开会这事儿

最近对于开会这事有些感触，又上网查了一下相关的经验教训，打算今年给团队培训一下，在这里先进行一次梳理。因为我一直很啰嗦，这次打算尽量少说点，嗯，少说点。以下针对的是日常工作中的会议，与接待、表彰、头脑风暴等等无关。。。。。。

如果你是会议的组织者：

一、明确开会的必要性

问问自己这事是否有必要开会，需要几个人/部门解决什么样的问题，从时间、效率、成本上考虑，我的建议是能不开会就不开会。很多事情可以通过面对面、电话、邮件去解决的。

二、确定了必须要开会之后

1. 会前准备：

1.1 明确开会的目的：知道自己为什么要开会，希望通过会议达成什么目的？解决什么问题？

1.2 资源：围绕开会的目的：

1.2.1定义参会人员：通常组织会议的人为解决问题的诉求方，那么其他参会人就是参与问题解决方，这些人必须是能够当场作出决定以便推动事项进展的，开会之前，组织会议的人员应该明确，最好能够与其沟通需要他做出的决定，如果他不能决定或者不在他的职责范围里，那么及时调换其他人。

并且在会议开始的前一天或者前半天，再次进行确认，这样如果对方不能参加，可以请其授权其他人参会。

1.2.2 会前沟通：不但可以明确参会人员是否是正确的人选，也可以提前与参会人员对问题提前进行整理和准备，尤其是需要了解对方立场的会议，如果对方意见相左，还可以及时准备对策，或者与其沟通争取在会前改变想法。会前沟通可以让大家带着自己的思路、方案上会，而不是开会时再去问各种为什么和怎么办。通过电话、面对面最好，邮件效果略差，但与海外的人联系会议这是最经济的做法。

1.2.3 会议时间的确认：目前常规做法是看大家的邮件日历，但是这应该是会议组织人与参会者沟通过之后的做法，不建议未与其做任何沟通就直接发个会议邀请给他。但如果你是老板，那就随你任性吧。还有就是最好能先根据日历定义一个时间或者提出2个选择，提出会议时间的建议，如果不是十分紧急的会，尽量提前沟通确认，先下手为强，确认好就尽快发送会议邀请。

并且在会议开始的前一天或者前半天，再次通过电话、邮件、短信进行提醒。

另外，时间根据会议的内容，建议不要超过1.5小时。

1.2.4 会议地点：无论是与国外的电话会议还是公司的会议，建议都要有会议室，这样可以尽量减少干扰。然后就是会议室的容量要满足参会人员的数量，最好能再多预留10%的空位置，以免有人没有提前告知而带着其他人一起参加。

会议室还需要满足开会的各种设施，比如投影仪，电话机，甚至激光笔等，最好还有喝的水。白板、记号笔等也是根据会议的需要提前决定是否需要的。

无论是简配版还是豪华版，最好都能在开会前确保每样东西都在都可用。

1.2.5会议材料：议程，即会议的目录，要谈什么，谈多久

即要讨论和解决的事情，PPT、文件等，如果可以，尽量会前将带着解决方案的材料发给大家，说明会议需要解决的问题，最好能落实到每个人身上，让他们知道需要在会上做什么

2. 开会：

2.1 确保参会人能够按时到场，或者电话拨入（方法同上），若有突发情况，来不了，就评估是否有必要继续会议，或者保留此人的事宜，其他部分先进行。

2.2 会议开始时，会议组织者带着大家进入会议议程，说明背景及会议目的，若是会前沟通做的好，这里就会效率很高。

2.3 必要时强调会议纪律，手机静音、出去接打电话，尽量不要看电脑，让其他人发言之后再说，注意保持5S等等。

2.4 会议组织者要注意围绕议题的展开，掌控时间和会议节奏，调节会议气氛。不能跑题，也不能僵持不下或者没有结论。

认真倾听，正确理解，不随意打断对方的话，不着急反驳，提出意见前先确认自己是否正确理解了对方的表达。

2.5 通常会议组织者需要记录会议纪要，并明确下一步的行动，至少需要包括责任人、完成时间、工作事项。在会议结尾时，快速梳理，并重复一遍，与参会者进行确认。---不是说现场出会议纪要，而是现场要明确每个人刚才承诺了什么，并且可以查缺补漏，有时说了会做，但没说什么时候完成等。

如果可以，建议在议程里提前做好表格，或者自己做好，这样可以快速的核对和确认。

如果有解决不了的，或者需要上升的也需要明确。

2.6 结束时：对参会人员表示感谢，注意5S和物品的归还。

3. 会后：

3.1 会议纪要：通常需要与参会者确认后进行会签和发布。

3.2 跟踪：对于会上的决议是否按照承诺的执行，以及执行效果，必要时进行第二次会议召集，或者单独与某一参会者进行沟通和解决。

如果你是会议的参加者：

一、明确开会的必要性

确定自己是合适的参会人员，不要代表其他部门或者人去代言，原因不赘述。

二、确定了必须要开会之后

1. 会前准备：了解开会的目的，及自己需要起到的作用，收集整理材料，可以会前沟通的就会前确认，需要会上讨论的就带到会上。尤其是一些策略性的、承诺性的、自己做不了主或者不是很了解的，要在会前与自己的老板、团队沟通确认，带好了自己的锦囊和明确底线，或者请老板参加，或者授权给其他人参加。并及时通知会议组织者。

确认时间和地点等细节。

2. 开会：尽量提前5-10分钟到，遵守会议纪律，充分表达，明确行动，不跑题，不擅作主张和决定，不针对态度争辩，就事论事，做不了决定或者不明确的就承诺会后给与答复。

记录与自己相关的事项。

3. 会后：确认会议纪要与自己理解的是否一致。并根据会上的决议进行下一步的行动，并及时反馈或者关闭事项。