日程管理

一 简介

随着工作和生活的繁忙节奏进行，人们的需求不断产生，而工作、生活待办也不断产生，面对更多的工作和生活待办，需要考虑如何处理自己的工作和生活，提高自己的工作效率。一天的时间就只有那么多，但是工作却总是源源不断的，如何对每项任务做分解，还可以每天有条不紊地完成，需要考虑对自己的日程做管理。
日程管理其实就是借助一些合理的工具、方法，来科学安排自己的时间，保证自己的工作和生活可以有计划、有条理地高效进行，这也是自己养成良好工作和生活习惯的基本体现。

二 关于规划与待办的平衡

日程管理的构成，从宏观一点来看，日程管理大到生涯规划，小到每天的每一分钟的待办，都是自己要做的待办管理。这么多的管理，其实对自己的日常其他事务会造成困扰，如果每天花太多时间做待办，让自己的时间变得低效和无趣，其实还不如不做。因此做规划的时候，需要考虑规划的频率和处理时间，简单来说，需要把处理待办也放在自己的待办清单里面，你会发现自己的时间就会得到合理的控制。

2.1 关于生涯规划

生涯规划或者职业规划，对自己来说确实重要，如果自己有明确的目标，那就按照目标拆解，一步步走就可以了。
但是说实话，很多人可能想一生都不一定有明确的规划或目标，有明确的规划固然好，但是不能因为没有明确的思考结果而过多沉溺其中。可以考虑在有一个模糊的轮廓前，先试着做下2-3年，或者3-5年的生涯规划，眼前的事情一般都会比较清晰，关注自己的当下也未必不可。也许在这2-3年间，因为有了丰富的人生阅历和生活体验，自己的目标会不断变得清晰。这类规划不用经常思考，一般也就在一年开始的时候想一想就好了，毕竟初心不能随意变更。当然如果有新的想法，目标规划可以做修正，不建议日常在长期规划里面投入太多的时间。关于如何做人生规划，还是咨询下相关书籍，这里不做太多赘述，防止误导大家。

2.2关于日常待办管理

日常的待办，这里主要是两种不同的待办，一种是自己因主观意志给自己建立的待办，还有一种是因为自己的工作任务建立的待办。
1.因自己意志建立的待办
这类待办往往是由于自己要做个人的提升学习，或者针对现状想做的改变。
这类待办建议可以和自己的任务待办做一个平衡，一般也是周或者月的时间长度。
自己要针对跨时间长度的待办，做任务的分解，结合自己实际的工作量，做待办的时间和完成进度的确认，防止影响自己的日常工作。
2.工作任务待办
工作任务待办一般会比较多，如果因为工作量多，给自己带来压力和焦虑，最好先把所有的任务按照待办管理起来。
建议给待办做下基础信息的展示，像一个表格。
表格可以参考的信息有：待办主题，待办的提出人，紧急程度怎样，任务提出的时间是什么时候，自己预估处理时长，预计可以开始的时间，预计最晚完成时间，待办相关的干系人，其他相关备注说明，当前待办的进度怎样。
当所有的任务待办，都按照这个信息统一展示出来，你只需要做的，是参考时间和紧急程度，来看下这个任务是否今天一定要完成，还是可以明天后天完成也行。
当所有的待办都有了先后顺序和明确的完成时间，你就不会慌张，因为你做到心中有数。人们对事物的恐惧往往不是事物本身，而是对未知的恐惧，因为未知存在不确定性，所有感到有风险。最重要的是把不确定性降到最低，自己心里也就有数，也就有了最坏打算的心理准备。

三 关于待办的管理

1.待办软件不一定适合自己，最重要的是心中有数。市场有很多不同的待办工具，典型的比如滴答清单，时光序等，其实简单到一个记事本都可以做待办。主要是你日常觉得自己使用哪种待办处理工作方便高效，不一定越高级的待办工具就适合自己。如下几种都可用尝试，评估哪种更适合自己。
简单的记事本待办管理：

简单的记事本.png
日常的日历工具管理：
日历管理.png
进行待办的四象限管理：
四象限管理.png
使用普通的Excel管理：
普通的Excel管理.png

2.待办不一定要精确到分钟。生活中总会有不断变化的事情发生，需要给自己预留处理意外插入待办的空余时间。因此每项事情的待办时间不用做那么精确，你不是重要的领导，你的时间还不用精确到分钟那么苛刻。日常的工作安排一定是弹性的，不是不能铁定无法改变的。
3.待办工具选择建议：如果需要选择待办工具，可以考虑手机和电脑可以都支持的应用。其好处在于，不管你关闭电脑，还是放下手机，都可以有一个实时跟踪的清单应用。日常工作中可能不会那么关注手机，下班后可能就不开电脑。如果想实时回顾自己的一天，不管是哪种工具，都可以立即查看。因为有些工具不支持多系统的应用（OS系统和windows系统），还有些应用不支持手机版只能在电脑上看，非常不方便。选择应用的时候，可以谨慎评估自己的需求，然后再下载使用。毕竟后期清单待办要做迁移，也是一个麻烦事。
4.不是所有的事情都需列举待办。待办是为了辅助更好地管理自己的工作和生活，如果日常可以在自己掌控的范围内的小事情，不一定要做待办，比如吃饭，给自己冲一杯咖啡等，要求每一件事情都做待办，会导致自己变得很强迫，不仅让待办束缚了自己，反而让自己对应用产生了依赖，这不是做日程管理的初衷。
5.非待办的事项也需要定期关注。除了自己明确了解的待办，还会有相关的邮件待办、会议记录待办和聊天记录里面隐含的待办，工作待办每天可以在上班前或者下班时花上10分钟左右做下一天的待办梳理，防止有工作和生活待办遗漏，生活待办可以在下班回家后洗漱完或者假期的第一天简单罗列下。
6.待办是一个动态的过程。记录了近几天的待办，不一定就不会变化了，一方面可能会存在新任务的插入，另一方面，可能会因为某些不可控的因素，待办会有临时取消的场景。因此及时关注待办的动态，及时将日程合理安排，可以让自己的工作和生活变得平稳有序。