1、按类别。对于不同模块的资料,建立不同的文件夹,存放相应的资料。这个是最为普遍的做法,我想说的在命名上的小技巧:【加序号】!根据重要程度、使用频率等情况,将常用的文件夹靠前一些,加上序号的看起来会很有条理性。
2、按时间。比如年份、月度、周次等,适用于一些常规、按固定时间发生的工作资料整理,如考勤、周报等等。
3、按名称+时间。加上时间的好处是便于区分,另外以后找资料看起来一目了然。如下图,如果我命名为“新员工培训1、新员工培训2……”,日后需要找5月18日的资料,想想就知道多不方便了。
4、按发展逻辑顺序。如下图,举办一次培训活动,总体而言有3个阶段:培训前、中、后三个阶段的准备工作,我们以此逻辑顺序为根据整理资料也是很清楚的。
5、按姓名+文件名称(+时间)。有的资料是按个人来区分的,这里我的建议是将人名提前!!有的人习惯是“文件名称+姓名”,这样做是不提倡的。因为我们肯定是将一个类型的文件放在一起,区别仅仅在于人,将人名放前面更方便区分,另外,如果文件名称过长呢,不能完全显示,人名在后区分就更加不便。
根据需要,还可以加上时间。
6、按文件名称+编号。有些文档存在多次修改校对的情况,在后面加上编号以示区分,如下图名称+“_V2”这种方式比简单加个数字看起来是不是高级、专业不少?
以上整理方式仅供参考,大家需要举一反三,灵活应用。
【Part 1:关于电脑总体的文件整理与命名】
一,我的电脑,只有三个盘,一个系统盘,一个安装的程序文件盘,一个是自用盘。
(第三个盘这么大是因为分区会减少你能用的空间,而且不同盘之间拷文件会耗时间,所以除了必要的盘,其他的用一个就行了)
分类和排序
【Part 2:关于工作资料的文件整理与命名】
(这部分的命名因为比Part 1创建时间早,还没那么规范,所以命名请参考Part 1的哦)
总体思路,先按内容再按时间分类:
按内容分,分到具体文件夹或文件会因时间而变动的时候再按时间分。这个按照实际情况去做,像下面是我遇到的两种情况。
一,流程性项目的分类:
分类技巧:按流程的不同分块来分
一般情况,工作分为多个项目,每个项目有一定的流程。
文件名后加日期及版本号,能基本实现每天对大量同一文件的修改和命名的规范化,且易读。有时会因为有多人参与修改,则加上修改人名字中的一个字,如下:
二,历史性文件整理
分类技巧:历史文件多,文件的时间具体到文件夹,即先按内容分,然后分支里再按时间分。
曾经整理过社团80多G的历史数据,一头雾水,最终才想到这个办法,整死人了。
如下:
1)首先是大分类,图中的红框是想说明命名的问题,两个C很丑,但没办法,有时候会在中间插入一个分类的文件夹才不得不这样命名。(这里是以前编号的,合理的编号应该按照part 1 的方法)
2)每个分类里就遇到时间分歧了,所以从这里开始分时间,如下,分别是打开了
[A招新] 和[K创业论坛],里面是每一年的资料,每年的内容都有所不同了。
【Part 3:半年后的样子】
上面部分是半年前的回答了,现在就看看经过半年下来,我的文件现在变得怎么样。-20170701
1、可以看到硬盘的变化,系统盘增加了40G,因为有一些软件自己会放一些日志或配置文件在C盘,这个真没办法控制。
D盘是放了一些要直接引用的软件,如xampp,jre等。
E盘750G半年就用了600G,感觉最占空间的是:ISO文件,书,视频,安装的程序,及很多下载了没用的东西。
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