1.通过微信、QQ发送 Word 或 PPT 时，也同步发一个 PDF 版,方便对方查看的同时也可避免打开软件版本不合问题。
2.发送给他人的材料里，删除掉对他人无用的信息，重复修改的内容或者涉及到其他的内容。
3.如果多个人发一样的文件给一个人（统计表之类的），记得加上自己的名字命名，以便收件人保存区分。
4.提供给他人的 Excel 表，如果行数太多，记得冻结标题行。若是统计类的表格，可在统计结果处标黄，以便查看。
5.Excel发给别人的时候，如果不止一个工作表，最好在文件命名上备注有几个工作表，以免漏看。
6.提供给他人的文件，要起好名，以便保存和后期搜索查找。
7.如果有修改的版本，复制为副本修改文件名后再修改，同时边做边保存，要保存修改的所有版本。
8.如果发给他人的是修改后的版本，最好注明修改了哪几处，这样对方也可以重点看这些内容。可以用修订或者标黄修改处。
9.多次修改的文件可以按照标题格式注明修改时间，或文件名改1，改2，以便区分不同的文件。
10.Word 篇幅如果太大，可以设置不同的标题级别，方便直接定位到需要的段落章节。
11.Word 一定要加页码，这样如果别人有修改意见，方便沟通。
12.重要的 PPT 演示前，一定要提前到现场测试。演示前最好做一次排练计时，方便控制演讲的时间。
13.做完PPT后，若是做有动画效果，可保存一个没有动画效果的版本，以应对演讲时间不够的问题。
14.汇报之前准备两个方案，一个是完整版，另一个是简略版，以应对汇报时间不够的问题。
15.PPT内有视频时，发送或备份文件时要把视频文件一并发送，以免PPT内的视频出问题。
16.平时积累一些图片、排版样式，在需要制作 PPT 时可以更快完成。
17.引用外部数据时，一定要加上数据来源，以便后期审核或者修改调整。
18.打印出来的文稿，可在重要页面处贴上便利贴，再交给他人。
19.帮他人递文件做沟通，只要不是机密，便要熟悉内容。
20.每次开会时，了解会议主题和参会人员，并准备好一些发言思路和可能用到的材料，并做好会议记录。
21.电脑桌面可以扮演临时收纳箱，但是要定期清理，文件一定要分类整理好。
22.重要的文件记得备份，备份在硬盘和网盘。
23.务必校稿，检查错别字和是否有重复的内容。
24.务必排版，会让文件看起来更加正式。
25.别人发到微信的重要文件要是没有时间查看，也一定要点开一下，再关掉，以免文件过期。
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