曹冲巧借水的浮力称大象的重量;诸葛亮妙借东风火烧赤壁大胜曹操;牛顿借助伽利略的理论,建立牛顿力学。
看来,善于借力,不仅能够轻松解决困难,而且可以更顺利地达成自己的目标,甚至成就人生的辉煌。
曾任秘书的张小文在探索既快又好地完成工作的道路上,做过很多摸索。她找寻到的最好办法,就是善假于物。
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秘书工作涉及的范围大、对接部门多、工作内容琐碎。想要顺畅地做好一件事情,并不那么容易。对此,书中给出了5种具体的方法。
模块化
按照本书结构,秘书工作包含入门、初级和进阶3个部分,共14个知识点。
改用模块化思路,实际上,这个岗位只有5个模块:上传下达、商务公文、会务管理、商务接待和日程管理。每个模块再细化,可分为15个单点工作。
模块分类的好处就是,你可以把大模块分解成小模块,这能帮你迅速完成看似从未接触的工作;你也可以将小模块组合成大模块,减轻心理压力,降低出错率。
流程化
1769年,英国人乔赛亚·韦奇伍德开办陶瓷工厂,并在工厂内实行精细的劳动分工。
他把原来由一个人完成的制陶流程,细分成道道工序,分给专人完成。这样,制陶工匠就变成了固定劳动的工人,比如挖泥工、运泥工等。
后来,这种分工便演变成今天我们熟悉的生产流水线。流水线的发明对制造业是一场技术变革,极大地提高了工作效率。
秘书工作的每一个模块也可以整理一套标准的流程,从环节、步骤到程序,不管是谁,只要按照这套流程,都能很好地完成任务。
标准化
对秘书来说,标准化可以减少重复工作,对一件事情更快上手。
比如,秘书可以使用标准的模板,迅速完成下列工作:
每日提醒信息
行程表
消息回复
财务报销
节日问候
工作总结
每一件事情按照统一的格式执行,规范日常工作,可以最大限度地节省时间。
清单化
清单化就是在做事情时,把各种琐碎、有无关联的单点工作列成清单,完成一项确认一项,这样可以保证没有遗漏。
同时,清单化也是将工作细化。如果能把一项工作单点分解,一件难事就有可能变成几件易事,再去逐件攻破。
可视化
简单地说,可视化就是一套“眼睛看得懂”且“无需经过大脑思考”的管理方法。
例如,我们可以在会议室制作显眼的标识,提醒同事手机统一放置何处,会后把用完的笔归位。
古语有云:“他山之石,可以攻玉。”懂得善假于物,就能够更快、更好地完成工作,实现事半功倍。
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