如果存在多份文档包含相同内容，且开发责任人隶属于不同部门，彼此相对独立。那么，如何避免重复造车轮，降低开发成本；同时，文档间相关内容同步刷新，保证对外发布的一致性？最近，我与同事小伙伴就在尝试协调解决这样一个问题。
背景
现有多种类型的文档中，均包含产品规格。包括但不限于：
- 产品白皮书
- 用户手册
- 快速安装指导
各类文档的开发责任所属部门不同，彼此之间相对独立地进行文档开发。
各类文档分别定义规格项，既有侧重，又有交集。
问题
由此造成的问题是：
(1) 开发成本高。
- 不同文档分别输出规格信息，重复造车轮；
- 信息来源多元，管理难度大；
- 反复确认相同信息；
- 如单一文档发生规格变更，难以同步至其他文档，造成信息不一致。
(2) 信息质量差。
- 术语不一致：不同文档的相同规格项采用不同术语。
- 参数不一致。
(3) 解决方案
输出唯一确定的产品规格清单，供下游文档引用。
规格清单为研发内部文档，用于与周边部门对齐产品信息。
价值
产品规格清单的价值在于：
- 降低文档开发成本。避免重复造车轮。
- 降低沟通成本。避免重复确认相同信息；明确信息责任人。
- 保障信息质量。唯一信息源，易于同步，确保全局信息一致性。
实施计划
实施流程如下图所示：
步骤1：定义规格项。
确定规格清单的列表项。可分为以下两个子步骤：
整理规格项：基于已有资料，最大化地列出可选规格项；
确定规格项：规格使用者确定规格需求；统一规格项术语。
规格使用者可能涉及：
- 产品白皮书：市场；
- 用户手册：文档；
- 快速安装手册：硬件开发。
规格项原则上包括以下内容：
- 体现产品基本信息；
- 体现产品功能亮点；
- 体现产品技术参数；
- 体现产品关键指标；
- 满足相关行业标准。
步骤2：定义规格项责任人。
以规格项为单位，指定审核签发责任人。
该责任人对对外发布的规格参数的正确性负有责任。
步骤3：开发规格清单。
基于现有资料，根据规格项定义（参阅步骤1），输出规格清单初稿。
步骤4：评审规格清单。
由规格项责任人（参阅步骤2）评审并确认规格项。
步骤5：发布规格清单。
提供可靠的产品规格信息，供下游文档引用。
步骤6：使用规格清单。
获取规格清单，根据当前文档的信息需求，选取相关规格项。引用部分无需进行内容评审。
步骤7：维护规格清单。
如产品变更，需同步刷新规格清单。
步骤8：反馈规格需求。
如规格清单使用者反馈新增需求，需刷新规格清单。
实施难点及解决办法
难点：
- 对外宣称产品规格涉及市场策略，非单纯产品实测数据；
- 决策部门众多，协调成本高，难以达成一致。
解决办法：
- 针对每规格项指定唯一责任人，确定参数正确，降低沟通成本；
- 指定相关责任人，集中会议评审，共同决策参数正确，避免部门分歧。
最后，附上完整思维导图：
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