20190429 文献管理软件Endnote X9的教学思路
罗昭锋
【题记】这是写给需要做培训的老师看。介绍了我做培训的思路，介绍的内容，演示的部分等等。学习者也可以参考。
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第一部分：【引入部分】
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如果你是做一次报告的话，你可能还需要去做一些铺垫，因为听众是你不熟悉的。如果你是在教一门课程的话，那么所有的学生应该有很强的工具意识，知道工具的好处，那么这个时候就不需要额外去做更多的铺垫了，可以单刀直入，直接展示endnote软件。
教学也需要切中用户的痛点，他们才会给予特别的关注，也才能引起他们的兴趣。所以，我在介绍文献管理软件的时候，一般都会先做一个简单的演示。要确保能够简单快捷地展示软件的优势。
我通常主要演示以下内容：
1、快速搜索文献，展示在软件界面，可以搜索不同的数据库，并自动下载文献；
2、快速去浏览阅读文献（其实就是阅读第一步演示下载的文献）
3、自动快速下载全文，并阅读
4、给大家演示参考文献格式编辑。针对曾经写过本科毕业论文的研究生来说，应该对编辑参考文献格式都有一定的体会，可能会觉得挺麻烦的，但是绝大部分都没有用过文献管理软件，所以这个时候给大家演示一下，这个软件如何去高效编辑参考文献。包括引用参考文献、调整参考文献格式、中间插入参考文献等。通常通过以上几点，一般听众都会产生较强的兴趣。
【理念】实时灌输一下，不要仅仅把endnote看成是参考文献的编辑工具，那样他就像是一个临时工一样。如果能用好它的其它功能，才能持续帮助你提升效率。
以上部分算是一个引入的部分。
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【文献管理软件诞生的背景，理解什么是需求】需求——应用
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这里我们还可以思考一下，为什么会出现文献管理软件。这里主要是想让大家去理解什么是需求，理解什么是创新。因为做科研就需要参考很多很多的资料。所以科研工作者就有管理大量文献的需求。另外，因为引用参考文献不方便，所以就会有人想办法去解决这样的问题。解决这个问题的时候，就会发明一些新的工具和方法，这就是文献管软件诞生的背景。
我们学习软件的时候，也可以逆向去思考一下，就是我们在做科研工作的过程当中，处理文献可能会碰到哪些困难，因为这些困难就是需求，而这种需求呢，通常就是软件要解决的问题。所以我们把科研工作者的需求梳理出来，通常就会明白文献管理软件它必备的功能会有哪些。
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【软件的功能设计】
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文献管理软件的功能设计，是与科研工作者的需求相适应的。通常包括这样4个部分：
第1点是文献检索的功能。这个是必须要有的，用户可以在软件界面，直接去不同数据库进行检索，这样比一个一个去访问数据库再检索要方便很多。当然还有很多你本来能够访问的数据库却不能直接在软件内检索。
第2点就是它有很强的文献管理的功能，譬如有很多文献，我们能不能快速定位，能不能快速去阅读和标记，这一部分的功能就直接决定我们使用软件的效率。
第3点，所有的参考文献管理软件，很重要一个功能就是撰写论文时编辑参考文献格式。怎么去设置不同格式，这是所有文献管理软件必备的功能之一。
第4点 ，同步协作的功能。随着人们工作方式的变化，越来越多的人有通过云端共享文献的需求，所以现在的所有文献管理软件都支持云端同步。但是目前这些功能用起来并不是特别的好用。主要问题就是同步速度比较慢的原因。原因可能是因为它的服务器在国外，所以同步起来比较慢。
