300天读书分享181——为什么你的工作总是忙忙碌碌？

300天读书分享181——为什么你的工作总是忙忙碌碌？

今天分享的书籍是《搞定：无压工作的艺术时间管理》，作者是：戴维·艾伦。这本书主要讲述了如何处理纷繁事务的管理艺术，我将分享其中问题：增长的需求，匮乏的资源和原则：有效地处理内心的承诺两个部分的内容。

本书中的这套方法，完全基于三个主要目的：

1、收集所有需要处理或者对你有用的事情——现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的，把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；

2、指导自己在获取任何“输入信息”，也就是接手任何任务的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单；

3、管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。

一、问题：增长的需求，匮乏的资源

1、没有足够的时间

每个人都在抱怨自己要处理的事情过于繁多，根本没有足够的时间来一一完成。

例如：一位中层的人力资源经理，她计划在一年的时间内，把公司在该地区办事处的人员从1 100人扩增到2 000人。她每天都疯狂工作，单是电子邮件，就要处理150多封。因为只有这样，她才能在周末的时候享受正常的社交生活。

人们的生活质量得到了显著提高，但与此同时又承担着自己力所不能及的工作，结果导致他们承受了越来越大的压力。

过多的选项和机会会带给我们决策和选择压力，而绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然无措。

2、工作不再有清楚的界限

以前，工作的内容是非常明确的。人们耕田种地，制造机器，装箱搬运，挤牛奶。你知道哪些工作是需要你完成的——你可以亲眼看到它。你也可以很清楚地判断一项工作是否已经完成。

现在，大多数人接手的大部分工作都没有明确的界限。很可能你也正面临着类似的困境：这次会议讨论是否透彻？这个培训计划是否会有效？主管人员的薪酬结构是否合理？你在子女教育方面的表现怎样？你所写的博客在多大程度上趋于完美？

工作缺乏明确的界限导致每个人的工作量加大。

还有一个值得注意的问题：要想更加出色地完成任务，我们都知道相关资料越多越好，那么现在你能够搜寻到多少相关资料呢？回答是：无穷无尽！日益发达的互联网为我们提供了丰富的信息资源，取之不尽、用之不竭。

只要有足够的信息，几乎每件事情都可以做得更好。而在当今的世界，你可以获取的信息是无穷无尽的。但是你没有时间收集如此之多的资料去完成任务。

3、工作（生活）不断变化

工作职责的定义在不断变化，处于更广泛生活范围内的各种职责和利益也在频繁变化。 我们大多数人在过去72小时里经历的生产变革、项目规划，以及工作内容重心转移，比父辈们在1个月甚至1年中经历的都多。

4、“大局”与事务的本质

大量的商业书籍、模型、研讨会和权威专家，都极力推崇把“着眼大局”作为处理复杂问题的思路。认清主要目标和价值观，为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好初衷却经常达不到预期的效果。

1. 在处理每天、每小时要完成的事务时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们无法集中足够的精力去关注更重要的问题。

2. 由于个人管理系统方面存在欠缺，这引发了一种下意识的抵触情绪，所以在面对那些棘手的重要项目和目标时，这种情绪就会阻碍具体行动的实施。而这种结果又会产生更加严重的干扰作用，并进一步强化压力。

3. 一旦提出了更高一级的要求和价值观，我们原有的标准和着眼点也将随之提升，这会让我们认识到有更多的事务尚待完成。这通常只会在我们的肩上再加上一把稻草，让我们不堪重负、愁眉不展。

风浪总是偏袒最棒的航海家。 ——爱德华·吉本

二、原则：有效地处理内心的承诺

让我们焦虑的不是繁忙的事物，而是我们违背了与自己的承诺。

1、清空大脑

你发挥能量的能力与你的放松能力成正比。

如果你的大脑空空如也，总是处于一切就绪的状态，那么它就会向一切事情敞开大门。——铃木俊隆

任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。

第一，如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。

第二，在明白你的工作到底是什么后，你还必须做出判断：需要采取什么行动来推动工作进程。你必须利用你的智慧去清空你的大脑。

第三，一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的系统中保存好与这些行动相关的提示信息。

要么控制你的头脑，要么由它来操纵你。——贺勒斯

你的大脑会不由自主地帮你记录所有的未尽事宜，即便大脑记住了所有未尽事宜，它也不会像最初设想的那样主动给你准确的提醒，反而会给你希望思考的其他事项带来干扰，继而会降低你的工作效率。

我们需要把收集和积累的所有“材料”都转化成包含重要行动、项目和有用信息的明确清单。

2、过程：管理你的行动

一家生物工程公司的资深经理在审视她列出的任务清单时感叹不已：“天哪，这简直是一堆根本无法完成的工作，毫无章法可言！”。

绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、内容残缺不全的任务清单。但是，他们仍然没有认识到，到底需要整理多少内容，管理哪些细节，才能获得真正的回报。

如果他们希望自己的组织整理工作富有成效，就应该收集一切有待考虑的问题，然后完成思考过程。

我们需要培养一个习惯：清除大脑中的全部事务。

单纯的时间管理、信息管理或者优先事务管理都无法实现这一目标。毕竟：

⑴你不可能通过管理时间，把 5分钟变成 6分钟。

⑵你无法管理大量的信息，过量的信息只会被遗忘和忽视——否则，当你走进图书馆或者上网的时候，脑子非爆炸不可。

⑶你无法管理事务的优先级，因为事务是否优先完全是你的主观决定。

事务极少会由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动而造成的。

我们把事项分为两类：

（ 1）“已做好”——结果

（ 2）“正在做”——行动。

3、采用自下而上的方法

一般观点认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人或组织的目标和前景，然后定义工作的主要目标，最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。

然而实际情况是，大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身，进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。

一旦处理底层具体行动的做法融入你的日常事务处理模式中，你就为进行更高一级的思维活动做好了充分准备。

许多经理人，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善地管理工作流程的必然结果。

4、对行动的横向管理和纵向管理

我们需要从横向和纵向两个角度，来控制各种事务、项目和行动。横向控制是把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。

相比之下，纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调，并跟踪其进展情况。

5、最重要的技巧：把一切事务赶出大脑

通常，盘踞在你脑中问题的数量与解决问题的效率成反比。

然而，大多数人只有在生活、工作变得一团糟，令他们难以忍受、不得不采取措施时，才会开始草拟工作清单。尽管如此，这个清单通常情况下也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。

对一件事情不需要进行两次相同的思考，除非你喜欢重复思考。

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