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风靡日本的神奇时间整理术——《别再说你没时间 :练好职场基本功》

风靡日本的神奇时间整理术——《别再说你没时间 :练好职场基本功》

作者: 竞走的蜗牛 | 来源:发表于2018-12-18 21:15 被阅读0次

    年底的工作量不是一般的大,工作任务也不是一般的多,夜里做梦都在写稿的上班狗们自然更需要各类工作方法书的投喂,当然大前提是要有干货,见效果那种的。

    《别再说你没时间 :练好职场基本功》一书的作者高嶋美里是日本知名的女企业家。她是游雅名人株式会社代表、在CIBS学院担任院长工作。

    据作者介绍上说,她发明了与整理术相结合的独创教育法,短短几年时间让公司营收翻了十倍。看到这种介绍,让人的确觉得图书内容很有诱惑力。读过之后感觉,书中所讲的时间管理法,是在整理术的基础上,基于女性认真细致的特质,为工作琐碎、事务繁多的职场穷忙族设计的极简工作法。

    因为自带极简主义风格,所以在实现极简前,归纳整理工作也就变得非做不可。

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    作者认为,整理得当,会使做各种事情的效率显著提高,最终可以节省出很多自由时间。比如说找东西的时间。

    大体而言,通常能够拿出成果的人,就是可以在各个方面都整理的井井有条的人。这样的人节约了更多时间,从而取得成功。他们因为时间充裕,更加从容对眼前的工作,不会敷衍了事,更保证了工作品质。看到此处,忍不住令万年懒宅如我心头一紧。

    作者还说,通过物品的整理,进而做好了信息的整理,头脑的整理。按照这样的流程,就可以不断提高整理能力,通过整理,每天节约出来的时间最少也有三小时。

    那么,如何将整理工作一次性做好,做到位呢?作者给出的方法是:对于上班族而言,要搞清楚自己的办公桌上有什么。要把自己桌子抽屉中的物品列个清单出来,并且从这些物品里把平日经常使用的东西挑出来,接下来只留下20种常用的物品,舍弃那些使用率极低的物品,做到这一点后就能提高很多自己的效率。

    除了常用物品,其它出现在办公桌范围内的物品,都尽量收进抽屉去。要确保自己知道自己的东西都放在哪里,抽屉里的陈列要做到一目了然,不能杂乱无章。

    在收纳用具的选择上,没有必要去购买高价的收纳用具,透明的袋子或文件框就很好用。

    整理完成后,工作环境质量将有大幅提升,良好的工作环境是成功的一半,创造一个自己不会迷茫的工作环境有助完成好自己的工作。

    接下来,便是日常工作中一些好用的方法分享。

    在文件的分类上,根据自己要做的事情的日程安排来分类工作,可以把日常工作分成四个类别,今天要做的,五分钟之内就可以做完的,有期限的,没期限的。

    按照这种分类方式准备文件框标签在自己面前,列出清单。同时还要建立一个今天要做的事情的文件夹,提醒自己在文件夹的文件彻底清空前不能回家。

    一旦决定要在当日完成的事情决定了,要做就一定要完成,把这个原则铭刻在自己心中,并且坚持到底,无论多小的事情,一旦决定了,就能做到把这个意思灌输到自己大脑中,养成习惯决定好了的时间候就一定要完成。

    另外,为了应付突发情况,要在两件事情之间留出30分钟,应对突发情况的发生,把全部热情倾注在,如何才能高效安排时间上,用不了30分钟完成的事情在零碎时间或空闲时间把它完成。

    不过,对于比写到清单上更快的事情,要当时就一口气处理完,不要搁置。

    同时,要做好断舍离。把资料尽量电子化,把该扔的名片都丢掉,要把没用的宣传手册全部丢弃,对于有用的信息,数据化后保存。

    在保存电脑文件方面,对于文件夹的命名工作要做到正确标识,首先是找到适合自己的分类模式,其次是做好编排工作,可以按照日期、内容、地点、商品、人名这样的顺序来命名文件夹,这样在搜索时便于搜到。

    另外,还可以键入项目关键词在文件夹中,比如设置一个自己能想的起来的关键词,并且把日期放在文件名最开始的地方,这样更便于检索。

    上述的整理方法执行一段时间后,要努力使自己养成良好的整理习惯,让整理得得当的状态,成为常态。毕竟,心理学家已经证明,人可以通过重复的动作来养成习惯的。

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    在时间管理这个老大难问题上,作者再三强调,真正的时间管理是把精力集中在此时该做的工作上,集中全部的精力在规定时间内做完。把握好自己,工作所要花费的时间估算出工作的准确时间,要想练习好是先安排出比自己的预计多一倍的时间比较好,绝对不能磨磨蹭蹭的做完一件事,有意思的尽可能缩短,预计完成的时间,要把那些多余的事情彻底消灭,才能确保自己的工作做的又快又好。

    如何找出自己浪费时间的根源呢,作者力推的方法是时间记录法,这个曾被时间管理大神柳比歇夫用一生时间证明过的高效法则也在多本时间管理书中出现过,可见幸福的家庭同好用的方法大抵都是相同的。

    作者给出的建议是,坚持每天积累素材的工作,准确记录时间的开销,掌握自己的时间,记录自己的时间,要详细到每分钟每件事1分钟为单位。

    同柳比歇夫不同的是,作者表示,关于记录时间这件事,起码要坚持一个月,至少也要坚持记录一周。坚持记录时间开销,渐渐的就会产生时间意识,意识到并减少自己所浪费的时间,把这些时间投入到学习当中,通过固定模式来节省时间,对于需要重复进行的工作套用固定的模式是最有效的方法。

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    在书中,作者还给出了几个利用时间的小贴士,比如说:

    开会的时候虽然身体被占据着,但是头脑依旧可以自由运转,不要浪费这个机会,作为思考时间。

    另外,有效利用每天移动中的时间,既上班时间通勤路上,如果你做了绝大多数人没有做的事情,在技能上产生差距也就不难理解了,在车厢中的乘客用于打游戏或者读书,一段时间后差距会很明显。

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    这本原名为《超级时间整理术》的小书虽只有薄薄的200余页,但内容颇为丰富。作者所谈的,不光是职场整理术、时间管理问题,还从工作整理的问题上谈开去。在购物和理财方面也给出的很好的建议。

    书中还谈到:

    要通过对头脑的整理带动对金钱的整理,定期记录自己的开销状况,尽量刷卡消费,有了刷卡消费的明细记录就可以大体把握自己的用钱情况,这样定期记录就可以看到自己用钱时有哪些浪费的部分金钱就会逐渐积攒起来。

    在金钱的使用上面,要避免浪费成功者的头脑清楚的知道自己拥有哪些需要,哪些不会去购买,不必要的产品,在体验这件事上花钱是有钱人的方式,要创造体验更好的生活的机会,体验是对自己的一种投资。

    积分卡是一种捡了芝麻丢了西瓜的典型,为省下一点小钱浪费自己的精力和时间,非常没必要,哪怕只会浪费你一秒钟的时间,这样的东西从一开始就不要才是最好的,世界上最为宝贵的东西就是当下和时间。

    真正成功的人不是以社会上的一般规则为准绳,有着自己的优先顺序把收入的四成拿来自我投资的人才能成功,这句话真值得那些为了一只名牌包节衣缩食的女生们反复多看几遍。

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