所以作为一款文献管理软件，它的功能主要就是这样几块，即文献检索功能，文件管理功能，参考引文编辑功能和共享协作功能。
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【学习软件的思路】
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作为一款文献管理软件，首先要有东西可管，也就是软件中必须有大量的文献信息。对于学习这来说，首先我们需要知道怎么把信息添加进去，添加进去之后，它能如何帮助我们提升利用文献的效率。就是它有哪些功能，能够帮助我们节省时间。譬如排序、查重、标注、快速阅读、全文下载、笔记等，这些功能都可以帮助我们节省时间。当然作为一个管理工具，还需要更好地输出。怎么输出，怎么分享文献，怎么来整理文献，怎么撰写论文等，都是它的重要的功能。以及如何利用endnote建立自己的工作流程。
以上都是铺垫和引入的部分，就是介绍一下整个软件的功能，帮助学生去理解什么是“需求”，以及它诞生的背景。
【备注】其实单单从Endnote 软件的介绍来说，不需要讲“需求”“背景”这些，但是我觉得如果能结合这些实在的内容，学生更容易理解什么是需求，对于培养他们的洞察力和创新意识会有极大的好处。
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第二部分：【软件操作部分】
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下面就开始介绍软件的一些操作了，怎么去快速熟悉这个软件？第一关，必须要熟练掌握如何向软件中添加文献。
2.1 向Endnote中添加文献的方法
作为一款文献管理软件，我觉得首要的就是要有资料可以管理。这对于我们使用者来说，首先我们要明白的是怎么将文献添加到这个软件中，就是要让这个软件有东西可管，如果说这个软件里只有5篇文献，那你需要软件做什么？所以我们首先需要知道的就是如何向其中添加参考文献，这也是很多人被卡住的一个地方。不知道怎么把自己的文献添加到软件当中来，这部分是使用软件的基础，必须扎实掌握。
1、【软件的安装】一般选择默认安装即可，基本可以满足99%的需求。
2、【新建文献数据库的方式】
在正式开始检索之前，我们需要去给大家提一下，就是新建数据库。新建的数据库它包括一个文件和一个同名文件夹，这个文件夹用来储存一些附件信息的。如果你要分享或者移动文献数据库的话，需要同时把这个文件夹和文件一起拷贝到另外的地方，否则会丢掉很多信息。当然也可以通过file菜单下的compressed library功能来压缩成一个文件（后缀为.enlx，这个文件可以直接使用endnote软件打开）。
以下是添加参考文献到Endnote数据库的几种方法。
第1种 直接在线检索
这种方法是最方便的，在线检索必须了解。可以设置不同的检索条件，以及跨年度检索不同的数据库。可以多个栏位检索。下载文献数量，文献按照时间排序。下载过程中search按钮会变成cancel，完成再变为search，可以以此来判断下载结束。
我一般会演示WOS数据库检索，这里检索的实际上是WOS核心合集。注意和登陆网站检索所有数据库得出的文献数量是不同的。
另外WOS核心合集跨年度检索用 - 表示，而pubmed数据库则用 ：表示。
检索条件也可以存储下来，检索栏位可以增加或者减少，检索框可以隐藏等等。
快捷搜索（Quick Search）主要针对本地搜索，会在后面讲到。
第2种 网站检索后输出
软件的在线检索并不能够完全替代在网站上的检索。原因有两点，一是有的数据库endnote无法直接检索，必须到网站检索；二是不同数据库网站都提供多种精炼和分析功能，所以在线检索可以利用网站的功能筛选文献，减少后续的阅读量。
不同网站的输出数量和输出的文件格式略有差异，不多主流的数据库网站输出后，均可以直接导入到endnote当中，无需转换格式。像WOS、scopus、google scholar等均可以这样导入。
第3种 文本导入
