【3组A03】同样的工作量，为什么有些人完成只需6小时，你却需要

下午刚把工作完成准备下班呢，就接到好友赵琦的电话。电话那头，赵琦崩溃地抱怨道，我真是要吐血了！

怎么回事儿呢？

赵琦是一家进出口公司的会计主管，由于公司规模比较小，她的下属只有一个会计助理兼任出纳。

四月底，已在公司任职多年并与赵琦配合愉快的原会计助理小张突然提出辞职，要回老家去。五月中旬，新招的会计助理小蔓应聘进入公司。

小蔓本科毕业，去年刚考取了中级会计职称，并已从事财务工作七年了。赵琦一开始还觉得纳闷，这样的履历还在做会计助理，是否屈才了些？

但很快，赵琦便深刻地体会到了此中原因。

小蔓经常都来得很早，还频繁加班。第一个月里，赵琦并没有觉察异样，反而觉得小蔓工作勤恳，非常敬业。

结果等到第二个月，问题就开始浮现，小蔓提供的财务数据错误率非常高，各种报表也是频繁出错。

同样是试用期，当时小张刚到公司时可从未出现过这么多的错误，而且她的工作量还比现在的小蔓要多一些，最关键的是，每天小张都是能完成工作后准时下班的。

每次工作间隙，赵琦抬起头看向小蔓，她永远都是在低头工作，也不存在消极怠工的情况。赵琦好奇起来，开始特别留意起小蔓，渐渐地，她发现原来小蔓根本不会合理安排时间。

【3组A03】同样的工作量，为什么有些人完成只需6小时，你却需要10小时？

于是，她给我分享了几个小蔓工作中的例子：

6月28日，因为六月的最后两天刚好是周末，这已经是六月的最后一个工作日了。赵琦却发现小蔓还迟迟未开始认证增值税发票，便询问起来。这时小蔓才慌慌张张地反应过来：原来她以为今天才周四，明天还要上班，便先去整理起7月中旬才需用到的退税资料了。

还有一次，小蔓正在用计算器核算一份报销单，这时，采购部门来提交付款申请单，需要支付一笔款项。小蔓便赶紧放下已经核了一半的报销单，开始校对付款申请单，并发现了一处错误，退回给采购部门更改。等她回到座位，又从头开始核算那份报销单，其实采购部门的付款单并不需要马上支付的。

然后在今天下午，小蔓在做上月度银行付款表格的时候，赵琦发现她居然一直还在使用手工录入数据，而不是利用Excel关联其他表格取数。赵琦便好意提醒，但小蔓却不悦起来：Excel这方面，我不大擅长的。

赵琦则顺势提出，她可以免费给小蔓培训，或者向经理去申请报一个线上课程给小蔓培训，结果小蔓还是表示拒绝：有那个时间去学习，我手工录入表格也能做好几个了！

如此类似事件不胜枚举，赵琦已是苦不堪言。

其实每个人的一天都有24个小时，但每个人利用时间的方式却大不相同。得到的结果也不一样，有些人要耗费10个小时才能完成别人8个小时的工作量，然而有些人却仅仅只需6个小时。

【3组A03】同样的工作量，为什么有些人完成只需6小时，你却需要10小时？

造成这种结果，主要原因还是在于每个人时间管理的能力不一样。那么我们用什么方法才可以提升时间管理的能力，并让有限的时间可以得到合理地安排呢？

一、确定目标，制定时间计划表

我们应以工作结果为导向，规划好长期目标和短期目标，把年度目标分解到每个月。由年拆分到月，再拆分到星期，并做好每天的时间计划表。

以一个星期为一个大的目标单元是比较合适的。因为我们平时可能会遇到各种各样的突发事件，某一天确实会做不了事情，所以计划必须可以灵活变通。

而我们的工作目标还要符合SMart原则：

1 目标必须明确而清晰

2 目标必须可以衡量

3 目标必须契合实际，可以达成

4 目标要有确定的时间限制

在有效的工作目标引导下，时间计划表才能真正发挥作用，从而减少碎片化时间，让工作时间更紧凑。

时间计划表，其实在生活中是很常见的，尤其广泛应用在每个学校中，可见其重要性。

【3组A03】同样的工作量，为什么有些人完成只需6小时，你却需要10小时？

二、渗透二八定律

著名的帕累托法则，又称二八定律。

它是19世纪末20世纪初由意大利经济学家帕累托提出的。他认为，在任何一组事件中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。

【3组A03】同样的工作量，为什么有些人完成只需6小时，你却需要10小时？

A 重要紧急的事情马上做

B 紧急不重要的事情稍后做

C 重要不紧急的事情计划做

D 不紧急也不重要的事情慢慢做

我们要学会避免将时间和精力花费在不那么紧急的事情上，要学会抓住最重要的20%，而简化不那么重要的80%。

如前文中的小蔓，放下手中正在进行的工作，却先去处理采购部并不着急的付款单，这就是没有很好地利用二八定律。

一个人的时间和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”几乎不可能，所以要学会合理分配时间和精力。在实际工作中，要想面面俱到非常艰难，倒还不如重点突破。

三、巧用“时间折叠”

知乎高人气科普专栏作家河森堡在他的《进击的智人》一书中提到一个很有意思的概念——时间折叠！

何谓时间折叠？就是说，人类发明的所有工具，本质上都是折叠进去了时间的。

【3组A03】同样的工作量，为什么有些人完成只需6小时，你却需要10小时？

比如说，从前人类的行程是很慢的，但人类的进化让很多时间被有效折叠。原本需要步行一天的路程，马车的出现可以将其缩短到半天；汽车的出现可以将其缩短到两个小时；高铁的出现甚至可以将其缩短到四十分钟。

而把这个概念应用到实际工作中，现在各种的办公软件、财务软件、画图软件，其实都是将我们的工作时间进行了折叠。

工欲善其事，必先利其器。多花费些时间学习工作中必需的办公软件，从长远来说，只会让你的工作更高效，前期耗费的时间，后期都会节省回来。可惜的是，前文中的小蔓却并没有意识到这一点。

事实上，无论是在学校还是在工作岗位上，每一个要做的事项都是有时间限制的。比如，考试要在规定时间范围内答题，每个公司都有上下班时间等等。

那么如果考试时能合理利用时间的话，就可以余有更多集中想难题的时间；每天的工作时间内能合理分配工作的话，就能把工作完成得既省时又高效。

我想，在任何领域，时间的管理都承载着至关重要的作用。正如培根所言：合理安排时间，就等于节约时间。

同样的工作量，用10小时完成，还是用8小时完成，甚至用6小时完成，其实全都取决于你自己！

【3组A03】同样的工作量，为什么有些人完成只需6小时，你却需要10小时？