文/高瞻 ec+谊熙加体验传播 & PGY蒲公英会议中心 创始人
2008年的时候准备开始新的创业,想着要给此前的工作做些整理,也为新的工作做些准备,于是开始整理些接地气的工作实务指南,101条是个虚数,更新到2011年已经超过101条了,有些今天已经过时,大部分其实差不多,分享给大家
上一篇是沟通、内部沟通及合作,这篇谈:外部沟通及合作:
外部沟通及合作
113. 对外沟通先搞清楚什么是客人,客人分下类:经办人(一般是干活的,天天见)、经办人的老板(一般是批钱的,节点会议见)、大老板们(大家都要捧着的,现场见)、来宾(理论上的真实效果其实从这里得到反应);
114. 如果按100分看的话,我们应用自己的专业和经验、努力的工作以及合作伙伴的资源来帮助我们的客人,不出错地完成项目(30分),帮助我们的客人达成项目的目标(+30分),加个副词“顺利舒服地”(+30分),如果能帮助客人得以提升(+30分),对了,分数超过100分了,因为这是值得表彰的;
115. 事实上按照规范来操作相信可以不出错地完成项目,拿到第一个30分,在拿到第一个30分的同时来宾通常会比较满意了,一般来说经办人的老板最关注的就是达成项目的预期目标,做到这点必须理解活动的真正目标从而试图达到目标,“顺利舒服地”这个副词主要是指经办人,这里的关键是我们需要在一条船上,基于充分尊重地配合经办人达成共同的目标;
116. 尊重,体现在很多地方,比如搞清楚客人及客人公司的名字;
117. 和客人沟通首先要让自己和他们比较像,因此首先要注意穿着、妆扮,特别需要注意的是避免客人竞争品牌;(Louisa LIU)
118. 和客人见面总由浅入深,第一印象非常重要,相对来说开头更要当心之当心,给客人留下好的第一印象,这将有助于之后的工作;
119. 项目组成员,特别是项目负责人需要从多种渠道了解客人公司,听他们介绍公司、听他们讨论、适当的提问、获得曾经的资料、定期获得他们的内部刊物、定期从网上找他们的相关信息(起码看满10P 百度再说话);
120. 从各种渠道了解各位经办人的各种相关信息,这有助于我们理解各种想法及这些想法的由来,这也有助于我们更多、更好、更及时地帮到客人公司和个人达成目标;
121. 上述的了解是多层次的,有官方的、私下的、对外的、对内的,将了解到的信息分享给相关成员;
122. 在认识一个新的窗口时,要让对方觉得自己是重要的,多聆听,少评论;(LouisaLIU)
123. 让新客人感觉到我们有了解他们的欲望,让常年客人体会到我们持续在关注他们,这是建立信心的一环;
124. 基于对企业及行业的了解,通过沟通进一步理解每个项目期望达成的目标,以及这个目标分解到每一位经办人的工作目标,这是建立信任的一环;
125. 让客人持续地了解我们正在为他们做些什么样的工作,很多时候需要告诉客人一个过程,而不仅仅是悄无声息后突然给出一个结果,这个结果比较不容易被接受,参与感很重要,这类情况特别常见于新客人;
126. 有时候我们会发现多个经办人有些事情是重叠的、有些空档却没有被提及,这个发现是我们价值的体现,这是需要和客人项目负责人讨论的,当然提出问题的同事我们需要附带些建议;
127. 有时候我们会发现客人老板的意思和经办人的意思是不同的,或者说按照经办人的方法是达不到ta 老板的目标的,这是个更有价值的发现,因为这个风险可能令我们被动,而且很难有个标准答案,那么把这个问题提给你的上级吧;
128. 基于每个子工作目标和客人通过讨论建立共同的任务框架,可以日程和LTBC的形式来体现,关键是需要通过和客人沟通来建立这个框架,其次客人一定要参与到这个计划里面,比如“提供某素材”、“确认某文字”等,这是建立信心和信任后,双方建立共同行动的标志;
129. 根据不同的情况选择以书面(邮件、约会、任务等)、会议或口头的形式来传递,根据客人公司的组织结构小心处理邮件发送、抄送对象的问题,刚开始不清楚的时候不妨直接问一声;
130. 尽量避免客户与我们的合作方直接沟通,如果这样的接触在所难免的时候(比如活动现场),我们需要积极、主动上前与客户一同(以解决问题为导向)与第三方进行沟通;(Rolly YING)
131. 在公共场合讨论业务是危险的,特别是表示不满或议论客户的部分,特别是在客人的地盘(电梯、班车、食堂、客户公司楼下等候的出租车等);(Leon ZHANG)
下一篇是关于控制文件,待续
我是高瞻,在这里做自己,不代表ec+谊熙加体验传播 & PGY蒲公英会议中心,不过我还是想向你推荐我们的公司,因为我们不假装完美
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