博恩·凯西说:如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只活青蛙,那么你会欣喜地发现,今天没有什么比这更糟糕的事情了。
很多朋友傻傻搞不清“青蛙”是什么鬼?“吃青蛙”是时间管理中一个非常重要的理论。青蛙代表重要且有挑战的事情,“吃青蛙”意思是将这些事情干掉!
01 如何挑选“青蛙”?
标签1:目标
说起“重要”就绕不开“目标”这个话题,首先要弄清楚自己究竟想要得到什么,制订出明确的工作和生活目标,并将大目标分解成小目标,最后变成每天要吃的青蛙。
标签2:计划
按照史蒂芬柯维《高效能人士的七个习惯》时间管理矩阵,“青蛙”应该出自于第二象限重要不紧急的事情,包括预防性措施、培育产能的活动、建立关系、明确发展机遇及制定计划等,也就是所谓的未雨绸缪。
标签3:改善现状
有些事情完成以后,能够立即给生活和工作带来明显的变化和改善。这些事情有可能因难度较大而拖着不做,最后严重影响工作效率或生活情绪。
标签4:挑战
每天人一天需要完成的事件有很多,在重要的基础,首选挑选具有一定难度和挑战的事情,作为自己的首选青蛙,要抵御“先易后难”的诱惑。
标签5:非紧急
紧急之事通常都显而易见,推脱不得,也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。青蛙可以是紧急的事情,因为有些重要的事情拖着不做,最后可能转变成紧急的事情,但紧急的事情并非都是青蛙。
02 如何制定“青蛙”
原则1:内容具体化
制定的青蛙内容,要清晰明确且具有可操作性,尽量用数字进行量化,以给出完成青蛙的具体标准:如跑步写出公里数,阅读写出章页数、写报告写出模块数等。
原则2:数量不宜多
每天制定的青蛙不易过多,三个足已,当然并非限制数量,视个人的时间和精力而定,如果设置过多,每天无法完成,则成就感和自信心指数会降低。
原则3:事物可实现
制定的内容,要考虑在时间期限内是否能够完成,是否具备合则适的情景,是否有合适的工具,有没有合适的人配合等问题,如果设定的项目太大,则会无法下手,拖延就此产生,此时我们就需要将项目继续向下分解,分解到可执行单位为止。
原则4:预设时间
建议每一只青蛙都预设完成时间,可以以番茄钟为单位,预估该青蛙需要几个番茄钟可以完成,当项目完成后,反思完成的时间比预设时间提前还是推迟,如何改进等。不断预估、记录和反思,可以帮助我们提高控制事物和时间的敏感度。
03 案例分析
案例1:下周要开部门工作会议,领导交代小H近日完成部门工作汇报材料,小A同学领导的要求,计划于明天开始起草报告,计划2天内完成,给领导预留审核时间,故计划制定明日的大青蛙为“写汇报材料”
【是否符合标签】符合个人工作成长目标,领导交办的重要任务,提前并高质量的完成,能得到领导认可并给自己的个人能力和信誉加分;属于重要不紧急的事情,还没有到马上就交报告的时间,但完成后对个人和整个部门都有重要意义。如果此事拖着不做,心中挂念必会带来焦虑情绪。该项工作难度较大,涉及部门中各项工作的汇总与整合,需要沟通的人员较多,同时需要文字功底和安静的写作空间。
【下一步行动】首先考虑目标是什么:上交一篇汇总部门中各项工作的书面报告,内容完整无遗漏,逻辑结构清晰合理,文字语言表达准确,亮点突出。根据目标,制定下一步行动计划,需要有以下工作要做:
1、构思并起草报告结构框架,需要分几个章节去完成,并预估每个章节的时间
2、与其他人或部门沟通的事项划出,并越早沟通约好(因为不可控)
3、按照章节整理资源并起草报告
【制定青蛙】我们的目的是要挑出"明日青蛙",根据小A明日日历时间安排,只有早晨半天时间在办公室,有整块的时间和较为安静的环境,故,根据下一步行动计划,制定明日青蛙为“起草汇报材料框架,”
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