有的网站输出的信息，需要在endnote导入才能汇入信息。譬如中文数据库的文献导入。用户需要在cnki网站检索，然后选择导出成endnote识别的文本文件，再到endnote中导入。（顺便说一句：中文文献管理软件NoteExpress可以直接检索中文文献数据库，这点上比Endnote更方便。如果你主要使用中文文献数据库，也许NoteExpress是更好地饿选择）。
第4种 pdf直接导入
可以支持单篇导入，或者文件夹导入。这是非常有用的功能。如果你之前已经收集了大量的pdf文献，这样导入就非常方便。另外软件还有自动侦测某个文件夹是否有新的pdf加入，如果有直接导入到endnote中来，无需手动导入。
Endnote导入的pdf文献的过程是什么？
其实它并不是直接提取pdf中文章的文摘信息，而是根据DOI编号来进行文献识别的。先找到pdf文件中的DOI编号，然后去利用这个DOI编号进行联网检索。所以这个时候我们需要知道一下，导入pdf文献的时候，必须确保网络畅通。所以你导入文献的成功率很大程度上取决于这个pdf文件中有没有DOI编号，以及你的网络状态是否畅通。我发现在深夜或者早上网络畅通的时候导入成功的概率会比较高，而在工作时间段网络比较繁忙的时候成功率相对会低很多，这一点我们在导入大量的pdf文献的时候需要注意。
第5种 手动输入
这种功能并不常用。但是每次都会介绍一下，主要目的不是让大家学会手动输入文献，而是介绍数据库支持的文献类型，数据库的栏位，以及不同栏位对数据格式的要求等。
一篇参考文献它有哪些栏位，通常有几十个字段。不同类型的参考文献，如专利、期刊论文，它们的栏位是不一样的。还需要介绍作者、关键词等，一行表示一个作者或关键词。有几个栏位如Abstract、Notes、Research Notes三个栏位可以输入比较多的信息，所以我通常在Research Notes做一些笔记。当然不得不吐槽的是，直到今天Endnote依然不支持富文本笔记，我觉得这个是非常的糟糕的体验。例如我想把一篇文章中的一个图片摘录下来放在笔记中，在Endnote中无法实现，只能记录文字。在这一点上noteexpress要好很多。
Endnote中有附件的栏位和图片的栏位，我们既可以在一条参考文献中插入多个附件，也可以插入图片甚至表格。如果我们要在撰写论文的时候，利用Endnote来引用图表的话，Endnote可以自动帮我们编辑图表的列表，并自动放在文档中合适位置。
第6种 不同文献管理软件之间的数据共享
Endnote当中不同数据库之间的数据合并，可以直接拷贝，也可以导入。直接拷贝更加直观。Endnote与其它软件的数据相互可以导入导出，一遍都是通过RIS格式来完成的。先从一个软件中，到处为RIS格式的文件，再在另一个软件中导入。
2.2 软件的管理功能
【文献管理软件的管理功能】如何提升效率，主要介绍界面布局，具体的功能等等。
第二部分内容就是我们在文献管理软件中放入了大量的参考文献之后，我们能用它来做什么呢？所以我们要看一下它有哪些功能，如何帮助我们提升日常处理文献的效率。
【软件界面】
界面介绍的顺序：先主要，后次要。所以我一般先介绍中间的窗口，下面的预览窗口和布局调整等。
中间的主窗口：每一行表示一条参考文献，每一条参考文献它有很多个栏位，但是在主界面这个地方，每一条参考文献最多可以显示10个栏位。这10个栏位我们可以去调整，只要在上方右键单击就可以去选择希望显示的栏位，可以拖动来改变它的显示次序。
左边相当于是一个导航栏，包括文件夹和一些常用的数据库，分组等等，点击就可以显示其中的文献信息。
上方的整个搜索框可以隐藏起来，提升阅读体验。
主菜单下是一些按钮，这里很多功能都可以通过鼠标右键菜单来实现。
然后在左下角它可以显示当前数据库的一些信息，譬如这个数据库包含多少篇参考文献，当前显示多少条等等。
在Endnote中，所有栏位都支持排序。也就是说可以按照任何的栏位进行排序，比如说年代、作者、标题或者杂志等。如果我们要去看某一本杂志上的文献，可以按照杂志排序，那么相同杂志上发表的参考文献就会排在一起，这样浏览就很方便。我们还可以通过右键，只显示或隐藏选择的部分参考文献，要让界面变得更加清净。
