对于生活与工作中的事物，大家都可以按下面的4中颜色区分：
红色：不紧急* 重要：“播种”的红色
绿色：紧急*重要：“收割”的绿色
蓝色：紧急*不重要：“舒苗”的蓝色
黑色：不紧急* 不重要：“风干”的黑色
紧急和重要，分别作为横轴与纵轴，将个人的生活与工作任务分为四个部分。
红色，其实就是我们制定的，对自己未来投资的计划。在这里，“投资”不单指大家在证券市场的投资；它还包括了我们对自己身心健康的投资，对维持重要人际关系的投资，对未来工作的投资，对第二职业的投资等。
就比如，很多人工作之余去健身，去充电学习，甚至与父母伴侣孩子一起旅行，都是对自己的投资。这些都是影响我们未来工作与生活的关键。
其实，解决当前工作困局的工作，我们也可以将它视作投资；比如，如果更有效地处理“收割工作”，而优化的处理流程。
而投资是长远的计划，只有1个小时无法完成，需要几天来完成投资计划的制定。我们可以把一类投资计划，写在同一张纸上；这样，大家对计划的完成进度，可以心中有数。
绿色，就是我们当前需要处理的事项。比如，计划好的与领导们的讨论会，还有已经决定提交日期的文案和资料等。
蓝色，是做不做，对现在都没影响的事情，大家可以抽空集中完成。
黑色，就是能让大家放松不再思考的杂事。
划分完工作任务，我们还需要把每一项工作，拆分成可执行的任务。
比如，在软件开发行业，如果项目管理部门，针对新的策划或需求，开始工作时，我们会将它划分为以下几个任务。
与策划或需求部门提前沟通。
获得策划文案，或需求说明书
确认会议举办的日程表，
通知各相关部门的参会员工
提前与开发部门沟通，列出难点。
开始编写项目计划。
在会议上，确认项目的各个时间点，项目工期等。
完成项目计划。
提交通过。
当然一些我们得心应手的工作，大家也就没必要再细化了。
这样拆分工作，我们就能逃脱茫然的工作状态。而且通过完成细化的任务，不仅能有的放矢的开始工作，还能量化完成的工作内容。
很多人还是有疑问，像查看邮件这样的任务，究竟是绿色还是红色的？
作者给出了明确的定义，需要分类处理的邮件就是红色，需要个别处理的就是绿色。
当然还有很多工作不是单一颜色的，我们就需要拆分任务，做区别处理了。
不仅如此，在确认事物优先级时，我们还要根据当前工作的轻重缓急，做一些调整，才这样才能更有效率地处理工作。
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