1. 引言
昨天刚完成硕士论文的中期答辩，总体顺利。在PPT设计方面有一定的进步，演讲表达方面颇有不足，本文做一总结。
2. 总体思路
2.1 展示逻辑的梳理
这里谈谈做好答辩PPT的总体思路。
不同场合的PPT展示有不同的目的，对于硕士论文的中期答辩，目的是课题组的老师们检核研究生的论文工作进度，重点关注论文能否完成、是否完成重要的研究工作。因此，展示的目的是汇报已经完成的科研工作。
为了达成这一目的，首先要做必要的铺垫工作：说明研究课题研究目标。阐明了研究的目标，那么自然引出了研究的方案和内容，内容就是要做的工作，已经完成的工作量应当与预期的计划相对照。
做了以上的铺垫，接下来就是展示的重点--已完成的研究工作，基本的展示格式即为“做了什么工作，得到了什么结果”。由于答辩评委对研究生的课题了解有限，不一定把握多项工作的实质成果，因此有必要对成果做小结。在阶段成果和尚未解决的问题上，应当说明后续还要做什么。如此，即可完整地展示自己的中期成果。
梳理展示的要点：
- 研究目标
- 方案和内容
- 已完成工作
- 成果小结
- 后续工作
2.2 从报告中摘取PPT的误区
中期答辩，除了做PPT，还需要提交中期报告。大多数人的做法是，先写报告，再从报告中摘出内容，做成PPT。这种做法的问题在于：
- 报告精致，PPT粗糙
先做的事情总会消耗更多的精力，报告上消耗时间多，PPT制作就不够理想。
参加过答辩的人都理解一个道理：老师不怎么看报告，主要看PPT。 - PPT内容过载，文字很多
由于从报告中摘取，倾向于面面俱到，把报告中的每个部分都拿出。
不可避免地带出大量的文字，导致PPT版面效果很不理想。
2.3 逆向思维
笔者在开题答辩和中期答辩中，均采用了逆向思维:先做PPT，后写报告。准备中期答辩时，PPT设计用了12个小时，19页的报告文档仅用时2个小时。
2个小时怎么能完成19页的报告呢？说白了，报告不重要，糊弄糊弄就行了。把报告作为PPT说明书：从PPT中摘录内容，再加以说明，整理成文档的形式就行。
以上为总体的观念，下面介绍具体的PPT设计方法。
3.标准化制作
在工作和科研中，PPT的制作是常态化的工作。经常要做的事情，就要有自己的套路和模板，这样才能又快又好。我见过的PPT高手，往往在早期打磨形成适合自己风格的PPT模板，后续的PPT设计都用统一的风格，这样PPT的制作效率极高，效果也很好。
笔者在去年多次设计PPT之后，也形成了自己的基本模板，主要包括3部分：
-
封面
-
内容页
-
封底
内容页的文字区有多级标题格式，可以实现多层次信息的表达：
在这样的基本模板基础上，通过适当的内容布局，就可以实现各类信息的清晰表达。
4. 可视化表达
在内容的展示方面，个人的一向观点是：
- 文字尽可能少
- 能用表格的不用文字
- 能用图像的不用表格
在PPT的展示中，图像化的表达才是最有说服力的。本人在中期答辩PPT中用到的可视化方法主要有：
4.1 BIM图
为了表达一个试件的尺寸规格，采用BIM技术绘制模型图：
4.2 流程框图
用文字和语言说明复杂的研究方案，是一件困难的工作。如果采用流程框图的方式就会清晰很多：
这样的流程图直接在PPT中用表格工具和基本图形组合而成。
4.3 数据图
理工科研究的成果通过数据表达，数据通过各类的图像可视化，以表达变化的趋势和数量关系。
-
曲线图
-
柱状图
这里展示的都是基本的数据图像，绘图的工具主要有;
- Excel，不够正式
- MATLAB，需要编程，难度较大
- Origin，科研方面较为通用的绘图软件
正式的演讲中，要注意图像中文字的字号设置，考虑观者能否看清楚。
本次答辩中，图例标注不够清楚。
4.4 示意图
非数据化的过程和关系表达，往往采用PPT中的自带绘图模块，拼装组合构成。
-
课题研究的问题描述
-
结构损伤的位置示意
4.5 时间线
要表达一个过程的发展采用 时间线 （Timeline）的方式。如笔者研究的钢筋混凝土腐蚀过程展示：
这样的展示方式一目了然，不必再说。上图通过Visio软件绘制。
“第一天如何。。。，第二天如何。。。”
在此基础上再添加上相关的试验照片，效果更清楚。
4.6 思维导图
如果纯文字的内容如何展示呢？只要这些文字具有逻辑性层次关系，那么思维导图是非常方便的表达方式：
-
已完成研究工作
-
手册的章节关系
思维导图绘制方法参见：软件技能|思维导图应用总结
4.7 分页过程展示
如果一页PPT中不可避免需要展示多层信息，那么可以采用 分页过程展示。
例如腐蚀过程三阶段的描述：
这一页包含了三项重要的信息，那么可以拆分3页，分别表达：
-
第一阶段
注意，此处采用淡化的技巧，掩盖了其他的信息。
-
第二阶段
-
第三阶段
5. 演讲实战
带着激光笔做展示是非常好的选择。
如果是超极本电脑，最好自带HDMI连接的转换线，以便连接投影仪。
为了避免讲演的时候忘词，可以采用【演讲者备注】作为辅助。
6. 教训和不足
6.1 教训
本次答辩在演讲方面不够流畅，还有很多问题需要改进：
-
排练不够
演讲用的PPT，仅仅做的好看是没有用的，必须排练、讲得好才是关键。
这次答辩，PPT完成后，没有时间排练，上场的演讲效果很差。
即使【演讲者备注】很充分，也不能保证讲的清楚。 -
超时
预定10分钟的讲演，实际上用了18分钟。虽然老师没有打断，但这种情况如果在正式场合发生，后果很严重。PPT的设计，时间控制非常关键，需要排练调整。 -
PPT设计问题
- 部分页面存在分布不均
- 留白过大等现象
- 部分图片摆放也不甚考究
- 部分数据图的legend太小，看不清
这些问题与前两项相比都是细节。
6.2 经验
-
逻辑表达很重要
畸变演讲表达有很多不足，答辩的总体效果还不错。猜想，主要原因在于PPT展示的清楚，逻辑关系明确，所以评委老师能理解你做了什么。不会问一些无效的问题，如“你到底做了什么”。 -
积累素材
素材不等于模板，不是套用，而是裁剪。
每次做完的重要PPT都保存起来，下策设计PPT时，直接对以前的元素修改重构。
素材的积累
- 砍掉一半的内容
答辩结束后，与设计院的一位前辈讨论PPT和演讲的问题。
前辈说，他修改员工PPT最重要的一条是把篇幅砍倒一半，尽可能用最少的图和文字把关键信息传达清楚。
以上。
延伸阅读
更多的PPT设计总结文章详见本人博客专题：业务型PPT.
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