今日工作效率和状态不佳,总结如下:
1. 日程安排不太合理
Vicky的会议back to back。老板的日程密密麻麻,总会不断增加新的会议,但是一定要最大限度地留足buffer时间。比如早上的电话会议,超过了时间,临时也有急的事情需要处理,但是会议一个紧挨一个,没有灵活缓冲区,导致后面的会都需安排到下午。
至少留足15分钟的间隔,个别情况例外。
2. 因为紧张和不自信全部听老板的话,缺乏自己的判断
下午Emma和欧洲的会议本来排在5点半,她上午和我说能不能往前一点提,我回答不确定对方能不能那么快确认,因为有时差,我们上午的时间还是人家睡梦中的时刻。但是还是先把邮件发了出去,建议以前一个小时开。没想到对方回得也挺快,当地时间上午七点多。不巧的是他那边有冲突,无法安排,同时建议下周一二的时间。
我一看下周一二我们也有冲突。这时候Emma老板应该也看到了邮件,直接跑过来和我说可以安排在明天,因为我们上班,我们的时间应该是他周五的时间。我当时看她跑过来着急的样子,有点压迫感,加上那个时间刚好是我和Vicky老板要开会的时间,更加慌张,于是不经过自己判断就赶快照搬原话回邮件给对方,大概意思是明天我们是工作日,你什么时间方便吗?
过一会儿对方回了邮件,“No, I don’ t work on Saturday. Work- life harmony rule.” 多么干脆利落,你又无法反驳。
这时候老板应该也看到,立刻给我拨了Skype的语音通话,而此刻我已经坐进Vicky老板的办公室,她已经开始和我一起看她下周的行程。这时候我犹豫了一下,要不要打断Vicky,内心其实紧张不已。Vicky不知道我电脑屏幕上闪现的呼叫提醒,继续讲着,而我内心在挣扎着。不接Emma此刻一定非常着急,打断Vicky也不太好,两位都是副总裁级别的老板。我该如何权衡?纠结了一下,等Emma挂断后我赶快给她回了一句抱歉,我在和Vicky开会,请稍等我。Emma说OK。此刻我才把注意力集中到在Vicky这儿,但是心里还是紧张,觉得刚才没处理好,而且在犹豫挣扎的时候错过了一些信息。导致后来Vicky说到某个某个会议的时候,我跟不上她答不上来,而那时候已经感觉到老板有点不高兴了。
有点窘迫,问题就在于自己一方面胆小,在老板面前紧张导致慌乱。另一方面就是不自信,我想自信的人遇事会从容淡定。还得努力!
3. 事情多的时候,无法分出轻重缓急和集中注意力。
国庆回来前两天稍微松了一口气,因为我在休假期把之前累积下来的事情解决得差不多,相当于清空了任务。后面几天又开始回归到以前忙碌无比的状态。
因为老板和同事们纷纷休假归来,事情增加。那如何要在繁忙之中更有效率地工作?昨天下午我明显地效率低下。因为我是被动地接受信息和工作,而不是主动地去安排自己的任务。一会儿邮件来了我去点开,一会儿又想起任务清单上的某件事情于是去做,一会儿Skype又有消息进来,一会儿微信提示也亮起来......
这是效率不高的很重要原因。脑子被动地跟着他人走,没有自己的主心轴。也许每件事情来的时候我都不觉得要花很多时间,所以想直接做掉,但是事实上是需要花点时间,而且每件事情都这样,不在脑子里有整体的安排,很容易形成焦虑,因为“心中无数”,焦虑产生后会影响效率。
所以,接下来的工作方式:
1)记录下来需要做的事情,心里有轻重缓急和做事顺序。
2)再着手去做,集中注意力一件事一件事地做,做完一件再做另外一件。
3)中间不要跳跃和分心,不要在做事的中途有新邮件和新消息进来就去点开,除非是老板的消息。
4)不要一直守着邮件,固定的时间点再去关注。
5)给自己安排思考总结的时间,还有学习的时间,至少一个小时。
6)大胆一点,自信一点,不要怕暴露自己的不足,很多经验都是从错误中积累起来的,错误和发现的问题能让自己进步。
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