大家好，我是中华，我分享的题目是《会议组织的心得——以记录大臣为例》。

参加易效能精品班已经45天了，在践行效能管理的过程中不断体会到习惯改变带来的快乐，体会到各种分享中思想碰撞产生的火花、以及如同知识爆炸般的收获！而这种收获不但来自于聆听，更来自于亲自的参与和分享。

在最近这次三班联合会上，我担当了记录大臣，借此机会参与了会务组织的全过程，于是整理了一些心得体会，以方便后续大家更轻松更有效地开展会务组织。

　一、如何做好会务工作

　　重点就是事前6问。先问自己6个问题，并积极寻找答案：

　　1、我是谁——岗位与角色

　　2、做什么——岗位的职责

　　3、该怎么做——工作方法与流程

　　4、该达到什么样的效果——工作成果与输出

　　5、如何做得好——应具备的基础能力

　　6、如何做得完美——应掌握的方法技巧与进阶能力

　　这6个问题，就是做好会务角色的6个方面。如同叶老师在100讲中提到的叶氏三问：要不要做、想达到的结果、下一步行动计划？

　　红涛教练在《生命品质清单之一：选好人生的时间战场》里也有提到自我提问，如人生规划设计时对自己有世界观7问和人生观7问。

　　我认为优化之道就在于我们的答案，寻找答案的过程就是成长的过程。

　二、以记录大臣为例

记录和分享

　问题一：我是谁——岗位与角色

　问题二：做什么——岗位职责说明

　　基本职责：记录和分享

　　1、记录：整个会议的内容，一般包括：①会议基础信息、②参会人员、③会议流程、④嘉宾分享内容、⑤学员分享内容、⑥提问与答疑、⑦会议小结。

　　2、分享：把会议记录发到群里，供大家进一步学习讨论。

　问题三：该怎么做——工作方法与流程

　　分享的快速震撼并不是一个人能做到的，需要班委及工作人员的合理统筹与配合，所有岗位认真负责的完成本职工作是坚实的基础。包括：统筹大臣的严密安排、统计大臣问题的提前收集及参会人数的整理、发言人稿件的提供、教练及班主任分享时逻辑思维的严密性、条理性等，共同决定一个记录大臣是否可以在短时间内整理好分享会的内容。这是各角色人员的共同努力达成的~

　　记录大臣本身应能做的三点：

　　1.接受好统筹、宣传大臣、统计大臣等人提前收集的资料；对分享人的发言稿提前提炼

　　2.提前准备电脑YY软件、微信及幕布，准时录音，专注于教练分享答疑的信息提炼。

　　3.会后1~2个番茄将错漏的部分补充完善。

　问题四：该达到什么样的效果——工作成果与输出

　　围绕视觉和听觉，以文字、图片和录音三种形式输出（图片就是指思维导图）。三种输出中，图片能够快速展示会议内容的整体架构，一目了然；文字能够提供相对详细的文字细节；录音能够还原会议的真实现场！

　问题五：如何做得好——应具备的基础能力

　　1、熟悉基础工具：

　　　（1）YY的电脑版、手机版。熟悉录音及导出功能、关闭麦克风功能等。

　　　（2）熟悉幕布或其他思维导图软件。

　　　（3）了解音频剪辑的基本操作。

　　2、较好的信息收集能力

　　3、较好的归纳总结能力

　　4、较好的沟通协调能力

　问题六：如何做得完美——应掌握的进阶方法

　　进阶方法1、充分的准备：各类信息收集与岗位配合指引

　　1、会议基础信息：与总统筹协调收集；

　　2、参会人员信息：请统计大臣提前提供预统计数据，会后半小时内提供正式统计数据；

　　3、内部培训与分享文稿：请统筹人员提前收集并提供分享者的文字稿。

　　4、问题题目：与总统筹协调，请其及时提供最后确定的问题

　　5、主持人精彩语句：请主持人提前提供其主持稿的精彩文字部分。

　　进阶方法2、以防万一的备份方案：AB角内部配合指引

　　1、记录大臣确定AB角，A角负责总体安排、收集、记录、汇总与发布；B角负责同步记录，并协助进行信息收集、录音剪辑等；

　　2、对于录音至少2人分别记录；

　　3、对于文字，内部培训与分享可根据稿件提前准备；对于嘉宾分享及答疑AB角均做好记录，最后由A角汇总。

　　进阶方法3、细致严谨的过程

　　1、录音。

　　（1）记录准备：会议期间一定要关闭麦，且避免自己所处环境的噪音。

　　（2）记录开始：听到 “会议开始”等提示音后，按下录音按钮直到会议结束。会议结束后一般会播放音乐，届时视情况，如果音乐效果很好，能够有效烘托氛围，则可以多录一段时间，以便让录音尽可能还原这种氛围。

　　2、文字记录：在会议过程中一定保持精神高度集中，记录关键语句，同时快速分析演讲者的内容结构，并实时通过幕布或导图调整并展现这种结构。

　　3、别忽略了会后会。一般会议后15分钟有一个班委会后总结会，总结会的录音应单独一个文件，在小范围分享；总结文字可整合到会议笔记中作为独立章节。　　　　　　　　　

　　进阶方法4、后期处理让作品更完美　

　　1、录音的会后剪辑：如果中途记录不完整、或会议中有简断，可通过音频剪辑实现。重新编辑后的录音文件应尽量控制在30兆以内，因为文件体积过大可能就会影响下载。对我们而言，易用才可普及，普及比完美更重要。

　　2、文字的会后整理完善。会后一是参考其他记录人员的文稿以及录音，对文稿进行补充完善，重点是梳理结构让其更清晰；二是对结构进行美化，对一些标题、要点进行加粗处理。三是收集一些重要图片，如嘉宾的海报图片、嘉宾推荐的重要书籍图片、与主题紧密相关的图片等，放到幕布中，增加作品的艺术性！

　　3、录音和文字处理完成后，最后需对输出文件进行规范命名：日期+主题+副标题。

        最后，以一句话作为结尾：只要努力，任何困难都很简单；只要用心，任何付出都是收获！