前段时间看得到直播,华杉讲他是如何创作的,其中就提到一个他的时间管理的问题,对他的观点颇为认同。他认为:一个人要有大段的时间来做研究,每天不应该将时间分解为零碎的小块时间。这一个观点,与管理学大师彼得*德鲁克关于时间管理的观点非常应和。
现代人的生活和共工作节奏很快,我们身边总是充斥着各种各样的信息,手机、电脑、平板等等电子媒体让我们获取资讯的渠道多样化,而微信、头条、微博等等的信息传递方式让我们时刻都能接收到最新的信息。我们也习惯了在工作空暇时刻打开这些媒体,看一看这个世界究竟发生了什么。但是一天下来,总是感觉自己什么也没有做,零碎的片段时间看到的知识,并没有进入到大脑。那么我,们的时间都去哪里了?现在网络上有很多关于时间管理的文章,上百度搜索也能看到很多这样的文章,但是真正对时间管理有研究的,我还是认同德鲁克的观点。
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德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中,利用一个章节的篇幅讲解了管理者如何管理自己的时间的问题。这个虽然是讲管理者的时间管理,但放在每个人身上,同样适用。
那么,我们该如何进行自己的时间管理呢?
德鲁克首先抛出了我们在时间管理方面经常而且是首先想到的事情——做计划。这是大多数人在每天要做而且认为是非常有效的一种方法。但是仔细分析发现,我们所做的计划一般很难执行,这就是为什么我们总是听说“计划赶不上变化”原因。那么这是为什么呢?我们在执行计划的时候,为什么总是感觉时间不够用呢?而且经常被打断,这又是为什么呢?德鲁克给出了这样的解释——不是我们计划不好,而是时间管理不好。我们没有做好有效的时间管理。
问题来了,如何进行时间管理呢?德鲁克认为应该分三个步骤:1、记录时间;2、管理时间;3、统一安排时间。
一、记录时间
要管理好时间,首先要做好时间记录。只有记录了时间是如何使用的,才有分析的依据,才能知道自己的时间是如何分配的。
如何记录时间?德鲁克给出了这样的建议“备一个小本子..........必须在处理某一工作的‘当时’立即加以记录,而不能事后凭记忆补记”,可以以三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。
二、管理时间
其实也是对时间进行分析。有了时间记录,我们要从三个方面看:a、哪些事情是不需要做的?b、哪些事情是可以由别人来做的?c、哪些事情是我们浪费了别人的时间?
a、哪些事情是不需要做的?我们需要问一下:如果不做这样的事情能怎样?会对我们带来什么影响?这些事情对自己和组织有什么贡献吗?如果我们的答案是否定的,那就把这些事情删除掉就好了。这需要有决心,看我们记录的清单,保守估计应该有二分之一的事情可以删除。例如我们经常参加的同事宴请,或者行业会议,真的必须去吗?我们所谓的大忙人也许根本就是在“瞎忙”,忙忙碌碌一辈子也没有任何成果,那不如把那些不必要的事情删除掉,做自己应该做的事情就好了。
b、哪些事情可以让别人做?这个对于一个从事管理工作的人来说可以理解。但是普通人该如何理解这个事情呢?就是我们的职责是什么?这不仅仅是指工作,还包括我们在日常生活中的职责,比如我们作为父亲或母亲的角色,还有作为儿子或者女儿的角色,尽到我们应有的本分就好了。孩子们的事情完全可以让他们自己来。很多父母觉得养孩子太累,有一些原因是过度养育的问题,对孩子的事情大包大揽,把本应该孩子做的事情给包办了,这就是时间的浪费。
c、我们是不是在浪费别人的时间?我们经常听到这样的笑话:浪费被人的时间等于图财害命。其实一点都不为过。我们应该看看自己的请求是否必要的?如果不是必要,完全可以减掉这项工作,而不必担心会出什么问题。
三、统一安排时间
在这些有效的时间分析之后,我们要做的就是要统一安排时间。我们必须集中所有的自由时间,而不应该将整块时间进行分割。保留出完整的大块时间来处理事情和工作,可以提高我们的效率。我们可能有这样的经历,一份有难度的活动方案,我们写了一个星期还只是停留在开头的那几句话,但是,当我们利用一个大段且无人打扰的时间来处理这个方案的话,也许两个小时就交出了漂亮的方案。
那么多长时间时一个大段时间呢?没有固定的方案。现在流行的番茄工作法将时间分为25分钟一个时段,我个人感觉太短,我认为45分钟一个周期比较合适。当然,如果条件允许,我可以连续工作两个小时处理一些比较棘手的事情。所以,只要不影响我们的整体效率,整段时间并没有固定的时长。
时间的管理不能一劳永逸,总会有很多事情干扰我们,我们必须不定期进行时间记录和分析,以便于我们更好的删除一些不必要的工作和事情,更好的进行时间管理,利用大段时间做出更有效果的工作成果。利用现在非常流行的极简生活方式来对待时间的管理,对没有必要的工作可以删除掉,对于生活中的事情,记住一句话“如无必要,勿增实体。”
“认识你的时间,是任何人只要肯做就能做到的,这是通向贡献和有效性之路。”下决心做,做时间的朋友,做自己的主人,而不被外部事物所影响,就一定能管理好自己的时间。
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