原创 I 遇见不一样的向日葵
首发 I 简书
图片 I 来自网络
图片来自网络
沟通，无论在生活和工作中都占据着极其重要的地位，此前我们一起探讨过沟通三部曲，从不敢沟通开始逐步提升到乐于沟通的境界。那么，今天我们就一起探讨下工作沟通中的典型和关键的沟通场景——汇报。
工作中的汇报按照汇报主题类型，主要分为三种，立项汇报、进展汇报和求助汇报。
立项汇报，为了某个计划或者方案得到组织或者利益相干方认可，而做出的说明汇报。进展汇报，主要是自己已接受某项任务，定期或者不定期地向组织或者个人等利益相干人进行任务进展的说明。求助汇报，在任务或者业务推进过程中，遇到项目组或者个人无法跨越的困难，或者需要从更大的平台获取资源和支持时，所做的汇报。
无论何种主题场景，汇报都会有相应的主题、目的、汇报对象、决策团队等相关因素。而汇报过程又分为背景事件发生、材料准备、提前摸底态度、正式汇报以及结论执行等。这里大家可能对背景事件发生比较陌生，其实就是指那个触发你要进行汇报的事件，与原因相似。
另外，汇报是有目的性，也是一种高效沟通的手段，并不是所有的工作场景都适合汇报方式。本来三两句话能够说明的事情，两个团队之间简单沟通就能解决的问题，人尽皆知或一目了然的推行进展等，就没必要上升到汇报层面，如果汇报，就难免显得画蛇添足、多此一举了。
01 立项汇报，收益是核心
立项汇报，最主要的目的，是为了让自己所做的某个方案或者计划得到组织或者领导的认可，决定投入资源去实施、落地该方案。而做任何事情都是有成本投入的，即人财物的投入。因此，汇报对象会重点关注收益。
首先，作为汇报人要清楚方案的成本和收益。成本投入我们暂且放放，因为即便投入再少，如果没有打动人的收益，你的方案也无法通过立项决策。收益分为可量化和不可量化。可量化收益，一般从收入增加、成本节约、效率提升等方面说明，既然可量化，一定有具体的数字，不要模糊处理，另外，数字背后的逻辑要客观、清晰，经得住推敲和挑战。而不可量收益，主要指客户关系、影响力、形象、能力、长远而不可说明的收益等。
其次，要横向比较收益。一般来讲，某一时期会有多个项目共存，甚至还可能出现AB方案竞争的局面。那我们就不能闭门造车，要了解其他项目的收益点和大概收益情况。公司资源是有限的，客观上，会将资源集中高收益的领域。如果我们的方案，在收益上没有竞争力，是无法通过立项。
最后，收益有时不是汇报人说了算的。我们要提前跟关键利益干系人，做好汇报前的沟通，认可你的收益模型，并取得相应的建议和支持。根据建议适度调整方案内容，核算相关收益。以便能在立项汇报时快速、高效的通过。
02 进展汇报，结果要先行
工作中，大家经常会说的一句话就是“结果可预测，过程可控制”。这其中的过程可控制，就要用到进展汇报，这不是单方面的信息汇总呈现，更是一个项目组与利益干系人的互动，除了清楚当前项目进展、阶段性成果外，他们还会给出是否“跑偏”的诊断和下一阶段建议。
首先，结果先行，将项目的进展和阶段性成果清晰呈现出来，尤为重要。汇报会上先不要急于表功，我们做了什么？更不要急于哭穷，我们缺什么？要直奔主题，把结果用数据清晰晾晒出来，让听汇报的人清楚，项目是否在前进的道路上很重要。
其次，要有阶段性目标对比，是否比原计划超前还是滞后？有结果不一定是好的，是好的也不一定是合理的？这就是很多领导都会关注的地方。要主动说明这个结论，做到结果可对比。让对方清楚项目推进的快慢和合理性。
最后，分析执行过程中发现问题点，是否需要校正下一阶段的目标，是否需要调整项目的预期收益，有时，这些才是你进展汇报的重点。在项目执行一段时间后，才发现当时的方案考虑的太乐观了，很多新的问题出现，需要增加投入，调整目标，通过进展汇报来管理好领导的预期。一定不要忘了这个重要的环节。
03 求助汇报，诉求要清晰
所有的项目执行起来，都不会一帆风顺的，有时，我们自己领导团队可以跨越，有时，我们力不能及，必须向更高的组织求助，申请更多的支持和资源。最重要的就是诉求要清晰。
首先，要清楚谁才是你的求助对象。谁掌握着你所需要的资源，谁就是你的求助对象。有时，涉及多个问题点，多个求助对象，我们清晰罗列出来，是否适合一起汇报求助，还是各个击破，避免在汇报会上出现不可控的局面。
其次，要明白谁才是决策资源投入的人。大家可能疑惑不是求助对象吗？很多时候你求助的是同级部门，只有更高一层的领导才能决策。所以，千万不要把求助汇报，开成了部门之间的讨论会，经常悬而不决，影响项目进展。一定要卷入真正的决策人。
最后，我们要选择合适的求助平台。根据求助内容的大小，决策人的层级，可以选择邮件、面对面单点、上会等方式。因求助问题而异，选择最合理和高效的既可。目的就是快速获取到新的资源，推动项目前进。
今天的分享就到这里，希望能够对你的工作有些帮助。记得帮忙点个赞。谢谢！
网友评论