【拆书沙龙NO4】打造你的归档系统

【活动主持】

【找搭档】：围圈，道具（玩具熊），找搭档

全体报数，单数为组长，小组排序，组长记住自己的组号。每组两个人，组长找到自己的搭档。组长先自我介绍，然后将玩具熊抛给自己的搭档，介绍。

介绍：

1、三个标签

2、参加活动的目的

复盘：

每组成员活动的目的，以及是否达到。组长收集整理在微信群。

【学习目标】

通过我的拆解，大家能够学会如何建立自己的归档系统。

【图书介绍】

【拆书沙龙NO4】打造你的归档系统

戴维·艾伦的《搞定1》是时间管理领域最具影响力的著作之一，书中介绍的GTD（GettingDGetting Things Done）时间管理方法也成为全球千万读者用来轻松高效完成工作与个人事务的最佳工具。

【R-原文片段】

成功归档分类的要点      P138页

我强烈建议你使用自己的归档系统（有形的和数字形式的），并且这个系统要放在触手可及的地方。你从工作篮中拿出一个文件（或从电子信箱里打印一份文件），看了之后你觉得它不需要即刻付诸行动，只是具有潜在的价值，然后你就把它分类放入你的归档系统中。将文件扫描后存储在电脑里，或将信息复制后粘贴到电脑里也是同样的道理。你拥有的数字材料或许比纸质参考材料更多（或与之相反），但如果缺少一个相应的精简归档系统，你就很难保存具有潜在价值的信息，或者只能在不适当的位置堆放你的保存信息。整个归档分类过程不应该超过1分钟，如果达不到这个要求，就说明你的归档系统还需要改进。在以易检索格式进行归档时，如果花费的时间超过了一分钟，你就有可能抵触这个过程，最终把需要归档的资料随便堆放了事。这个系统除了要便捷，还应当让你感到有趣、好用、完整。否则，你会觉得归档这件事是个艰巨的任务，你就不会想去清空你的工作篮，甚至都不想看一眼堆积如山的文件或是电子邮件。但是别泄气：一旦建立起了合适的归档系统并让它运作起来，你就不会再抗拒归档工作，甚至会乐此不彼。

【I-拆书家讲解】

WHY

在开始拆解之前，我想问一问大家，我们这里有没有哪位小伙伴家里的书桌或者办公桌上到处堆满材料，一派杂乱不堪的景象？或者你是否看到过身旁的人有这种情况？（提问）

如果有的话，它会给自己的工作和学习造成什么影响？（提问）

或者，有没有这样的经历，想要在手机上找到以前读过的一篇好文章，结果不知道存放在哪里？五次三番硬是找不着？（提问）

你当时情绪如何？（提问）

2004年一份针对三菱日电所做的研究表明，混乱的办公桌会使办公人员患发疾病。研究所采访的2000名员工中，40%的员工表示杂乱的办公桌会让他们暴躁不堪。

如果对你而言，办公桌的状态是个问题，或者查找文件对你来说是一个很麻烦的事情，那么你一定还没有建立一个自己的文件归档系统。

HOW

那么，如何来建立自己的文件归档系统呢？这里跟大家讲到三个原则：

1、操作方便

2、编码完整

3、处理及时

举个栗子

1、操作方便

我想问一下在座的各位，你们的手机上有没有文件归档系统？对于手机上收集到的一些重要文档，你们是怎么处理的？

大家有没有使用过有道云、百度云、印象笔记、坚果云等等这些APP？

我使用的APP是有道云。有道云有什么好处呢？它就像我们电脑中的硬盘，可以存储大量的文件和文档。

因为它是一个云端，所以应用有道云最大的好处是它可以实现云同步。也就是说你在手机上存储了一篇文档，它同样可以在你的电脑中查看到。你不用使用强大的U盘去拷贝电脑上的资料，也可以在出差或者外出办事的时候随时调用你电脑中的文档。

2、编码完整

有了操作方便的文档归档系统以后，你如何才能将这个系统高效地运转起来呢？你必须建立一套适合于自己的文档编码方式。

我想请问大家，你是否可以在1分钟之内在手机或者电脑中找到自己以前存储的现在想要使用的一篇文档？（提问）

大家有没有自己的文档编码方式？

我的有道云文档编码方法：

1、年份

【拆书沙龙NO4】打造你的归档系统

2、数字

【拆书沙龙NO4】打造你的归档系统

可以改进的方向：分类：八大关注

家庭、健康、休闲、效能、学习、事业、财富、社交

【拆书沙龙NO4】打造你的归档系统

一旦建立起了合适的归档系统并让它运作起来，你就不会再抗拒归档工作，你甚至会乐此不彼！

3、处理及时

请问这里有车的小伙伴有几个？你们家的购车发票放在哪里？当第一天买车后拿到那张发票，你是如何保存的？（提问）

如果没有车的小伙伴，你可以回忆一下你最近新买的一件贵重物品，比方说刚买了一台电视，或者一份保险，等等。你当时是如何处理这些发票的？（提问）

我们有没有可能将这些票据胡乱地塞到柜子和抽屉，而再找的时候就根本记不清放到了哪里？（提问）

我们这里讲到一个处理文档的策略：“每份文档仅处理一次”。什么意思？

面对一份文档，我们需要立即考虑：扔掉、归档、让其他人处理。

我们要在这份文档在第一时间做出决策。“扔掉”大家很明白，这里我就不多说，“让其他人处理”留着以后再讲，今天我们来谈“归档”。

我们很多人可能有一个习惯，收到一份文件，来不及处理，如果是纸质文件，可能就将它随手放在抽屉里；如果是电子文件，可能就将它丢到电脑桌面，或者有道云的首页，不管了。下次要用的时候，可能又要使用“搜索”功能，是不是很耗时？

我看到很多小伙伴的电脑桌面文件都要覆盖整个桌面了。累不累啊？

我们拿到一份文件，如果这份文件对我们有用，我们要在1分钟之内对它进行归档。我们需要把它放在它应该放置的地方。下次再找的时候，我们就可以从这个地方取出来，直接调用。

【A1-关联过往经验】

请大家回忆一下，你以前是怎么处理你的文档的？你觉得你的文件归档系统是否做到了今天我们所讲的三原则？

请大家在小组内进行分享。我们的分享时间是5分钟。待会我想请2个小组分别派一个代表来分享。

【A2-规划应用】

今天我们讲到了文件归档系统的三原则，它们是？（提问）

请大家思考一下在未来的一周或者一个月，你想尝试采用这三个原则来建立自己的文件归档系统，或者你已经有了自己的归档系统，但是你可能想更加完善下，你会怎么按照这三个原则去执行或者去改进呢？

或者对于文件归档管理，你有没有自己更好的方式？

请大家在小组内分享。我给大家8分钟时间，待会我会请2个小组分别派一个小伙伴来分享一下。

总结

今天我们讲到了创建文件归档系统的“三原则”：1、操作方便 2、编码完整 3、处理及时。希望大家能够学以致用，创建好属于自己的独特的文件归档方法，让我们的工作和学习更加高效，谢谢大家！