以上就是整个软件界面的一个布局。
下面来介绍一下它的具体功能，
第1点，快速浏览文献
我们来看一下，我们如何快速浏览大量的资讯。我们之前在互联网上去检索文献的时候，需要一篇篇去点击、拖动，然后跳转等等，阅读其实是非常低效的。现在我们如果下载了很多篇参考文献，我们只需要用键盘上的箭头，就可以快速去浏览每一篇参考文献的标题与它的一个摘要。这种方式，没有任何广告的干扰，又可以通过键盘的方向键来控制，非常方便快捷。这是第一点，在帮助我们快速阅读大量参考文献方面会大大提升我们的效率。
第2点，文献去除重复
我们在网上检索文献的时候，由于不同的数据库收录的文献有很多是重复的，所以我们在不同数据库中检索就会碰到大量重复的文献。如果我们在线去阅读的话，就会花很多时间去阅读这些重复的东西。如果下载到本地的话，我们就可以利用软件的去重功能，把这些重复的文件给剔除掉。减少我们阅读重复信息的时间，这样也是提高了我们阅读文献的效率。体操的方法是从菜单上edite-preference下面有一个find duplicates，这样我们就可以把所有重复的文件挑选出来。你可选选择保留重复文献中的哪一篇。
第三点，文献筛选与标注
在我们去浏览大量的文献的话，需要对文献做一些分类处理，比如说有的文献比较重要，需要持续关注的，那我怎么去对这些进行一个分类呢，在Endnote当中有已读未读的标识，还有星标的标识，所以我们可以通过这种标识来区分不同文献的重要性。
第四点，文献分组的功能
包括手动分组，智能分组，创建组群等，还有隐藏分组等等。
第五点，文献分析功能
Endnote可以做一些相对简单的统计分析，相对于文献数据库网站，用endnote做分析的好处是什么呢？文献数据库它只能基于当前数据库的信息来进行分析。我们的研究方向，所需要关注的文献可能在几个数据库当中都有收录，如果单单用一个数据库做分析的话，有可能就不全面，而我们把不同的数据库下载到本地来进行分析，这样就会更全面一些。当然这里面能做的统计分析其实是比较简单的，主要是对单个变量的分析，比如说对作者进行分析，对期刊来源进行分析，对这个不同年代发表文章的数量进行分析等等。
第六点：菜单上的功能：
有很多功能尽管不常用，但是需要知道一下，有一个印象，这样在需要的时候就可以快速用起来。
前面在建立数据库的时候，大家需要知道import的功能，也就是导入的功能。还需要知道导出的功能，压缩数据库的功能，格式化复制（copy formated）、查找和替换的功能，批量修改的功能。
还有一些默认设置，是否自动剔除重复，以及重复的定义是什么？怎么样才算重复，哪几项相同才算重复，然后要不要自动剔除重复的文献。
自动匹配投稿期刊的功能，还有对群组文献创建引文报告的功能。
还有批量标注和替换的功能。
还有数据库恢复的功能（recovery library），如果碰到数据库损坏无法打开的情况，这个功能比较有用。
还有Term List功能，这个介绍起来比较复杂。可以用期刊名的全称和缩写来介绍，会比较好理解。
第七点：右键菜单的功能
需要注意，不同位置点击右键，出来的选项会有所不同。
第八点：文献数据库的共享问题
关于多人共享的问题，因为目前只能同步一个数据库，尽管可以有多个文件夹，我觉得依然不是很方便，还有一点就说同步速度很慢，所以目前依然不太推荐去使用。
2.3 参考文献格式编辑
这部分对于多数人来说，就是刚需。这里分几块进行介绍。首先是如何引用参考文献，其次如何修改参考文献格式，再次介绍参考文献格式修改的一些具体应用场景，如何帮助我们提升效率。
引用参考文献的方法有多种：一个是选中参考文献直接在endnote中插入；二是CTRL C， CTRL V；三是直接拖拽；四是直接在word中插入；五是通过搜索插入。
在正文部分，可以通过搜索插入来实现不同格式的引用，如参考文献（1），或者Luo 2019说xxx。
介绍如何插入图表？
【如何修改参考文献格式】
