前言
这篇文章写了8个钟左右,现在写作效率有点低
o(╥﹏╥)o
这篇文章分享的内容如下:
- 系统性思考问题的方法是什么
- 案例:减肥不成功的原因最少有5个
- 如何找到提升微信使用效率的底层分析模型
- 提升微信使用效率20%的技巧
背景
先讲两个案例。
减少短信费用
2020年突发疫情,很多公司都要开源节流,然后自己也无意中看到一篇关于如何降低公司短信费用的文章。短信费用大家可以理解为例如电商平台会给你发送订单的状态短信通知,这部分费用就是平台在承担的。这篇文章讲到了降低短信费用的策略是减少短信发送类型、减少特定类型的短信条数。
当时我回复,按照短信费用的底层逻辑:费用=短信条数*价格,其实还可以去考虑降低价格......
回复微信低效
在日常工作中,看到同事回复微信的操作很低效,然后意识到很多同事可能并不知道一些微信操作的技巧来提升工作效率,然后我立即随机调研两位同事,确实发现一些基础微信技巧并没有用到,导致微信消息沟通处理太低了,据此推测绝大部分同事可能都是这种微信操作模式,而微信又是我们的高频使用工具,尤其是成功部,可能一天70%的时间都在微信上回复消息为主。
由此,为了提升同事的微信回复效率,我希望分享我的一些思考问题的方式如何来找到提升微信使用效率的方法。
解决问题的思考方法
发散性思维与系统性思维
一说到想方法解决某个特定问题,我们每个人都可以快速想到提升的方法,但是这是这种方法偏向于发散性思维,优缺点如下:
另外一种是我个人比较喜欢使用的思考方式:系统性思维的思考方法——结果流程分析方法。这种方法职场中也有很多读者在使用。
结果流程分析法
根据目标结果逆向推导内在的演化流程来分析问题,构建实现目标的流程模型,从而体系化寻找问题点以及突破点。
流程并不复杂,主要如下:
下面举个例子如何来运用这种分析法。
案例:我为什么减肥不成功?
按照发散性思维随便想,基本上就是吃得太多、运动过少,那有没有其他原因呢?
确定底层模型
在使用结果流程分析法首先要找到底层模型。思考底层模型的时候,可以采用循环提问法。
所以,减肥的底层模型是:消耗的热量-摄入的热量>0,只有这种条件达成的情况下,才会慢慢减肥。
梳理原因逻辑树
底层模型出来了,那么梳理减肥不成功的原因就可以依靠逻辑树分析法一层层梳理下来。(逻辑树是麦肯锡方法里面的一种)
可能原因罗列出来之后,我们就可以针对可能原因一一分析并验证,然后再安排优先要解决的问题。
(顺便说一句,确定哪个原因很重要的一点是需要数据,所以,平常工作中需要有数据思维也是这个原因,没有数据就是蒙眼赶路~)
上面用案例讲解如何来分析减肥失败到原因,下面来看看如何运用方法并找到提升微信使用效率的方法。
微信的常用使用场景
我们客户成功部负责客户的培训、提供经营解决方案,所以咨询量是非常巨大的,如何在现有的工作方式下去改进并提升服务效率呢?
按照前面提到的结果流程分析法,我们一步步来分析。
- 确认研究问题。我们要研究的是:如何提升我们在微信上服务(回复)的效率?
- 确认底层模型
如何降低投入?
针对抽离的新问题,我们可以再次采用同样的方法,找到底层模型,因为对于微信回复这个工作项而言,投入的底层模型是:
总的而言,我们需要针对流程去优化。
所以,往下一步就很显然了,我们需要找到现在回复微信的流程有哪些,然后考虑是否可以优化即可。
拆解回复微信的流程
这里就是把流程等拆解来看即可
场景说明
目标回复对象一般是的应用场景是定向回复,比如找到某个客户或者同事发送消息。
实际操作流程:
通过简单的思考,可以发现如下可以优化的方向:
至此,分析哪些流程可以优化提升效率已经说完,对应提升策略也如上表格所示,所以我们具体来看这些优化策略的实际操作流程。
提升微信回复的实际演示
先设定好快捷键方式。
这里稍微解释一下,发送消息我用ctrl+enter,因为转行更高频,enter用来转行。我有两个微信,所以【打开微信】分别是:ctrl+alt+1、ctrl+alt+2,而且是与微信号对应不变的,目的在于固定的操作可以形成【肌肉记忆】,加快操作。
下面演示发信息给同事a的操作流程:
- 按ctrl+alt+1调取微信界面(可能一开始不在微信界面)
- 按ctrl+f进入搜索界面
- 输入同事a名称,会立即出来搜索结果
- 按方向键下定位到对应名称,点击enter
- 开始输入信息
- 点击ctrl+enter发送信息
会发现,全程键盘操作不需要鼠标,其实有时候手来回从键盘、鼠标移动就是很浪费时间的,通过实际测量:连续发送两名同事信息的情况下,大约节省了20%的操作时间(5s),尤其是有多个微信账号的时候,切换不同微信,用快捷键真的很高效
改进后效果评估
以我们客户成功部为例,假设1个人1小时回复100个(客户、群),1天回复8个钟,如果每次回复操作节省1秒,那么一天节省的时间可能800秒,1个人一周节省时间为66min,而成功部10个人来计算,相当于节省了1个人天的时间~
结尾
希望这个思考方法可以帮到大家思考解决方法会更加系统。
积跬步以致千里,积怠惰以致深渊。虽然案例分享的是微信使用的小技巧,但是不要忽视小技巧在日积月累给我们带来的积累影响。很喜欢这个数学案例,虽然每一次只有一点点不一样,但是结果却是天差地远的。
欢迎读者们留言评论,十七相信想要知道什么是好的,必然要知道什么是坏的,所以批评可以砸过来,当然,赞美我也需要~
都看到这里了,不给个赞吗?
后记
1、太难了
写一篇文章太难了,周日闷在房间里面写了好6个钟(还不包括之前好几个钟写内容、准备素材等),今天各种调模板、样式...不过还好就是后续模板样式不用那么久了。
后续想写的有:知识的本质、目标管理与任务管理、时间管理等
还没定好,如果读者朋友们有感兴趣的或者有什么困惑的,都可以留言。
2、logo
logo算是定下来了,自己用ppt画的,它表达的含义是:知识网络。每个圈表示知识点。
帮助每个人打造自己的知识网络,是“知识实践术”要不断努力的方向。
最后,分享、点赞一下?给我一些动力~
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