前几天部门在工作上出了一个小差错，领导接到不合格品报告回执的时候，按照惯例要询问一下在那个时间点的整个过程是怎么样的，分析一下原因是什么，到底是耗材、机器本身、其他部门、还是人为因素造成的。
当事人在描述的时候，可能有点紧张，再加上事情发生的时间有点长了，不太清楚的记得。所以，他是这么说的：
“当时我把半成品从容器里拿出来的时候，并没有发现有什么不对。我继续根据流程上机器操作，整个过程也没有发现异常。最后从机器上取出来的时候，就看见成品的管子上，也就是不合格品处置报告单上描述的那样，有渗出，检查以后发现是热合渗漏。初步估计是在操作过程中，管子在卡钳中没有放置到位，导致地热合不完全，离断的时候管子渗漏，致使成品报废。”
领导还没有听完，就急不可耐地打断。说我知道了，然后就离开了。留下了这位同事在风中凌乱，他不明白，这样的描述有什么不对。
这样的描述其实在大多数人来说，都很简单。因为大家可能都会认为，报告单已经说得很明白了，我再叙述一下过程即可。而大多数人的逻辑描述习惯都是按时间或者空间来算的。
乍一看没毛病，整体描述，逻辑顺畅，时间顺序没有乱。
很关键的一点，就是这样的描述是在浪费时间，特别是在浪费领导的时间，领导了解情况，只需要了解关键的，能够左右判断的消息即可。在整个流程已经很明确的前提下，之所以会出现差错，根本原因就那么几项，存疑的就是这几项的哪项而已。
就好比写作上的说明文的写作，目的是解释、告知和说服。不宜向消息接收者隐瞒结论，消息的关键部分，应开门见山，更加不要玩“我有个秘密”的把戏。
所以，为了高效传递有价值的信息，应当帮助信息的接受者马上了解关键点，然后再逐层解释。那么上面那段报告只要把最后一句话提前说，或者是只说那句话，然后看领导有向下了解的意图再慢慢展开说明就行了。
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