如何做好线上会议的SAA

头马118大区线上示范会议

时间：2月5日20：00-21：30

会议工具：zoom（会议前20分钟爆满100人）

会议室爆满后扩展第二会场工具：腾讯会议（约扩展60人参与）

部分合照 议程表

【我是如何做好会议角色的】

分享者：Amiya 梁莹
（CC,ALB,DL3，N3小区总监，广东省直青年中文演讲俱乐部&AACTP广州Saturday培训师俱乐部双会员）

担任角色：SAA 接待官

1、做预演，听反馈

会议前一晚的预演非常重要，接收到参会角色们和非常有经验的嘉宾对SAA要做的细节工作的反馈。

比如何老师和Aaron提出的加入会议的具体操作指引、Alex提出要针对电脑版和手机版不同的指引、Jane（兰州头马）、Kate强调的仪容仪表和微表情管理、看镜头发言、上半身出镜、灯光角度、画面背景和着装等仪式感，何老师和Shirley Xu提出的进入会议室后听不到声音的问题。

有了预演和问题的讨论反馈，我找到了我的SAA工作重点：做好参会指引，定好会议规则，做好聊天互动，备好图片链接。全程和会议经理和IT总控Melanie保持密切配合。

2、稳准备，敏应对

（1）提前准备参会操作指南和注意事项，通过查找网上资源，和求助Melanie制作PPT，最终决定会议前2小时，在大区PR群，将准备好的合并聊天信息，和聊天室网页链接来传达，帮助遇到问题的参会人。

（2）在会议角色群提前确认角色能否提前进入会议室，在会议前15分钟发现会议室爆满而有角色还没进入时坦诚我们的困难，通过改名规则腾出少量位置。后来集合到其他成员智慧，开辟腾讯新会场分流，是我意想不到的亮点。

3、柔提醒，果决断

会议全程，通过聊天室，对没有关麦、没有对准镜头的伙伴反复提醒，提高会议观感质量；通过聊天室发送提前准备的网页链接，适时进行问题的解答、最佳投票链接指引。

在会议前、中、后配合进度，及时共享议程表、颁奖状、会议群二维码图片提醒所有人，使会议具有贯穿始终的头马会议风格；

面对抵不住的会员宾客参会热情和仍有角色还没进入会议室的矛盾，灵机应急决定由未完成改名操作规则去腾出参会位置；

会前开场给予的会议召集1分钟短时间，果断决定：一句话介绍自己，只讲4个关键的参会操作功能、3个会议礼仪手势，完成开场的交接。所有的指引都务求使用简洁精准的短句。

小结

以上，“做预演、听反馈”关键在会议前个人积极参与、留心记录和思考解决办法；“稳准备、敏应对”关键在会议前和会议中，SAA与会议筹备团队的相互配合协作；“柔提醒、果决断”关键在是会议期间和参会伙伴们的互动沟通的自我修炼。

相信每一位头马人，都可以通过努力，在任何一场会议中，成为一位热情专业的SAA接待官。疫情期间，正能量的欢乐头马线上会议，走起~

❤比心