提高办公效率的软件和代码 by 蔡贰

考虑到可能有的同志手头还没有更好的工具，做一些日常重复工作的时候比较费时费力，所以写一篇文章介绍如何利用各种工具提高工作效率。

• 一、软件

  • 1. 搜索软件everything
       最强烈推荐。可以瞬间按文件名搜索出你想要的文件。只搜文件名的话，比win10自带的搜索不知道高到哪里去了。
  • 2. 鼠标滚轮软件WizMouse
       强烈推荐。用处是打开多个窗口时，直接在非当前窗口上滚动滚轮，就能翻页。干活的时候能省不少心。
  • 3. 压缩软件
       严重推荐Bandizip，特有功能是自动解压：压缩包根目录下只有一个文件夹的时候会将这个文件夹解压到当前文件夹；如果根目录下面有多个文件夹，则会创建一个和压缩包名字一样的文件夹把文件都解压进去。非常省心。
  • 4. 看图软件
       和Bandizip同一个公司出的Honeyview。轻巧，自定义功能丰富。
  • 5. 播放软件
       PotPlayer。特有功能是快速播放还不变调。用播放器听课件的时候很有用。
  • 6. Total Commander
       代替资源管理器的工具，这个看个人喜好吧，我至今没用惯。
       如果需要免费版可以试试Free Commander或者Multi Commander。
  • 7. 笔记类
       为知笔记/印象笔记/有道云笔记等都行。电脑上装一个，手机上装一个，随时同步，记事非常方便。介绍一个进阶用法：出去需要盘点拍照的时候，可以每一组照片新建一个文档，然后往里插拍的图片。回来之后同步再另存。
  • 8. 同步软件
       增量备份神器FreeFileSync。先比较源和目标文件夹，然后列出/同步有变化/增加的文件。我每年都会把工作文件夹备份到移动硬盘里面几次，以备不时之需。
  • 9. PanDownload
       下载百度云的神器！有这个就不用买百度云盘的会员了！

• 二、小技巧，想起来随时往里补充

  • 在手机的输入法（QQ/百度/触宝/手心/讯飞等输入法都有类似功能）里面建一个快捷输入，记税号之类东西，需要给别人发或者看的时候瞬间就能输入。比如定义“sh”=税号，需要用的时候打“sh”就行了。再比如定义“add”=公司地址……

  • 协同办公是目前效率比较低的一个点，我觉得应该试试印象笔记里面的共享笔记，或者WPS云文档、石墨文档等。类似发文簿之类的记录表格也可以考虑生成云端的电子文档，以便大家查阅。

• 三、办公自动代码
  word/excel里面都有VBA，可以插入自动化代码。用这些代码的目的主要是为了减少编辑word/excel时候的重复操作。
  现在评估报告和说明模板中的内容越来越多，今后会抽时间针对这个问题专门写一些自动生成八股文的代码，比如一键汇总各科目的评估结果，之后直接往word文档里面粘贴就行。请大家耐心等待。

  下面先放出一个简单的代码。

  • 1. excel表格粘贴到word之后的格式整理
       通常excel表粘贴到word之后都很难看，处理的套路是：在word中全选表格→搜索空格并将其替换掉（即删除表中全部空格）→根据窗口自动调整表格。然后再作后续调整。斜体部分手动操作起来有点费时间。所以用VBA代码的方式，一步完成。
       新建一个宏，然后编辑代码，插入如下代码：

       Selection.Find.ClearFormatting
       Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
       With Selection.Find
       .Text = " "
       .Replacement.Text = ""
       .Forward = True
       .Wrap = wdFindStop
       .Format = False
       .MatchCase = False
       .MatchWholeWord = False
       .MatchByte = True
       .MatchWildcards = False
       .MatchSoundsLike = False
       .MatchAllWordForms = False
       End With
       Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
       Selection.Tables(1).AutoFitBehavior (wdAutoFitWindow)
       End Sub

       保存，为宏指定一个按钮，以后每次调整表格时，选中全表，点击按钮执行这段代码即可。
  • 待续