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《如何开会不添堵》榊卷亮

《如何开会不添堵》榊卷亮

作者: 潘阿达 | 来源:发表于2022-08-02 09:13 被阅读0次

    只要好好学习方法和技术,谁都能当好高效会议引导师。

    全员都应该具备“潜在的引导精神”,最好的做法就是把讲授引导方法的书传阅给大家看,让大家都能理解基础的引导思路,并且在开会时能有这种心理——我们来这样试试看吧!以便齐心协力地解决问题。

    一、会前准备

    1、确认“结束条件”:今天这场会怎么样才算开完?比如要确定好处理方法和负责人。

    反面案例:“目的就是讨论〞“目的就是共享信息”这些观点只说了要做什么,却没有具体明确最终想要达到什么目的。

     2、以满足结束条件为前提,筛选必要的参加人,不叫这个人来会产生什么结果?

     3、参加人员知道什么、不知道什么? 

    4、考虑完参加人员的疑问和不满时,用解决问题的五个层次想想结束条件的合理性。

    会议Prep表

    5、设定议题:以满足结束条件为前提,构建必要的流程(按会议类型决定)

    按会议目的分类的流程图

    6、推进方式:

     为了进行讨论,我们都要提前知道哪些信息?基于这些信息该如何进行讨论? 开会前要有意识地去做必要的调查和信息收集工作,确认猜测、存疑的信息。 

    7、必要准备:审视6、推进方式,内容包括议题所需要的设备、资料等 

    8、确认“每个议题的时间安排”:

    -会前多方确认能否把讨论控制在限定时间内 

    -在讨论过程中宣布剩余时间“剩余1小时、剩余30分钟、剩余15分钟”

    二、会中引导

    确认引导:潜在引导确认决定好的事情(没有明确引导师时,参会人可提出)

    “我想确认一下我理解的对不对”

    “我们怎么在A方案和B方案之中选一个更好的方案呢”

    1、会议刚开始写下“会议背景”、“结束条件”、“时间分配”

    2、书面引导:运用A3纸或白板同步记录抄写

    示例

    3、按照“发散—收缩”的流程开会

    同心圆模型

    4、分清哪些问题应该一起讨论,哪些问题无须共同讨论

    需要经过讨论达成一致:寻求结论、从选项中做出选择这类问题

    不需要讨论:列举选项、为了寻求结论而收集必要信息

    5、留意解决问题的5 个层次

    解决问题的五个层次

    6、让没说话的人发言

    沉默的5 种人:

     a. 跟不上讨论的进度。

     b. 有一些模糊的想法,但还未整理出来。

     c. 想说点什么,但有所顾虑。

     d. 跟其他人意见一样,不用特意地再重复一次。

     e. 对讨论不感兴趣。

    7、注重发言的清晰性,以便明确疑问、意见及顾虑

    引导师:引导把话说透彻,把意思表达得更清晰

    参会人:全员都应该具备“潜在的引导精神”

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