Edit-Output Style-Edit xx
介绍页面各项的意义。演示如何修改参考文献格式，包括正文中的部分，文末的参考文献格式，脚注以及图标的参考文献格式等。
如果需要创建新的参考文献格式，建议先找个类似的进行修改，比完全重新创建要简单很多。
学会了自己设置参考文献格式，你就可以实现以下功能：
如何在Endnote软件界面显示自己所做的笔记
如何只输出标题，供自己来收听
如何把自己所有的笔记一次性导出来，形成综述性文章。
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第三部分：【软件应用示例】
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如何打造高效阅读文献的流程
文献二分法。在这里我给大家分享一个快速阅读大量文献的文献阅读技巧。就是文献二分法。所谓的二分法是什么？就是在对文献进行分类的时候，把所有的参考文献仅分成两类，而不分成多类。两类的分类标准是：一类是不需要关注的，另一类是不确定的以及有用的。
具体的操作方法是这样的，我们在浏览每一篇参考文献的时候，对它做一个快速简单的判断，这篇文献有没有价值，如果没有价值就直接扔掉（也可以是不做任何处理）；如果不确定是否有价值，或者知道它的确很有价值，我们就把它标记一下，譬如加一颗星标。
务必要记住，文献分类的时候切记不要分成三类或更多类。如果分成三类你就会纠结到底该放哪一组比较合适。如果只分两类，相对来说就比较简单明确。这个大家自己可以体验一下，分两类几乎不耗时，如果分三类你用来判断的时间就会长很多。不相信可以自己测试。
文献二分法的具体操作流程如下：
第1遍只看标题，就做一个快速的二分法筛选，需要继续关注的标记1颗星；
第2遍只看摘要，再做一次筛选，同样还是用二分法，需要进一步阅读的再加1颗星；
经过上述两步判断之后，再挑选重要的文献去阅读全文。进一步做笔记和整理。这样阅读文献的效率会高很多。
文献二分法背后的原理是什么呢？一是流程化的思想，二是降低机会成本。所谓的机会成本是什么？当我们把精力放在一件事情上的时候，我们就不可能同时把同样的精力放在另一件事情上。如果选择错误，就可能导致会错过更重要的事情。如何去避免这种错误的选择呢？我们就需要快速在不同的文献之间进行浏览。这样的话，就可以快速去把一些很重要的文献给筛选出来。如果不使用这种方法，可能出现什么情况呢？你可能看了一篇文章觉得不错，然后就一直读下去，结果花了很多时间。可以当你再碰到另外一篇文章的时候，你可能会发现之前读的那篇文章纯粹是狗屎，但是你已经花了很多时间去阅读那篇狗屎文章了。这就是机会成本的一个含义。
文献记录的record number：
在任何一个文献数据库中，每一条参考文献都有唯一对应的序号。这个数字序号是什么意思呢？就是某一篇参考文献加到当前这个数据库中的顺序，这个数字是不重复的，是唯一的。一篇文献加到一个文献数据库当中之后，即便你把这篇参考文献删掉，它的record number依然会被保留，不会被其它的参考文献占用。所以对于一个数据库中的参考文献来说它具有唯一性。这个序号有什么好处呢？它可以用来排序，按照文献加入的先后顺序来排序，这种排序是唯一的。如果你按作者排序，当加入新的文献后，之前的排序可能就会变掉。而利用record number排序则不会。
其它能够帮助我们提升效率的还有搜索功能，我们可以搜索全文或者备注。在阅读全文的时候，如果是用内置浏览器打开的话，所有的阅读笔记都是可以检索的。如果用外置浏览器打开则不行。这些都可以帮助我们提升效率。
课程内容总结
从软件的诞生背景，从需求出发，分析软件的功能。主要包括文献导入、文献管理、引文编辑、文献共享。
介绍如何导入文献，以及软件的常用功能如何提升效率，如何编辑参考文献格式。
介绍利用endnote打造高效文献阅读流程的例子。体验流程化带来的好处，理解文献二分法，以及机会成本。
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