是ERP的确存在不同日期导出同一期间数据不一致”为由让当事人提供8.1导出的原始数据。
结果所发信息证实的确未人为改数据,的确是存在这种情况。
2、再找ERP人员询问系统问题。
再将发现的问题汇总做个对比表发给ERP人员,告知存在这种情况,是什么原因造成的,还是说ERP存在漏洞?
结果反馈回来的信息则是存在反关账而后进行“跨月审单”之后再关账。
“跨月审单”就是7月车间实际领料600PCS,但仓库人员未及时审单,从而导致7月份实际领用600PCS未在ERP中核销,未做出库处理,从而在8.1导出进销存数据未有出库记录。仓库人员在8.7发现这个问题之后,再让ERP人员反关7月份账,再审核7月领料单,从而在8.8从系统中导出7月进销存时,出库数就显示出来了。(好在系统还显示一个审核日期,不然真心不从查起)
3、得出结论。
A、财务。公司仓库账实不符情况挺明显的。财务每月复盘形同虚设,并不能起到相应的监督作用,每月盘点准确率100%打个大大的问号。
B、仓库。仓库人员自身对仓库盘点情况最为了解,但仓库实际管理存在的问题,仓库是不会主动向财务汇报,只能是财务自己去发现问题,提出问题,并设法让仓库去解决问题。跨部门之间是相互提防,互相防范,为避免被其他部门纠错而自找麻烦;所以别指望其他部门会主动告诉你,他提供的那个数据有问题,只能是自己主动去发现后他人隐瞒不住才会告知实情。
C、ERP。ERP人员也挺无奈的,因为工厂实际情况无法死板按照系统规定操作,一切向生产妥协。ERP人员反应“跨月审单”在公司是常态。
D、车间。仓库未及时审单,车间未起到相应的提醒义务,内部沟通并不顺畅,车间发现有单未及时审核,提醒仓库即可解决问题,但车间并未起到这个作用,不过这个车间心思还算好的,之前碰到其他车间,发现仓库未及时审单,从而将ERP的领料单删除,造成车间从系统“偷料”,从而再次重现再打单再领料。
三、解决方案
1、仓库。要求仓库审单人员做到日清次结或者日清周结,将审单及时性纳入仓库审单人员绩效考核,跟工资挂钩。(主要责任)
2、车间。同时也让车间录单人员起到监督作用,车间与仓库互相监督,互相告知,为避免车间领到实物就不再管ERP审核情况,将仓库人员审单及时与否跟车间录单人员绩效挂钩。(次要责任)
3、ERP。仓库提出“跨月审单”需走审批流程,ERP人员见审批单再处理,同时统计“跨月审单”次数,作为仓库审单人员审单及时性绩效计量数据来源。
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